Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng nh yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, để đem lại những thông tin thiết thực, chính xác một cách kịp thời, sát với thực tế, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội đã sử dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký – Chứng từ”. Đây là một mô hình tổ chức sổ tơng đối phức tạp, chủ yếu dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo bên có của các tài khoản. Tuy vậy hình thức này có u điểm lớn là đem lại hiệu quả cao, phục vụ tốt yêu cầu quản lý, đặc biệt là trong trờng hợp độingũ nhân viên kế toán của doanh nghiệp là những ngời am hiểu chuyên môn nghiệp vụ.
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chứng từ–
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ T hẻ v à sổ kế to án chi tiế t Bảng tổng hợp – chi tiết Sổ cái
Theo nh hình thức này, Doanh nghiệp sẽ sử dụng các loại sổ kế toán đó là các nhật ký – chứng từ, các bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Nhật ký chứng từ:
Nhật ký – Chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt” đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan.
Nhật ký – Chứng từ số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan.
Nhật ký – Chứng từ số 3: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 “Tiền đang chuyển”, đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.
Nhật ký – Chứng từ số 4: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK 311 “Vay ngắn hạn”, TK 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả”, TK 341 “Vay dài hạn”, TK 342 “Nợ dài hạn” đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan; ngoài ra nó còn có phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 311 hoặc 315, 341, 342 đối ứng Có các tài khoản có liên quan)
Nhật ký – Chứng từ số 5: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với ngời cung cấp vật t, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp.
Nhật ký – Chứng từ số 6: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 “Hàng mua đang đi trên đờng” nhằm theo dõi tình hình vật t, hàng hóa còn đang đi đờng.
Nhật ký – Chứng từ số 7: dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, khinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các tài khoản liên quan đến các chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm TK 142, TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 334, TK 335, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627 và một số tài khoản phản ánh ở các Nhật ký – Chứng từ khác, nhng có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, 627, 142, 2413, 335, 641, 642.
Nhật ký – Chứng từ số 8: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 811, 911. Nhật ký – Chứng từ số 9: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”, TK 212 “TSCĐ thuê tài chính”, TK 213 “TSCĐ vô hình”.
Nhật ký – Chứng từ số 10: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK121, 128, 129, 136, 138, 139,141, 144, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 338, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461, mỗi tài khoản đợc ghi trên một tờ Nhật ký – Chứng từ.
Bảng kê số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” (phiếu thu) đối ứng Có với các TK có liên quan.
Bảng kê số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Có với các TK có liên quan.
Bảng kê số 3: dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
Bảng kê số 4: dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 622, 627 đối ứng Nợ với các tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 và đợc tập hợp theo từng phân xởng, bộ phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ.
Bảng kê số 5: dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các tài khoản 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627, 631 đối ứng Nợ với các tài khoản 641, 642, 241. Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và nội dung chi phí: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ đồ dùng...
Bảng kê số 6: căn cứ vào các chứng từ có liên quan để ghi vào bên Nợ TK 142, TK 335. Cuối tháng khóa sổ và lấy số liệu để ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 7.
Bảng kê số 8: dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa.
Bảng kê số 9: dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa.
Bảng kê số 10 – Hàng gửi đi bán: dùng để phản ánh các loại hàng hóa, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho ngời mua, giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho ngời đặt hàng nhng cha đ- ợc chấp nhận thanh toán. Từng hóa đơn bán hàng sẽ đợc theo dõi từ khi gửi hàng đi đến khi đợc coi là tiêu thụ.
Bảng kê số 11: dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với ngời mua và ngời đặt hàng (TK 131 - Phải thu của khách hàng).
Sổ cái: đợc mở cho các tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối kỳ. Số liệu ghi trên sổ cái đợc lấy từ các Nhật ký – Chứng từ Có liên quan.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ (thẻ) chi tiết sử dụng trong công tác kế toán tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội bao gồm:
Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản: TK 521, 531, 532, 632, 711, 811, 911, 128, 129, 139, 159, 228, 229, 411, 412, 413, 414, 421, 431, 441, 641, 642.
Sổ theo dõi thanh toán dùng cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 331, 333, 336.
Sổ chi tiết đầu t chứng khoán dùng cho các TK 121, 221. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, kế toán tiến hành ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê hay sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ đợc ghi dựa trên bảng kê, sổ chi tiết thì đến ngày cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu ghi trên bảng kê, sổ chi tiết ghi vào nhật ký chứng từ. Đối với các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ nh chi phí sản xuất chung (TK 627) thì trớc hết số liệu đợc tập hợp vào các bảng phân bổ, sau đó mới ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khóa sổ, các số liệu trên nhật ký chứng từ đợc tổng cộng và đối chiếu với sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, sau đó mới ghi vào sổ cái tài khoản. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ cái và một số số liệu trên nhật ký chứng từ, sổ, thẻ chi tiết mà kế toán tổng hợp tiến hành lậơ báo ra báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tợng quan tâm.