Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

II. Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập

1. Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

danh mục và chủng loại thiết bị lẻ rất đa dạng và phức tạp. Máy tiện vạn năng là 1 trong những thiết bị lẻ đợc các Công ty XM dùng để gia công chế tạo các thiết bị, công cụ phục vụ công tác sửa chữa, hỗ trợ cho dây chuyền sản xuất xi măng. Xuất phát từ những ý nghĩa trên, em xin trình bày nội dung kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu: phơng thức nhập khẩu trực tiếp đối với mặt hàng gạch chịu lửa, và phơng thức nhập khẩu uỷ thác đối với mặt hàng thiết bị lẻ máy tiện vạn năng. Hai mặt hàng trên đợc đặt mua bởi Công ty xi măng Hà Tiên 2.

II. Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

1. Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng măng

Các mặt hàng kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nh gạch chịu lửa... đợc nhập khẩu trực tiếp chủ yếu dựa vào nhu cầu của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty xi măng Việt Nam. Dựa trên kế hoạch đợc phê duyệt của các Công ty thành viên trong Tổng công ty xi măng, Công ty nắm bắt đợc nhu cầu về thiết bị, vật t của các đơn vị thành viên. Công ty Xuất nhập khẩu xi măng mua hàng và bán lại cho các nhà máy xi măng.

 Trình tự nhập khẩu trực tiếp của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nh sau: - Đơn đặt hàng là cơ sở ban đầu cho các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu. Khi nhận đợc đơn đặt hàng của các đơn vị thành viên cần nhập khẩu vật t thiết bị nào, dựa vào số lợng, đặc điểm, giá cả, thời gian giao hàng đợc ghi trên đơn đặt hàng, và kinh nghiệm của mình, phòng nghiệp vụ và phòng kế toán Công ty sẽ tính và lên các phơng án giá mặt hàng đó, sau đó Công ty tổ chức gọi và đấu thấu lô hàng với các nhà cung cấp nớc ngoài. Dựa trên kết quả tham gia thầu của các nhà cung cấp, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng và các Nhà máy xi măng sẽ lựa chọn đợc nhà cung cấp thoả mãn tốt nhất các đơn đặt hàng Công ty gọi thầu và thực hiện ký kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp trúng thầu. Nhà cung cấp này sẽ gửi cho Công ty Xuất nhập khẩu xi măng một bản Hợp đồng ngoại thơng (Contract), trong đó nêu rõ các điều khoản về giá cả, số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng, phơng thức thanh toán... Hợp đồng đợc lập thành hai thứ tiếng, tiếng Anh và tiếng Việt, là cơ sở pháp lý cho sự ký kết và thực hiện. Trong trờng hợp Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có mối quan hệ bạn hàng lâu dài với nhà cung cấp trên thì sau khi ký kết Hợp đồng ngoại thơng có giá trị

trong thời hạn 1 năm, khi hết thời hạn Hợp đồng, nếu hai bên vẫn tiếp tục thực hiện quan hệ buôn bán với nhau thì chỉ ký thêm phụ lục (Annex 01, Annex 02...).

Trên cơ sở Hợp đồng đã đợc ký, Công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩu của Bộ thơng mại (với các mặt hàng theo quy định của nhà nớc). Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nớc quản lý việc nhập khẩu. Từ các giấy tờ đợc xác nhận và Giấy phép nhập khẩu, cán bộ phòng nghiệp vụ làm đơn xin mở L/C (Letter of Credit) cùng với cam kết thanh toán với Ngân hàng, chuyển cho phòng kế toán để giao dịch với Ngân hàng (thờng là Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam).

Thủ tục mở L/C đợc tiến hành nh sau:

+ Trớc khi mở L/C, phòng kế toán đối nguồn vốn hiện có, từ đó xác định nguồn vốn của Công ty có đủ khả năng thanh toán hàng nhập khẩu không.

+ Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Sau đó Công ty Xuất nhập khẩu xi măng dựa vào căn cứ đó điền vào “Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu”. Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu đợc chuyển đến Ngân hàng ngoại thơng cùng với 2 uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho Ngân hàng về việc mở L/C.

+ Tiếp theo Công ty tiến hành chuyển tiền của mình vào tài khoản ký quỹ tại Ngân hàng Ngoại thơng. Công ty vay ngắn hạn Ngân hàng để thanh toán nếu không đủ ngoại tệ. Số tiền ký quỹ do Ngân hàng quy định, tuỳ theo độ tin cậy và mối quan hệ giữa Công ty với Ngân hàng, thờng giao động từ 10% - 50% giá trị lô hàng.

+ Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xét tình hình tài chính của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, nếu thấy không có gì bất hợp lý, Ngân hàng tiến hành mở L/C.

+ Sau khi mở L/C, Ngân hàng Ngoại thơng gửi cho bên bán thông qua Ngân hàng của họ (Ngân hàng thông báo) một bản L/C và gửi cho VINACIMEX một bản. Hai bên tiến hành kiểm tra, xem xét nếu thấy sai sót thì báo cho Ngân hàng ngoại thơng biết và cùng thoả thuận sửa đổi.

+ Nếu hai bên chấp thuận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán sẽ gửi cho Ngân hàng một bộ chứng từ trớc khi tiến hành giao hàng. Bộ chứng từ thờng bao gồm:

 Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả số tiền hàng đã đợc ghi trên hoá đơn. Hoá đơn ngoài việc xuất thẳng cho Ngân hàng để đòi tiền hàng, còn dùng để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, cho cơ quan hải quan để tính tiền thuế.

 Vận đơn (Bill of Lading): là biên lai của ngời vận tải về việc đã nhận hàng để chở, nói rõ tình trạng của hàng hoá...

 Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurence) nếu nhập khẩu theo giá CIF.

 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): là chứng từ xác nhận chất lợng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.

 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O: Certificate of origin): là chứng từ xác nhận xuất xứ của lô hàng nhập khẩu.

 Phiếu đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng.

Bộ chứng từ quy định rõ về số lợng, chủng loại trong L/C. Khi Công ty chấp nhận thanh toán bộ chứng từ do bên xuất khẩu gửi qua Ngân hàng ngoại thơng, và báo cho Ngân hàng, Ngân hàng sẽ trích từ tài khoản của Công ty tại Ngân hàng để thanh toán cho bên cung cấp. Khi đó Công ty mới nhận đợc chứng từ để đi nhận hàng.

- Nếu giữa Công ty Xuất nhập khẩu xi măng và bên xuất khẩu có quá trình hợp tác buôn bán lâu dài hiểu biết lẫn nhau thì thờng áp dụng phơng thức thanh toán TTR (điện chuyển tiền) mà không cần mở L/C.

- Khi đợc thông báo hàng đã về đến cảng, sân bay, cán bộ tại các chi nhánh Hải Phòng hoặc Thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp ra nhận hàng. Ngời đại diện nhận hàng sẽ mang bộ chứng từ do bên bán gửi đến, thông thờng chỉ cần mang Vận đơn (Bill of Lading), Phiếu đóng gói (Packing list), và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O: Certificate of origin).

- Khi đến cảng hoặc sân bay nhận hàng, cán bộ nhận hàng sẽ xuất trình Vận đơn và Phiếu đóng gói cho ngời chuyên chở đến dỡ hàng. Đồng thời, cán bộ nhận hàng làm thủ tục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan cần thiết. - Trờng hợp hàng nhập khẩu thiếu hụt hoặc sai quy cách, Công ty phát hiện sẽ có FAX giao dịch với bên bán và hai bên sẽ thống nhất giải quyết trong trờng

hợp này. Hàng nhập khẩu sẽ đợc giao ngay tại cảng hoặc chuyển thẳng về tận kho của ngời mua.

 Trình tự hạch toán các khoản phải nộp liên quan đến hàng nhập khẩu:

+ Sau khi nhận đợc Thông báo thuế, Biên lai thu lệ phí hải quan, Công ty xác định số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp để thanh toán cho nhà nớc. Công ty phải thanh toán số thuế này trong thời hạn không quá 30 ngày. Nếu quá thời hạn Công ty không nộp thuế, phụ thu sẽ bị phạt do chậm nộp, tiền phạt bằng 1% số thuế.

+ Nhận đợc thông báo thuế, kế toán viết giấy uỷ nhiệm chi hoặc sử dụng séc chuyển khoản nhờ Ngân hàng thanh toán thuế.

+ Sau khi ngân hàng ghi nợ tài khoản của Công ty số tiền thuế phải nộp, Công ty sẽ nhận đợc Sổ phụ thu Ngân hàng (Giấy báo nợ), Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.

 Trình tự giao hàng nhập khẩu cho khách hàng:

+ Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng thức bán hàng là bán vận chuyển thẳng. Theo phơng thức này Công ty nhập hàng về không qua kho mà giao bán thẳng cho khách hàng. Khi ngời mua hàng ký nhận vào chứng từ bán hàng của Công ty và chấp nhận thanh toán thì lúc này số hàng hoá đó đợc xác định là đã đợc tiêu thụ và ghi nhận vào doanh thu. Hàng hoá có thể do chính Công ty vận chuyển giao cho khách hàng hoặc Công ty thuê ngoài vận chuyển giao hàng cho khách hàng.

+ Phơng thức thanh toán áp dụng tại Công ty: Phơng thức chủ yếu bán hàng tại Công ty là theo phơng thức bán hàng trả chậm. Tiền hàng đợc thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.

+ Cán bộ giao hàng sẽ lập Biên bản bàn giao vật t thiết bị trên cơ sở các bên liên quan: Bên giao hàng (Công ty Xuất nhập khẩu xi măng), Bên nhận hàng ( Tên Công ty ngời mua), và các bên hữu quan tham gia (Giám định VINACONTROL HCM, Giám định Công ty bảo hiểm HCM, Hải quan)... cùng với chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng, và thủ trởng đơn vị giao hàng tại chi nhánh Hồ Chí Minh. Đồng thời, Công ty lập Hoá đơn GTGT gồm 3 liên:  Liên 1 (liên đen): Lu lại phòng kế toán

 Liên 2 (liên đỏ): Giao cho khách hàng  Liên 3 (liên xanh): Dùng để thanh toán