III. Đánh giá khái quát công tác đấu thầu của Công ty Cổ Phần
2.Quy trình đấu thầu của Công ty
2.1. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu xây lắp
Theo nghị định số 88/1999/NĐ_CP. Nội dung chuẩn bị hồ sơ dự thầu xây lắp gồm:
• Các nội dung về hành chính, pháp lý.
- Đơn dự thầu hợp lệ (phải có chữ ký của người có thẩm quyền). - Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.
- Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của Công ty. - Bảo lãnh dự thầu.
• Các nội dung về kỹ thuật:
- Biện pháp và tổ chức thi công đối với gói thầu. - Tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Đặc tính kỹ thuật, nguồn cung cấp vật tư, các yếu tố đầu vào. - Các biện pháp đảm bảo chất lượng.
- Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết. - Điều kiện tài chính (nếu có)
- Điều kiện thanh toán.
2.2. Lập phương án thi công cho gói thầu
Trong hồ sơ dự thầu đây là phần “biện pháp thi công tổng thể và chi tiết các hạng mục công trình”. phần này do các chuyên gia kỹ thuật lập. Căn cứ vào tình hình thực tế hiện trường khi khảo sát, căn cứ vào bản vẽ, các chuyên gia kỹ thuật lập sơ đồ, thiết kế các bản vẽ và lập phương án thi công cho công trình.
Phương án thi công không phải là yếu tố quan trọng nhất trong đánh giá cho điểm, nhưng nó cũng ảnh hưởng nhất định đến khả năng trúng thầu của Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Kỹ Thuật Ứng Dụng. Vì vậy các phương án thi công công trình cần phải được thực hiện kỹ càng, cẩn thận, và phải tính đến những chi tiết nhỏ nhất để đảm bảo tính chặt chẽ của phương án. Thường những dự án đấu thầu do Công ty tham gia sẽ có bản vẽ hoặc thiết kế sẵn của bên mời thầu. Công ty sẽ xem xét bản thiết kế này và đề xuất các giải pháp kỹ thuật nếu phát hiện sai sót để điều chỉnh, đây là cơ sở để nâng cao uy tín của Công ty đối với chủ đầu tư.
2.3. Công tác xác định giá bỏ thầu
Trong tổng công tác cho toàn bộ hồ sơ thầu thì điểm cho giá thầu thường chiếm tỷ lệ 50%. Trong thực tế có những doanh nghiệp xây lắp thắng thầu trong đấu thầu nhưng đã không ký kết hợp đồng hoặc không thực hiện hợp đồng đã ký kết. Nguyên nhân thực tế này có nhiều nhưng một nguyên nhân quan trọng phải kể đến là việc tính giá bỏ thầu không hợp lý. Giá dự thầu hợp lý là mức giá phải vừa được chủ đầu tư chấp nhận nhưng phải đảm bảo đủ bù đắp chi phí và đạt được mức lãi như dự kiến của doanh nghiệp. Do đó việc xác định giá bỏ thầu một cách hợp lý có tầm quan trọng đặc biệt đối với Công ty khi tham gia đấu thầu.
Để giá dự thầu có sức cạnh tranh thì nó phải phù hợp với giá xét thầu của chủ đầu tư và thấp hơn của đối thủ cạnh tranh, mà giá xét thầu của chủ đầu tư thường căn cứ vào các định mức mà nhà nước quy định. Do đó khi lập giá dự thầu Công ty cũng phải căn cứ vào các định mức mà nhà nước quy định, không thể thống nhất cách tính
giá dự thầu cho các công trình mà Công ty chỉ có thể dựa trên một nguyên tắc tính toán chung sau đó có điều chỉnh cho phù hợp với từng loại công trình. Việc tính giá bỏ thầu được tính cho công trình, từng công việc cụ thể sau đó tổng hợp lại thành giá bỏ thầu.
Về nguyên tắc, giá dự thầu được tính dựa trên khối lượng công việc xây lắp trong bảng tiên lượng hồ sơ mời thầu. Tính toán những khối lượng chính theo Bản vẽ TK – TC được giao so sánh với tiên lượng mời thầu, nếu phát hiện có sự chênh lệch lớn thì yêu cầu chủ đầu tư xem xét và bổ sung (vì tiên lượng dự toán do chủ đầu tư cấp sẽ quyết định giá bỏ thầu của Công ty).
“Giá gói thầu” được cấp có thẩm quyền phê duyệt căn cứ vào đơn giá XDCB số 24/1999/QĐ – UB của Thành phố Hà Nội. Dựa trên mặt bằng giá đầu vào chnug tại thời điểm xây dựng đơn giá.
Nội dung chi tiết của giá dự thầu trong xây lắp gồm các khoản mục: - Chi phí trực tiếp.
- Chi phí chung.
- Thu nhập chịu thuế tính trước. - Thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Giá trị dự toán xây lắp trước thuế: là mức giá để tính VAT bao gồm các chi phí trực tiếp, chi phí chung và thu nhập chiu thuế tính trước. Các chi phí này được xác định theo mức tiêu hao vật tư, lao động, sử dụng máy và mặt bằng giá khu vực từng thời kỳ (dựa vào đơn giá xây dựng do uỷ ban nhân dân Tỉnh, Thành phố ban hành).
2.3.1. Chi phí trực tiếp của các loại công tác
Loại chi phí này bao gồm: các loại chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sử dụng máy thi công.
a. Chi phí vật liệu
Bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ - kỹ thuật căn cứ vào bảng tiên lượng khối lượng công tác của chủ đầu tư, định mức sử dụng vật tư và mức giá vật liệu địa phương có công trình để xác định chi phí vật liệu. Chi phí vật liệu trong giá dự toán
bỏ thầu phụ thuộc vào khối lượng công trình xây lắp được duyệt và chi phí vật liệu cho từng công tác xây lắp. Đồng thời nó cũng phụ thuộc vào chi phí vận chuyển và chênh lệch giá vật liệu giữa thực tế và đơn giá định mức và Công ty cũng đã lập riêng một đơn giá để áp dụng việc chi đấu thầu của Công ty. Công ty xác định chi phí vật liệu: VI
VI = ∑Qi × Dvi
Trong đó:
- Qi : Khối lượng công tác xây lắp thứ i. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Dvi : Chi phí vật liệu trong đơn giá của Công ty dự toán xây dựng của công việc xây lắp thứ I do Công ty lập.
b. Chi phí máy thi công
Chi phí này được tính theo bảng giá ca máy, thiết bị thi công do Bộ xây dựng ban hành (quyết định số 1260/1998/QĐ – BXD ngày 28/11/1998). Trong đó chi phí nhân công thợ điều khiển, sữa chữa máy móc, thiết bị thi công được tính như chi phí thi công. Một số chi phí thuộc các thông số tính trong ca máy, thiết bị thi công (như xăng, dầu, điện năng,…) chưa tính gia tăng đầu vào.
Công tác xác định chi phí máy thi công:
M = ∑Qi × Dvi
Trong đó: - Qi : khối lượng công việc xây lắp thứ i
- D mi : Chi phí máy thi công trong đơn giá XDCB của Công ty lập trên năng lực thực tế máy móc thiết bị của mình.
c. Chi phí nhân công
Chi phí nhân công đựoc tính cho công nhân trực tiếp sản xuất. Nếu thuê công nhân ngoài dựa vào mặt băng giá nhân công tại vị trí của công trình
Chi phí nhân công (ký hiệu là NC) được tính theo công thức:
NC = ∑Qi × Dni (1 + F1/h1n + F2/h2n )
Trong đó:
- Qi : Khối lượng công việc xây lắp thứ i
thứ I do Công ty lập.
- F1 : Các khoản phụ cấp tính theo lương (nếu có) tính theo tiền lương cấp bậc mà chưa được tính hoặc chưa đủ trong đơn xây dựng hiện hành.
- F2 : Các khoản phụ cấp lương (nếu có) tính theo tiền lương cấp bậc mâch được tính hoặc chưa đủ trong đơn giá XDCB.
- h1n : Hệ số biểu thị quan hệ giữa chi phí cho nhân công trong đơn giá so với tiền lương tối htiểu của nhóm lương thứ n.
- h2n : Hệ số biểu thị quan hệ giữa chi phí cho nhân công trong đơn giá so với tiền lương tối thiểu của nhóm lương thứ n.
Như vậy, chi phí trực tiếp (T) được tính:
T = VL + M + NC
1.3.2. Chi phí chung
Loại chi phí này được tính theo tỷ lệ (%) so với chi phí nhân công trong giá dự toán bỏ thầu cho từng loại công trình hoặc lĩnh vực xây dựng chuyên ngành theo quy định của Bộ xây dựng.
C = P × NC
Trong đó:
- C: Chi phí chung. - NC: Chi phí nhân công.
- P: định mức chi phái chung (%) cho các loại công trình.
1.3.3. Thu nhập chịu thuế tính trước
Trong giá trị dự toán bỏ thầu, mức thu nhập chịu thuế tính trước bằng tỷ lệ phần trăm (%) so với chi phí trực tiếp và chi phí chung cho từng loại công trình. Khoản thu nhập chịu thuế tính trước sử dụng để nộp, phải trừ khác. Phần còn lại được trích lập các quỹ theo quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo nghị định số 59 – CP ngày 3/10/1996.
1.3.4. Thuế giá trị gia tăng đầu ra
Thuế giá trị gia tăng đầu ra sử dụng để trả số thuế giá trị gia tăng đầu vào mà Công ty đã ứng trước khi mua vật tư, nhiên liệu, năng lượng chưa được tính và chi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
phí vật liệu, chi phí máy thi công và chi phí chung trong dự toán xây lắp trước thuế và phần thuế giá trị gia tăng mà Công ty phải nộp. Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng áp dụng cho Công ty là 10%.
Công tác xác định giá dự toán xây lắp như sau:
Đây là phần có tính chất định lượng quyết định đơn vị trúng thầu nên yêu cầu xác định giá bỏ thầu đối với Công ty rất quan trọng. Công ty sau khi nhận được hồ sơ mời thầu thì căn cứ vào các định mức Nhà nước kết hợp với việc sử dụng vật tư tối thiểu mà Công ty đúc kết được sau 10 năm thi công các công trình. Kết hợp với việc khai thác các nguồn đầu vào trên thị trường với giá rẻ nhất tại thời điểm lập hồ sơ dự thầu mà vẫn đảm bảo được yêu cầu chất lượng vật tư của chủ đầu tư nêu trong hồ sơ mời thầu nhằm giảm giá thành công trình. Bên cạnh đó tận dụng các loại máy móc sẵn có của Công ty, hạn chế các chi phí khác để có giá thấp hợp lý nhất.
Năng lực tài chính của Công ty phải được thể hiện qua sự chuẩn bị và cung cấp vốn đầu tư. Phòng tài vụ căn cứ vào kế hoạch nhu cầu sử dụng vốn của các bộ phận (do Phòng Kỹ thuật lập), căn cứ vào kế hoạch cấp vốn của chủ đầu tư, căn cứ vào hạn mức vay ngân hàng và các nguồn vốn huy động khác để lập kế hoạch cung ứng vốn chi tiết cho thi công công trình. Công tác quản lý tài chính trong Công ty được thực hiện thống nhất và tuân theo quy định của Nhà nước theo nguyên tắc chi đến đâu thì cập nhật chứng từ đầy đủ và đúng chế độ đến đó. Nếu chứng từ nào không hợp lệ hặc không đủ phải yêu cầu các đội sửa chữa, bổ sung ngay để khi hoàn thành công trình phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ hạch toán chi phí cho công trình. Khi công trình hoàn thành, Công ty phải nhanh chóng chuẩn bị hồ sơ quyết toán, đối chiếu công nợ và thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư để thu hồi vốn sớm.
Hiện nay nguồn vốn cho đầu tư sản xuất kinh doanh của Công ty còn chưa mạnh. Nguyên nhân là do chủ đầu tư không có vốn thanh toán hoặc thanh toán không kịp thời. Nhiều công trình Công ty phải tập trung một lượng vốn lớn cho thi công trong thời gian ngắn nhưng các thủ tục nghiệm thu thanh toán của chủ đầu tư lại rườm rà, chậm trễ dẫn đến việc thu hồi vốn và quay vòng chậm. Nguyên nhân nữa là
hạn mức ngân hàng cho vay có hạn, những khó khăn về vốn đã tác động không nhỏ đến điều hành sản xuất và hiệu quả kinh doanh của Công ty nói chung và hiệu quả đấu thầu nói riêng.
1.4. Hiệu chỉnh hồ sơ
Trong khoảng thời gian từ khi nhận được hồ sơ mời thầu đến khi nộp hồ sơ dự thầu, bất cứ nhà thầu nào cũng có thể hỏi bên mời thầu những điểm chưa rõ ràng. Bên mời thầu có trách nhiệm phải trả lời những thắc mắc của các nhà thầu và trả lời của bên mời được gửi công khai đến tất cả các nhà thầu. Hiệu chỉnh hồ sơ là công việc cần thiết trong chuẩn bị hồ sơ dự thầu, giúp Công ty chuẩn bị chính xác những yêu cầu của bên mời thầu, nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty trong đấu thầu xây lắp. Quá trình hiệu chỉnh hồ sơ còn là hiệu chỉnh giá. Nếu sau khi bóc tách giá mà kết quả quá cao thì Công ty phải bóc lại giá để dự thầu hợp lý hơn. Vì vậy, việc hiệu chỉnh giá thường được giao cho các chuyên gia có kinh nghiệm thực hiện và có sự giám sát thường xuyên của lãnh đạo Ban Dự án.
1.5. Tham gia mở thầu
Đến thời điểm mà bên mời thầu đã công bố trong hồ sơ mời thầu, hội đồng xét thầu tổ chức mời đại diện của Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Kỹ Thuật Ứng Dụng cùng đại diện của các đơn vị tham gia đấu thầu khác có mặt để để dự xét thầu, làm rõ thắc mắc của Hội đồng xét thầu.
Hội đồng xét thầu sau khi xem xét các tiêu chuẩn kỹ thuật tiến độ ước tính, tiêu chuẩn tài chính các hồ sơ dự thầu để nhất trí ra quyết định Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Kỹ Thuật Ứng Dụng là nhà thầu được chọn.
1.6. Kí và thực hiện hợp đồng sau khi có thông báo trúng thầu
Đại diện của Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Kỹ Thuật Ứng Dụng cùng với chủ đầu tư ký kết hợp đồng kinh tế giao nhận thầu thi công, nội dung hợp đồng phản ánh đúng những cam kết của hai bên trong quá trình đấu thầu.
Sau khi đã thoả thuận được hợp đồng, Công ty bước vào giai đoạn thực hiện hợp đồng. Mỗi đơn vị thuộc Công ty có một thế mạnh riêng, do đó trong quá trình thực hiện thi công công tình, lĩnh vực thi công nào phù hợp với thế mạnh của đơn vị
nào thì sẽ do đơn vị đó thực hiện. Sự phân công này được thực hiện ngay từ lúc chuẩn bị tham gia đấu thầu. Mỗi đơn vị sẽ đảm nhiệm phần thi công mà mình có khả năng thực hiện tốt nhất trong Công ty. Điều này không những giúp tăng hiệu qủa của quá trình thi công mà còn có tác dụng tốt trong quá trình làm giá, bởi Công ty có khả năng lập dự toán công trình với giá cạnh tranh nhất nhờ vào những am hiểu sau sắc của mình trong lĩnh vực đảm nhiệm.