- Những sai sót khi đối chiếu giữa L/C với các chứng từ khác liên quan.
1.1.2.3.Hoàn thiện tổ chức nhân sự và nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty
Như vậy thật là quan trọng và cần thiết phải kiểm tra lại một cách chi tiết trên bộ chứng từ trong hồ sơ HQ trước khi khai báo. Nếu có sự sai sót nào phải kịp thời chỉnh sửa, hoặc báo cho nhà cung cấp biết để hồ sơ hoàn chỉnh nhằm tạo thuận lợi cho quá trình khai báo HQ không gặp rắc rối và gây khó dễ
Ngoài các chứng từ trên công ty còn đề phòng khả năng thu thập thêm một số chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nguyên vật liêu NK để ứng phó kịp thời những đòi hỏi của HQ như: biên bản kê khai hàng thừa thiếu, biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ, biên bản giám định phẩm chất hàng hoá, biên bản giám định trên tàu…
Bên cạnh đó công ty cần nắm nhanh thông tin về hãng tàu, ngày giờ tàu đến để có thể dự trữ một khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị hồ sơ HQ.
Khi đã có đầy đủ các chứng từ, công ty tiến hành kiểm tra toàn bộ chứng từ. Thường là trong hợp đồng quy định là ngân hàng là người kiểm tra bộ chứng từ. Nhưng ngân hàng chỉ là người có trách nhiệm giám sát bên ngoài của chứng từ, xem chứng từ có phù hợp với L/C đã mở hay không? Còn công ty là kiểm tra tính xác thực và pháp lý của chứng từ. Những chứng từ thường có những mục bắt buộc phải có và phải thống nhất với nhau, tuy cách ghi từng mục có khác nhau đối với từng loại. Chẳng hạn như tên người bán “ the seller”, thì trong B/L ghi là người gửi hàng “ consigner” còn C/O ghi nhà XK “exporter” còn hợp đồng thương mại và bản kê chi tiết lại là tên người ký.
1.1.2.3. Hoàn thiện tổ chức nhân sự và nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty công ty
- Nhân viên công ty khi làm nghiệp vụ HQ cần phải xác định rõ nhiệm trước khi chuẩn bị NK một lô hàng nào đó:
+ Phải chuẩn bị giấy tờ hợp lệ, hợp pháp cho lô hàng theo đúng qui định. + Tự khai báo đầy đủ chính xác lô hàng thực tế NK trên tờ khai.
+ Tự xác định mã số thuế phải nộp, giá tính thuế NK của lô hàng
+ Tự xếp hồ sơ vào nơi HQ qui định, phân luồng hàng hoá theo các tiêu chí, đăng kí thời gian xuất trình hàng hoá.
- Vì thế công ty cần xây dựng đội ngũ nhân viên để làm các nhiệm vụ sau:
bắt tốt và kịp thời thông tin, ứng phó nhanh với những tình huống thường hay xảy ra như thiếu chứng từ.
+ Đối với việc kiểm tra chứng từ, khai báo trên tờ khai: Cần chọn người tỉ mỉ để có thể phát hiện những lỗi sai khó thấy, cần có sự chịu khó kiên nhẫn để tính toán lại các công thức trên hoá đơn.
+ Khi ra cảng nhận hàng để đăng kí kiểm hoá: Công ty nên cử nhân viên có sức khoẻ tốt để có thể đi xa, vì không phải lúc nào hàng cũng nhập về cảng Đà Nẵng, có lúc hàng được nhập về từ cảng Hải Phòng,…vì thế để nhận hàng trước mỗi thương vụ NK nhân viên phải ra tận cảng Hải Phòng để nhận. Công ty nên xác định rõ những bộ phận nào có liên quan để lên kế hoạch về thời gian và phân công trách nhiệm rõ ràng. Đối với hàng NK Công ty có các phòng ban có trách nhiệm liên quan như sau: Ban giám đốc, phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh.
- Ngoài ra công ty cần phải thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng đào tạo về nghiệp vụ làm thủ tục HQ, để họ nắm bắt rõ về cách ghi mã số thuế, tính thuế và hiểu về luật hơn. Với sự thường xuyên thay đổi chính sách thuế, công ty nên mời các chuyên gia tư vấn trong việc phân loại, xác định trị giá thuế, mã số thuế cho từng lô hàng nguyên vật liệu NK. Đồng thời phải có sự nổ lực của từng nhân viên, tự họ phải nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Bên cạnh đó, do thường xuyên NK nên có sự quan hệ với những hãng tàu, cơ quan HQ và các cơ quan khác có chức năng liên quan nên Công ty phải có sự phối hợp ăn ý với các tổ chức này.