II. THỰC TRẠNG QUY TRèNH NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY:
1. Thực trạng quy trỡnh nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Cụng ty
1.3.3. Làm thủ tục thanh toỏn:
Đối với hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa Cụng ty thường xuyờn sử dụng phương thức thanh toỏn tớn dụng chứng từ.
Mở thư tớn dụng ( L/C):
L/C là một văn bản phỏp lý quan trọng của phương thức thanh toỏn tớn dụng chứng từ, nếu thanh toỏn bằng L/C mà
khụng cú L/C thỡ người xuất khẩu sẽ khụng giao hàng. L/C được
mở nhằm thực hiện nghĩa vụ của
Cụng ty đỏp ứng yờu cầu tiến độ giao hàng đó quy định trong hợp đồng nhập khẩu đó ký. Phũng nghiệp vụ xuất nhập khẩu cú trỏch nhiệm lập kế hoạch mở L/C căn cứ vào hợp đồng ngoại đó ký. Tại Cụng ty cổ phần hoỏ chất nhựa thỡ dựa trờn cơ sở hạn mức vay tại hai ngõn hàng Ngoại Thương Việt Nam và Ngõn hàng Cụng Thương Ba Đỡnh để xem xột khả năng tài chớnh để bảo đảm chắc chắn khả năng thanh toỏn của Cụng ty vỡ trị giỏ hợp đồng của hợp đồng mặt hàng hạt nhựa thường rất lớn. Để tiến hành mở L/C Phũng nghiệp vụ XNK của Cụng ty đến ngõn hàng Vietcombank trỡnh một bộ hồ sơ xin vay . Bộ hồ sơ này bao gồm:
+ Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiờm phương ỏn trả nợ + Yờu cầu mở thư tớn dụng ( Application for documentary credit) làm theo mẫu đơn in sẵn của Ngõn hàng Vietcombank xin mở L/C.
Căn cứ vào hồ sơ vay, Phũng tớn dụng ngắn hạn sẽ xem xột duyệt cho vay và gửi đơn xin mở L/C của Cụng ty tới Phũng Thanh toỏn nhập khẩu.
Sau khi nhận được bản duyệt cho vay và yờu cầu mở thư tớn dụng, Phũng thanh toỏn Nhập khẩu sẽ tiến hành mở L/C và thụng bỏo cho phớa đối tỏc nước ngoài về việc mở L/C, nội dung của L/C và chuyển L/C đến cho họ. Khi phớa đối tỏc nước ngoài chấp nhận L/C thỡ tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ theo yờu cầu của L/C cho ngõn hàng Vietcombank. Ngõn hàng kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phự hợp với L/C thỡ tiến hành thanh
toỏn cho đối tỏc nước ngoài. Về phớa Cụng ty sẽ thanh toỏn tiền cho ngõn hàng để nhận lại bộ chứng từ xuống cho Chi nhỏnh để kịp thời làm thủ tục nhận hàng.
Điều cần lưu ý khi phũng nghiệp vụ cú nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C:
- Nội dung xin mở phải đỳng theo nội dung cỏc điều khoản liờn quan đến hợp đồng nhập khẩu đó ký. Trong khi làm đơn xin mở L/C nếu phỏt hiện trong hợp đồng nhập khẩu cú điểm bất hợp lý hoặc bất lợi cho Cụng ty, đơn vị đặt hàng thỡ phũng nghiệp vụ phải thụng bỏo ngay cho nhà cung cấp yờu cầu xỏc nhận, bổ sung hoặc sửa đổi cho phự hợp. Cần lưu ý nội dung L/ C là cơ hội cuối cựng tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của Cụng ty và đơn vị đặt hàng. Bờn cạnh nội dung của L/C phải đảm bảo tớnh chớnh xỏc và đầy đủ, rừ ràng nhưng ngắn gọn nhằm tiết kiệm chi phớ mở L/C.
- Thường xuyờn liờn hệ để yờu cầu đối tỏc gửi bộ chứng từ giao hàng. Phũng nghiệp vụ phải cú nhiệm vụ kiểm tra xem đối tỏc nước ngoài đó thực hiện theo đỳng cỏc điều khoản đó ghi trong hợp đồng nhập khẩu khụng nếu cú sai sút yờu cầu đối tỏc giải trỡnh và sửa đổi.
- Khi nhận được chứng từ thanh toỏn, phũng nghiệp vụ phải khẩn trương kiểm tra kỹ nếu thấy sai sút phải yờu cầu đối tỏc nước ngoài sửa đổi, bổ sung kịp thời. Nếu chứng từ giao hàng khụng phự hợp với quy định của L/C mà đến hạn ngõn hàng xỏc nhận thanh toỏn cỏc phũng nghiệp vụ phải bỏo cỏo Giỏm đốc đề xuất chấp nhận hoặc từ chối thanh toỏn.