I. Khái quát chung về đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
ra những biện pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, từng bớc cải tiến cách nghĩ cách làm, đồng thời đặt ra nhiệm vụ chính trong năm 2005:
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của một đơn vị thành viên đối với công tác phát triển ngành mà trớc tiên phải thực hiện đầy đủ những điều khoản của hợp đồng đã ký. Tham gia cùng các đơn vị liên quan triển khai các dự án đầu t mới.
Để thực hiện tốt việc nhập khẩu thiết bị, phụ tùng cho sản xuất, toàn bộ cán bộ công nhân viên phải quán triệt các mục tiêu sau:
+ Duy trì và phát triển các mối quan hệ với nhiều bạn hàng nớc ngoài.
+ Tăng cờng quan hệ và phối hợp chặt chẽ với các Công ty xi măng để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nhập khẩu, đa hàng kịp thời phục vụ cho sản xuất. + Đảm bảo quyền lợi cho các Công ty mua hàng bằng cách yêu cầu các nhà cung cấp nớc ngoài phải đảm bảo trách nhiệm sau bán hàng.
+ Ngoài nhiệm vụ nhập khẩu vật t phục vụ sản xuất cần đầu t nhiều vào mặt hàng clinker, trong quá trình thực hiện hợp đồng phải có nhiều thông tin để có thể tiên lợng đợc khả năng thực hiện hợp đồng để có nhiều phơng án tìm thêm nguồn hàng, quyết tâm nhập khẩu đủ 500.000 tấn clinker cho năm 2005.
Công ty phấn đấu tạo thêm việc làm, đảm bảo doanh thu, tăng lợi nhuận, đảm bảo nghĩa vụ nộp ngân sách, các khoản trích nộp theo Luật định, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nhập khẩu xi măng
2.1. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nhập khẩu xi măng
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Th – Kế toán 43B
Thủ quỹ Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán Kế toán thanh toán tiền VN Kế toán thanh toán ngoại tệ Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lư ơng Thủ quỹ
Sơ đồ 16: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK xi măng
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Mô hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty đợc thể hiện cụ thể nh sau:
Phòng kế toán đợc bố trí nhân sự hợp lý để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Phòng có 7 ngời, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về các công việc cụ thể, thực tế:
Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, và là ngời giúp Giám đốc Công ty tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chấp hành chế độ quản lý kinh tế và pháp luật Nhà nớc.
Phó phòng kế toán: Là ngời thay mặt xử lý công việc trong phòng khi kế toán tr- ởng đi vắng, đồng thời giúp kế toán trởng Công ty tham gia quản lý phòng và phụ trách công việc đợc phân công.
Kế toán tổng hợp: Là ngời tổng hợp các nghiệp vụ kinh doanh và chi phí cho quá trình kinh doanh, xác định kết quả lãi lỗ của Công ty và lên Bảng cân đối kế toán.
Kế toán thanh toán tiền Việt Nam: Phụ trách việc thanh toán tiền Việt Nam, có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lợng tiền mặt của Công ty và các quan hệ thanh toán với các đơn vị trong nớc, lập Báo cáo quản trị.
Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chi ngoại tệ. Là ngời kiểm tra và ghi chép tình hình xuất nhập khẩu của Công ty đối với các đơn vị nớc ngoài, các quá trình thanh toán ngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với các ngân hàng, lập các Báo cáo quản trị.
Kế toán công nợ: Là ngời giám sát việc thanh toán của Công ty với ngời cung cấp và tình hình thanh toán của Công ty với các đơn vị khác. Mở L/C, lập hoá đơn bán hàng và quyết toán, lập các Báo cáo quản trị.
Kế toán TSCĐ: Là ngời theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời về số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản cố định của toàn doanh nghiệp, tình hình khấu hao TSCĐ, tình hình sửa chữa lớn, sửa chữa thờng xuyên của TSCĐ trong đơn vị, lập các Báo cáo quản trị về TSCĐ.
Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán lơng, bảo hiểm, tạm ứng cho công nhân viên, lập các Báo cáo quản trị về tiền lơng và Bảo hiểm xã hội, tập hợp hồ sơ quyết toán về tiền lơng và Bảo hiểm xã hội.
Thủ quỹ: Là ngời ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt và ngoại tệ.
Kế toán Công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng của Công ty và hai chi nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh để lên báo cáo quyết toán toàn Công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để giám đốc điều hành ra quyết định đúng đắn.
2.2. Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
2.2.1. Quy định chung về chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng dụng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000, Thông t 89/2002/TT – BTC hớng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính, Thông t số 105/2003/TT - BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính hớng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định 165/2002/ QĐ/BTC ngày 31/12/2002, và Quyết định số 234/2003/QĐ - BTC ngày 30/12/2003 về việc ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt nam.
2.2.2. Vận dụng chế độ chứng từ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng măng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tổ chức mô hình hạch toán tập trung tại Công ty. Công ty sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài Chính và Quyết định số 1313/XMVN/KTTC ngày 9 tháng 10 năm 1997 của Tổng công ty xi măng Việt Nam.
Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã đăng ký với Bộ Tài chính hệ thống tài khoản chi tiết để theo dõi cụ thể từng đối tợng. Số lợng tài khoản đang đợc sử dụng tại Công ty là 774 tài khoản kế toán, trong đó số TK cấp 1 là 74, cấp 2 là Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Th – Kế toán 43B
221, cấp 3 là 214 và cấp 4 là 265. Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều đợc Công ty sử dụng theo đúng quy định của Bộ tài Chính. Các tài khoản cấp 3 và cấp 4 đợc lập ra phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết của Công ty.
2.2.4. Vận dụng hệ thống sổ kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Căn cứ vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, cũng nh yêu cầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã thống nhất lựa chọn hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Sổ kế toán Nhật ký chung.
Từ năm 2004, Công ty áp dụng phần mềm kế toán fast accounting 2003 vào công tác tổ chức hạch toán kế toán trên máy vi tính, nhằm nâng cao hiệu quả, tăng tính chính xác và để đáp ứng đợc việc hạch toán một khối lợng lớn nghiệp vụ phát sinh.
Để sử dụng phần mềm kế toán này, trớc hết cần tổ chức mã hoá các đối tợng quản lý.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Nội dung tổ chức chứng từ kế toán gồm:
+ Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.
+ Tổ chức luân chuyển xử lý, lu trữ và bảo quản chứng từ tuỳ theo sự phân công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.
Vận dụng hình thức kế toán
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.
Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo quy trình:
Sơ đồ 17: Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Th – Kế toán 43B Chứng từ gốc Mã hoá Nhập chứng từ vào máy Chứng từ trên máy Xử lý của phần mềm kế toán trên MVT Xem in - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ cái TK - BCTC - Báo cáo khác
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đợc xử lý bằng phần mềm kế toán với các bớc nh sau:
Bớc 1: Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc đã kiểm tra tính
hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhập dữ liệu vào máy.
Bớc 2: Theo đúng trình tự đã lập cho máy, máy sẽ căn cứ từ những dữ liệu từ các
chứng từ mã hoá để ghi vào sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chuyên dùng). Các chứng từ đợc ghi sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời đợc máy tính xử lý để ghi trên cơ sở số liệu chứng từ liên quan đã nhập vào máy.
Bớc 3: Sau khi vào sổ Nhật ký chung số liệu sẽ đợc xử lý vào sổ Cái các tài khoản.
Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết cuối kỳ máy sẽ lập Bảng Tổng hợp số liệu chi tiết.
Bớc 4: Thực hiện điều chỉnh. Cuối kỳ, thực hiện các bút toán kết chuyển tự động,
lập Bảng cân đối số phát sinh.
Bớc 5: Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ
Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
2.2.5. Vận dụng hệ thống Báo cáo kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng măng
Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của công tác kế toán tại Công ty. Báo cáo cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, năng lực tài chính và hiệu quả kinh doanh cho Tổng công ty, cho các nhà quản trị doanh nghiệp, các cơ quan chức năng, cho nhà đầu t, cho các tổ chức cho vay... Công ty Xuất nhập khẩu xi măng sử dụng 4 mẫu báo cáo bắt buộc:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lu chuyển tiền tệ
- Bảng thuyết minh bổ sung báo cáo
Ngoài ra, Công ty còn lập các Báo cáo tháng về nhập khẩu, về tình hình thanh toán, về lợi nhuận để nộp cho Tổng công ty xi măng Việt Nam, Cục thuế, Tổng cục thống kê... Các Báo cáo thuế GTGT đợc lập và nộp cho cục thuế trớc ngày 10 hàng tháng.
Mỗi tháng một lần Báo cáo kế toán (theo hình thức báo sổ) từ hai chi nhánh của Công ty ở Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh gửi đến Công ty. Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo trên để lập thành Báo cáo tổng hợp cho toàn Công ty. Các Báo cáo tháng, quý đợc lập sau 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng, quý đó. Các Báo cáo năm đợc lập sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc năm.
Công ty còn lập một số Báo cáo nh: Báo cáo xuất nhập tồn, Báo cáo Doanh thu, Báo cáo quản trị.