2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác thẩm định nói chung và đối với các doanh nghiệp xây lắp nói riêng.
2.3. Nâng cao chất lượng thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin.
Như đã phân tích trong phần thực trạng, một điểm yếu của Ngân hàng ĐT & PT HN là chất lượng nguồn thông tin còn hạn chế. Vậy làm thế nào để khắc phục yếu kém này.
2.3.1. Đối với việc thu thập thông tin.
Đây là bước đầu tiên để có được thông về DAĐT cũng như về khách hàng. Làm tốt bước này thì mới có thể tiếp tục các bước sau một cách suôn sẻ. Trong điều kiện bùng nổ thông tin như hiện nay, nguồn thông tin là vô cùng phong phú và đa dạng, chúng ta có thể tìm kiếm thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng nhanh chóng. Điều quan trọng cần xác định thông tin về dự án có thể lấy từ nguồn nào, thu thập bằng cách nào để chính xác và hiệu quả nhất. Nguồn thông tin là căn cứ quan trọng để thẩm định, giúp ngân hàng giảm thiểu quyết định sai lầm như bỏ qua một dự án tốt hoặc chấp nhận một dự án không hiệu quả.
- Thông tin về DAĐT từ phía doanh nghiệp xin vay vốn:
Doanh nghiệp xin vay vốn thì mục đích của họ là vay được đủ vốn để đầu tư cho dự án. Vì vậy thông tin mà họ mang đến thường thiếu sót, mang tính đại khái, những thông tin bất lợi có thể bị che giấu… Cho nên bên cạnh hồ sơ dự án mà doanh nghiệp cung cấp thì cán bộ thẩm định cần đến tận nơi làm việc của doanh nghiệp để xem xét điều kiện làm việc . Cần trao đổi với người trực tiếp lập và quản lý dự án để xem xét cách thức mà khách hàng định thực hiện dự án. Cán bộ thẩm định có thể tìm hiểu trước sau đó đặt ra những câu hỏi về biện pháp thực hiện, nhận định về thị trường của dự án, cách tính toán những chi phí, cách quản lý… dựa vào hệ thống các câu hỏi và trả lời có thể biết được cách thực hiện dự án có khoa học và hiệu quả không.
- Đối với nguồn thông tin trong nội bộ ngân hàng:
Trước hết, phải có hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ. Hệ thống này sẽ giữ lại tất cả thông tin đã có tại ngân hàng từ tất cả các bộ phận, phòng ban. Đối với những khách hàng đã từng có quan hệ tín dụng với ngân hàng thì hồ sơ về doanh nghiệp sẽ được lưu trữ tại đây và cán bộ thẩm định có thể tham khảo bất kỳ lúc nào. Tăng cường sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Có thể có người hiểu biết về dự án, họ sẽ giúp cán bộ thẩm định có thêm thông tin. Thông tin trong nội bộ cần được phân loại, xử lý cho dễ dàng tra cứu.
- Các nguồn thông tin từ bên ngoài ngân hàng:
Những nguồn thông tin này cực kỳ phong phú nhưng lại không đảm bảo về độ chính xác. Nó bao gồm thông tin chính thống và không chính thống. Do vậy, khi lựa chọn những thông tin này phải hết sức cẩn thận, lựa chọn nên theo hệ thống và chỉ tiếp nhận từ nguồn đáng tin cậy. Những nguồn này có thể từ cơ quan quản lý nhà nước, từ NHNN, từ công ty kiểm toán, trên mạng internet…
+ Thông tin từ cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng: một dự án đầu tư muốn được thực hiện phải được các cấp có thẩm quyền cho phép. Vì vậy, hồ sơ dự án sẽ được lưu trữ tại chính quyền địa phương nơi dự án xây dựng hoặc các cấp có thẩm quyền. Nguồn thông tin này rất đáng tin cậy. Tuy nhiên, những cơ quan này thường quan tâm đến hiệu quả kinh tế xã hội nhiều hơn còn ngân hàng quan tâm đến hiệu quả tài chính và khả năng trả nợ.
+ Thông tin từ ngân hàng nhà nước Việt Nam: cán bộ thẩm định có thể khai thác triệt để thông tin từ trung tâm tín dụng CIC. Đặc biệt là đối với khách hàng lần đầu quan hệ với Ngân hàng ĐT & PT HN . Những thông tin ở đây chủ yếu là về doanh nghiệp còn về dự án thì có thể không có. Tuy nhiên, dựa vào đây có thể đánh giá được mức độ tín nhiệm của doanh nghiệp, nhờ đó phần nào có thể xem xét độ tin cậy của hồ sơ dự án mà khách hàng cung cấp. mặc dù vậy nguồn thông tin này chính xác đến mức nào còn phụ thuộc vào báo cáo do các ngân hàng thương mại cung cấp. Bởi vậy, ngoài nguồn thông tin từ CIC, ngân hàng cũng phải chủ động khai thác thêm thông tin từ các bộ phận khác của NHNN như vụ tín dụng, vụ chiến lược khách hàng…
+ Thông tin từ các công ty kiểm toán: Nếu có nguồn thông tin này thì độ chính xác rất cao.
+ Thông tin từ các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng: Dựa vào các doanh nghiệp này có thể đánh giá tình hình hoạt động chung của ngành. Qua đó xác định được thị trường tiêu thụ của dự án, chi phí và thị trường của nguyên vật liệu đầu vào, những khó khăn hiện tại đối với ngành… thậm chí những thông tin này có thể lấy từ những doanh nghiệp xây lắp đã từng vay vốn tại ngân hàng.
+ Thông tin trên mạng internet: Ngày nay internet là công cụ hữu hiệu để tìm kiếm thông tin. Những thông tin này rất khó kiểm soát nên không thể
coi là thông tin chính thức cho thẩm định. Cán bộ thẩm định chỉ nên sử dụng chúng để tham khảo mà thôi.
+ Trong thời gian tới, sẽ có nhiều doanh nghiệp nước ngoài vào đầu tư tại Việt Nam và có thể họ cũng có nhu cầu vay vốn tại Ngân hàng ĐT & PT HN. Ngân hàng nên chủ động để khai thác thông tin từ nước ngoài qua các cơ quan thông tin tín dụng của ASEAN, Châu Á…
2.3.2. Đối với việc lưu trữ thông tin.
Khi đã có được thông tin thì phải lưu trữ cẩn thận và khoa học để khi nào dùng có thể dễ dàng lấy ra. Việc này không chỉ đáp ứng cho thẩm định trực tiếp dự án mà còn có thể sử dung sau này. Với trình độ công nghệ thông tin như hiện nay thì lưu trữ là không mấy khó khăn. Tuy nhiên số dự án xin vay vốn tại Ngân hàng ĐT & PT HN rất nhiều nên phải sử dụng những phần mềm chuyên biệt. tốt nhất ngân hàng nên có một bộ phận chuyên thu thập và lưu trữ thông tin. Những dữ liệu này được lưu vào máy tính và được nối mạng nội bộ. Thông tin lưu trữ phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Thông tin phải được chọn lọc nhằm đảm bảo độ tin cậy cho công tác thẩm định.
-Thông tin luôn được cập nhật kịp thời, chính xác, có tính thời sự, phù hợp với sự biến động của nền kinh tế.
- Thông tin phải phù hợp, có khả năng sử dụng cho hoạt động của ngân hàng. Có thể có rất nhiều thông tin cùng đến nhưng ngân hàng chỉ nên lưu trữ những gì phục vụ cho nghiệp vụ của mình mà thôi, còn thông tin ngoài luồng thì nên loại bỏ. Nếu phát hiện thông tin nào không còn phù hợp với hiện tại thì phải báo cho bộ phận lưu trữ xóa bỏ, tránh tình trạng nhầm lẫn, sử dụng thông tin không còn giá trị.
chỉ tiêu. Làm như vậy thì mỗi lần muốn tìm thông tin thuộc lĩnh vực nào có thể nhanh chóng tìm đúng chỗ. Khi phân loại nên phân theo các tiêu thức như: loại hình doanh nghiệp( ngành nghề kinh doanh), quy mô doanh nghiệp,loại dự án, quy mô dự án, lĩnh vực hoạt động, thông tin thị trường, thông tin kinh tế xã hội…Sự sắp xếp hợp lý sẽ làm giảm thời gian truy cập, từ đó giảm thời gian thẩm định.
Nếu lưu trữ thông tin tốt thì ngân hàng có thể thu được nhiều thông tin cho những lần sử dụng sau mà không mất công sức, thời gian, chi phí để tìm lại những thông tin đã có. Lưu trữ cũng là tổng hợp dữ liệu để phân tích, đánh giá dự án.
2.3.3. Vấn đề xử lý thông tin.
Những thông tin thu được có thể đã được xử lý hoặc vẫn ở dạng thô. Trước khi lưu thông tin ngân hàng phải xử lý qua những thông tin này. Dữ liệu cần thể hiện cả dưới dạng định tính và định lượng. có nhiều số liệu chỉ dưới dạng cá biệt nên chúng ta phải tập hợp để biến chúng thành những con số phản ánh tổng quát. Từ những con số tuyệt đối, nhờ phương pháp thống kê ta sẽ tính toán được thành số tương đối, phản ánh xu thế biến động chung của chỉ tiêu được xem xét. Xử lý thông tin còn là việc lựa chọn, đánh giá mức độ chính xác và tầm quan trọng của nó. Xác định thông tin nào trực tiếp phục vụ cho công tác thẩm định, thông tin nào chỉ mang tính chất tham khảo. Xử lý thông tin đơn giản chính là việc phân loại thông tin cho tiện tra cứu.
Sau khi những thông tin này được xử lý sơ bộ phục vụ cho việc lưu trữ thì đến khi thẩm định, cán bộ lại tiếp tục xử lý kỹ hơn để xem xét hiệu quả dự án. Quá trình này phức tạp hơn rất nhiều và rất quan trọng đòi hỏi sự cẩn thận, tỷ mỷ của cán bộ thẩm định. Kết thúc quá trình này cán bộ thẩm định phải đưa ra được kết luận cuối cùng về dự án phục vụ cho việc ra quyết định cho vay.