Cĩ rất nhiều các phương pháp hay kỹ thuật đã được xây dựng và phát triển để giải quyết các vấn đề kinh tế, xã hội và kỹ thuật phức tạp. Vá phương pháp hệ thống được sử dụng nhiều trong cácc vần đề kiểm sốt là phương pháp Cybernetics, được mơ tả bỡi mơ hình đơn giản sau:
Các khái niệm xuất phát từ quan điểm hệ thống:
− Mục tiêu: là định hướng của hệ thống, là xu hướng thay đổi mong muốn: cải thiện chất lượng, tăng năng suất, giảm chi phí… Tính hiệu quả của kiểm sốt hay quyết định được đo so với mục tiêu. Trong nhiều trường hợp mục tiêu là kết quả mong muốn, là trạng thái hệ thống cần tiến tới nhưng hiện nay mục tiêu cịn được áp dụng rộng rãi cho đầu vào, quá trình và các thành phần , yếu tố khác của hệ thống.
− Bộ kiểm sốt: là thành phần đưa ra các lựa chọn, các quyết định hay các kiểm sốt tác động lên hệ thống bị kiểm sốt.
− Trạng thái: là kết quả của sự tương tác giữa hành động/kiểm sốt được lựa chọn.
− Tình huống hay hệ thống bị kiểm sốt: là đối tượng chịu tác động từ bộ kiểm sốt hay người ra quyết định để thay đổi trạng thái của mình.
− Bốn mode kiểm sốt cơ bản cĩ thể theo phương pháp hệ thống:
Mode kiểm sốt thơng thường: chọn một hành động phù hợp để đạt mục tiêu.
Mode kiểm sốt thích nghi: thay cấu trúc của bộ kiểm sốt tức thay đổi cách thức chọn một hành động phù hợp, thay đổi cách thức đạt mục tiêu.
Mode kiểm sốt chiến lược: thay đổi chính mục tiêu để thay đổi việc đạt được mục tiêu đĩ.
Mode kiểm sốt bên ngồi: thay đổi đầu vào để làm thay đổi lựa chọn và thay đổi sự đạt mục tiêu.
Hệ thống quản lý chất lượng
− Mục tiêu chất lượng: hệ thống các mục tiêu chất lượng là chuẩn mực lý tưởng cần đạt, nĩ cĩ thể cĩ các đặc tính sau:
Đo được.
Thay đổi, cập nhật theo thời gian. Đa số lượng.
Đa bản chất: cĩ nhiều mục tiêu con hồn tồn khác biệt và được đo bằng những thứ nguyên khác nhau, cĩ thể độc lập hay phụ thuộc.
Phương án chất lượng Kết quả Kết quả Tác động Tác động Mục tiêu chất lượng Quản lý chất lượng tổng thể (TQM) Hàm chất lượng(QF) Sản phẩm Hệ thống bị kiểm sốt
Quan hệ giữa một phẩm chất ở tầng trên và các phẩm chất ở tầng dưới là quan hệ mục tiêu – phương tiện: phẩm chất ở tầng trên là mục tiêu của các phẩm chất ở tầng dưới và các phẩm chất ở tầng dưới là phương tiện để đạt được các mục tiêu bên trên.
Phải được những cá nhân, nhĩm cĩ liên quan cùng thoả thuận và nhất trí.
− Hàm chất lượng
Quản lý theo quá trình: phương pháp hệ thống trong quản lý được đặc trưng bằng phương pháp quản lý theo quá trình thay cho phương pháp quản lý theo chức năng thống lĩnh trong quá khứ và hiện tại vẫn cịn được sử dụng rộng rãi.
Phương pháp quản lý theo chức năng: tồn bộ một cơng ty hay xí nghiệp thường được tổ chức thành các phịng ban, phân xưởng cĩ chức năng rất đặc thù và mọi nỗ lực trong phạm vi một phịng ban hay phân xưởng tập trung cho việc đạt mục tiêu của chính nĩ.
Phương pháp quản lý theo quá trình: là phương pháp tiếp cận các quá trình lập kế hoạch, kiểm sốt và cải tiến các hoạt động cơ bản để tạo ra chất lượng sản phẩm hay dịch vụ trong một cơ quan bằng cách sử dụng các nhĩm đa chức năng được tổ chức dài hạn. Theo phương pháp này thì quá trình bao gồm một chuỗi các hoạt động cơ bản phối hợp các nguồn lực, cơng nghệ và thiết bị với nguyên vật liệu đầu vào để tạo ra sản phẩm/ dịch vụ cuối cùng.
Hàm chất lượng: là tập hợp mọi hoạt động tác động trực tiếp lên các dạng tổn tại của sản phẩm và tạo ra các phẩm chất chất lượng thoả mãn khách hàng. Theo quan điểm của quản lý theo quá trình, mọi hoạt động đều cĩ thể mơ tả như sau:
Tồn bộ các hoạt động của hàm chất lượng lại tương átc với nhau: đầu ra của một quá trình thành đầu vào của một hay nhiều quá trình khác. Cĩ nhiều cách mơ tả hàm chất lượng, Juran đề nghị một đường xoắn kiểu lị xo; nhiều tác giả khác thì chia hoạt động này thành hai hoạt động:
Hoạt động cơ bản:
o Nghiên cứu thị trường.
o Thiết kế/kế hoạch và phát triển sản phẩm.
o Mua sắm.
o Sản xuất/xây dựng.
o Vận chuyển
o Tiếp thị/bán hàng. Hoạt động hỗ trợ
o Xây dựng và duy trì cơ sở vật chất.
o Quản lý nhân sự.
o Phát triển cơng nghệ/kỹ thuật.
o Quản lý chung.
o Hành chínhquản trị. − Quản lý chất lượng tổng thể (TQM):
TQM là một phương pháp tiếp cận quá trình kinh doanh cho phép nâng cao năng lực cạnh tranh của một cơng ty hay cơ quan thơng qua việc cải tiến khơng ngừng chất lượng sản phẩm, dịch vụ, các quá trình và cả mơi trường.
Các yếu tố cơ bản của TQM: Khách hàng là trọng tâm.
Tham gia đĩng gĩp trực tiếp của lãnh đạo cơ quan. TQM là trách nhiệm của mọi người trong ccơ quan. Cải tiến khơng ngừng mọi quá trình.