III. Thực trạng công tác quản trị hoạt động xuất khẩu ở công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ ARTEXPORT
2. Thực trạng công tác tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất khẩu:
2.2. Công tác tổ chức đàm phán và ký kết hợp đồng XK của công ty.
Đàm phán không có nghĩa là chỉ ngồi vào bàn và thoả thuận mà đàm phán còn diễn ra dới mọi hình thức, góc độ của công việc kinh doanh. Bất cứ điều gì nhà kinh doanh làm, bất cứ điều gì bạn hàng làm đều có thể trở thành những yếu tố tạo nên sự thành công hay thất bại trong đàm phán.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của đàm phán, công ty xuất nhập khẩu ARTEXPORT đã trực tiếp lựa chọn, phân công cán bộ nhân viên tham gia vào quá trình đàm phấn trong từng thơng vụ, từng thời điểm khác nhau. Trong đó, Giám đốc trực tiếp tham gia đàm phán, cán bộ, nhân viên đợc lựa chọn phải là ngời có sự hiểu biết sâu rộng đối với các vấn đề có liên quan đến quá trình đàm phán nh chuyên môn, nghiệp vụ, lĩnh vực kinh doanh, tập quán khách hàng phải có kỹ đàm phán, nghệ thuật đàm phán hay nói cách khác là phải có kinh nghiệm trong đàm phán kinh tế ngoại thơng. Ngoài ra, do khách hàng trong đàm phán kinh doanh xuất khẩu phần lớn là ngời nớc ngoài nên các cán bộ tham gia đàm phán phải thành thạo ngoại ngữ đợc sử dụng làm ngôn ngữ trong đàm phán.
Nh đã nói ở trên, để ký kết đợc các hợp đồng kinh tế ngoại th- ơng(hợp đồng xuất khẩu) là cái đích cuối cùng của công tác đàm phán. Để ký kết đợc những hợp đồng kinh tế ngoại thơng với kết quả nh mong muốn thì trong quá trình đàm phán, phía công ty đã tập trung vào các điều kiện cơ bản sau:
- Điều kiện tên hàng: Tên hàng phải đảm bảo chính xác để các bên không thể hiểu nhầm. Do vậy, ngoài tên chung cần phải gắn với mã hiệu, địa danh sản xuất, tên khoa học: tên hãng sản xuất, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, tính năng công dụng.
- Điều kiện phẩm chất: Phẩm chất hàng hoá là tổng hợp các chỉ tiêu về tính năng, quy cách, công suất, hiệu suất, thẩm mỹ để phân biệt hàng hoá này với hàng hoá khác. Khi đánh giá phẩm chất hàng hoá, căn cứ vào các tiêu chuẩn quốc tế, tập quán các nớc hoặc sự thoả thuận giữa các bên, đồng thời thống nhất cách giải thích và ghi rõ trên hợp đồng. Trên thực tế trong nhiều năm qua, công ty thờng xác định phẩm chất hàng hoá dựa vào mẫu hàng, tiêu chuẩn(chất lợng, bao gói,...). Hàm lợng chất chủ yếu trong hàng hoá và điều đáng nói ở đây là công ty luôn đảm bảo thực hiện điều kiện phẩm chất đối với khách hàng dù có khi khách hàng cha chặt chẽ trong điều kiện này và sẽ bị thiệt thòi lớn nếu công ty nhằm vào sơ hở đó. Điều này
khẳng định thêm rằng công ty ARTEXPORT là đơn vị làm ăn có uy tín, chất lợng và có độ tin cậy cao.
- Điều kiện số lợng: Hiện nay trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tồn tại nhiều cách tính số lợng khác nhau. Do đó, khi giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng cần thống nhấu cách thức tính số lợng hàng hoá công ty thờng áp dụng cách tính nh sau(dựa trên các nội dung):
+ Kích thớc, dung tích: Tuỳ vào đặc điểm hàng hoá.
+ Trọng lợng: bao gồm trọng lợng tịnh và trọng lợng cả bao bì.
+ Đơn vị tính: Tuỳ vào từng loại hàng hoá mà đơn vị tính là tấn, container, chiếc,...
- Điều kiện bao bì: Đợc lựa chọn phù hợp với một phơng thức vận tải cụ thể: về vật liệu, hình dạng kích thớc, chất lợng tiêu chuẩn bao bì.
- Điều kiện cơ sở giao hàng: Điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá cả. Nó phản ánh mối quan hệ giữa giá hàng hoá với địa điểm giao hàng. Cơ sở của điều kiện giao hàng là sự phân chia trách nhiệm giữa bên mua, bên bán về việc giao nhận hàng nh thuê mớn phơng tiện vận tải, bốc xếp hàng, bảo hiểm và các điều kiện cơ sở giao hàng quốc tế trong cuốn Incoterms 2000. Căn cứ vào đó, công ty ARTEXPORT đã lựa chọn các hình thức điều kiện sau:
+ Giao cho ngời vận tại FCA.
+ Giao trên boong tàu: FOB(tại cảng xuất).
+ Tiền hàng+bảo hiển+cớc phí: CIF(tên cảng đến),
- Điều kiện giá cả: Điều kiện giá cả bao gồm các yếu tố nh:
+ Đồng tiền giá cả: Công ty thờng thoả thuận tính giá theo đồng đô la mỹ(USD) vì đây là ngoại tệ mạnh, ổn định và dễ quy đổi.
+ Mức giá: Là mức giá quốc tế và tuỳ thuộc vào sự thoả thuận với khách hàng.
+ Phơng pháp định giá: Do việc thực hiện hợp đồng và thanh toán thờng đợc tiến hành trong thời gian ngắn và thanh toán trả ngay nên công ty thờng sử dụng phơng pháp định giá cố định cho hàng hoá.
- Điều kiện giao hàng: Nội dung cơ bản là xác định thời gian, địa điểm(quy định chính xác cảng, ga tới, đi) phơng thức và thông báo giá hàng.
- Điều kiện thanh toán: Đồng tiền thanh toán thờng đợc thống nhất là chọn đồng tiền có giá trị cao(ngoại tệ mạnh) và dễ chuyển đổi nh đồng đô la mỹ(USD), đồng mác Đức(DMA),... bên cạnh đó ấn định phơng thức thanh toán và thời hạn trả tiền. Công ty thờng đạt đợc thoả thuận với khách hàng hình thức trả tiền ngay và áp dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ hoặc nhờ thu.
- Điều kiện về các trờng hợp bất khả kháng: Trờng hợp bất khả kháng là trờng hợp khách quan xảy ra ngoài ý muốn và không thể khắc phục đợc nh chiến tranh, thiên tai. Khi gặp trờng hợp này, trong quá trình thực hiện hợp đồng thuộc trách nhiệm của ngời bán. Ngời bán phải có trách nhiệm thông báo ngay khi có thể cho khách hàng biết bằng văn bản lúc bắt đầu và kết thúc sự việc. Đây là vấn đề mà công ty mới chỉ gặp trong hoạt động nhập khẩu còn trong tr- ờng hợp xuất khẩu công ty vẫn cha gặp phải.
- Điều kiện trọng tài: Điều kiện này thờng đợc đề cập, ghi lại ở phần cuối của hợp đồng. Mọi tranh chấp xảy ra khi thực hiện hợp đồng nếu không giải quyết đợc bằng phơng pháp thơng lợng thì sẽ đa ra trọng tài.
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu các bên có thêm thoả thuận nào khác nh muốn thay đổi một số điều khoản hay bớt đi hoặc
thêm vào thì có thể tiến hành lập ra các phụ kiện kèm theo hợp đồng. * Sau đây là một số phơng pháp đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty đã vận dụng trong mấy năm qua:
- Về đàm phán: Mỗi hình thức đàm phán khác nhau đều có u và nhợc điểm của nó. Tuỳ thuộc vào từng điều kiện, yêu cầu cụ thể mà công ty lựa chọn và chấp nhận một số hình thức đàm phán nh đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, fax, qua th điện tử(e-mail). Trong đó, đàm phám trực tiếp chiếm 30%, đàm phán qua điện thoại và qua fax chiếm 45%, còn lại là qua th điện tử.
- Về ký kết hợp đồng: Tuỳ vào điều kiện cụ thể và hình thức đàm phán mà công ty vận dụng các hình thức ký kết sau:
+ Hai bên ký vào một bản hợp đồng mua bán ngoại thơng(thờng đợc áp dụng đối với hình thức đàm phán trực tiếp).
+ Công ty xác nhận bằng một văn bản là ngời mua đã đồng ý với các điều khoản của th chào hàng tự do nếu ngời mua đáp ứng thủ tục cần thiết.
+ Công ty xác nhận đơn đặt hàng của ngời mua.
+ Trao đổi bằng th xác nhận đạt đợc những thoả thuận bằng đơn hàng trớc đây của hai bên.