2. Quy trình giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng
2.2. Tiến hành giám định:
Sau khi nhận yêu cầu giám định và nghiên cứu kỹ các giấy tờ có liên quan, đúng ngày đã hẹn giám định viên cần có mặt tại địa điểm nh đã nêu trên để thực hiện công việc giám định. Giám định viên cần mang theo các dụng cụ cần thiết phục vụ cho việc giám định (cân, thớc do, máy ảnh, máy tính, nhiệt kế) Công việc giám định cần đợc tiến hành khẩn trơng, ý kiến của giám định viên đa ra phải đảm bảo tính chất chính xác, hợp lý và nhất quán. Với những trờng hợp phải giám định kéo dài ngày, giám định viên phải bám sát hiện trờng.
Do không thể có mặt thờng xuyên trong khi theo dõi giám định những lô hàng hoá lớn tại các kho hàng hoặc trên tàu biển, giám định viên cần phải biết chia và chọn thời gían thích hợp nhất để kiểm tra đúng lúc bảo đảm đuợc tình hình và mức độ tổn thất tiêu biểu cho mỗi vụ. Muốn làm tốt đợc việc này, tại mỗi cảng có hàng nhập về, các chi nhánh cần đề ra những nguyên tắc cụ thể và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan nh: cảng, đại diện cho ngời đợc bảo hiểm , các chủ hàng nội địa, đại lý tàu biển để ổn định quá trình tiến hành giám định và đảm bảo tính chất trung thực trong các khâu giao nhận, kiểm đếm và bảo quản hàng hoá đợc bảo hiểm. Phải có biện pháp giải quyết dứt điểm. Trong mỗi vụ giám định cần chú ý tới các mặt sau đây trong mỗi bớc kiểm tra:
* Kiểm tra bao bì cần chú ý:
- Xem lại bao bì và các mã hiệu ngoài để xác định đợc đúng đối tợng giám định.
- Ký hiệu đề phòng tổn thất ngoài bao bì (phát hiện khả năng tổn thất có nguyên nhân do thiếu loại ký hiệu này)
- Quy cách và chất lợng bao bì phù hợp với yêu cầu vận chuyển bằng đờng biển (hàng hỏng do khuyết tật của bao bì không)
- Bao bì cũ/ mới (có phù hợp với tập quán và điều kiện mua bán, vận chuyện không)
- Vật liệu làm bao bì (hàng hỏng có phải do khuyết điểm của nguyên liệu bao bì không).
- Và các chất liệu khác cần phát hiện để tìm ra khả năng tổn thất là do bao bì hàng hoá hay còn do những nguyên nhân nào khác.
- Nếu bao bì có niêm phong kẹp chì thì cần kiểm tra kỹ xem có khác gì với sự miêu tả trong chứng từ vận chuyển không.
- Cách sắp xếp và bao bì hàng hoá bên trong kiện hàng cũng nh vật chèn, lót (có phù hợp với tính chất hàng hoá không).
- Tính chất hàng hoá.
- Phát hiện các vết ớt, mốc, chỗ trống, vật lạ.
- Và các hiện tợng khả nghi khác để tìm ra nguyên nhân tổn thất có thể do bao bì, chèn lót bên trong, khả năng mất mát, đóng thiếu hoặc nhầm hàng.
* Phân loại tổn thất và xác định mức độ tổn thất:
Sau khi phát hiện các dấu vết khả nghi bên ngoài và trong kiện hàng, cần phân loại và xác định mức độ tổn thất, khó phân loại và xác định có thể tham khảo ý kiến của các chuyên viên mặt hàng đợc mời tham dự giám định.
Việc xác định mức độ tổn thất phải chính xác, hợp lý và thiết thực xác định riêng số lợng từng loại hàng thiếu, xác định riêng hàng hỏng với mức độ thiệt hại khác nhau tuỳ theo hiện trạng hàng hoá. Cân nhắc giá trị sử dụng và ớc tính giá bán hàng kém phẩm chất để tránh hiện tợng giảm giá không phù hợp. Cần xác định mức độ tổn thất và mức độ giảm giá riêng kho hàng hoá hỏng do những nguyên nhân khác nhau, thuộc các bên chịu trách nhiệm khác nhau và cần có sự thoả thuận của ngời yêu cầu giám định. Trờng hợp có tổn thất lớn và phức tạp dễ gây ra tranh chấp khi xác định mức độ tổn thất cần lấy mẫu hàng hoá (mẫu hàng tốt, mẫu hàng hỏng các loại). Tuỳ từng trờng hợp có thể lấy mẫu một lần hoặc nhiều lần có khoảng cách về thời gian thích hợp. Ngoài việc xác định mức độ thiệt hại các lọai hàng hoá còn phải xác định các loại phí tổn của hàng, chỉnh lý, sửa chữa và thay thế nếu cần trên cơ sở tính toán hợp lý.
Khi phân loại và xác định mức độ tổn thất cần chú ý: + Với trờng hợp thiếu số lợng:
- Xác định trên cơ sở (số liệu) ghi trong giấy đóng gói và hoá đơn bán hàng.
- Chỉ rõ kích cỡ, thể loại mặt hàng thiếu hụt so với giấy đóng gói.
- Xét khả năng đóng thiếu hàng hoặc đóng nhầm hàng từ kiện này sang kiện kia.
- Với các mặt hàng nh xe cộ, máy móc cần xét khả năng có những bộ phận ngời khách hàng không gửi kèm theo hàng hoá đó.
+ Với trờng hợp thiếu trọng lợng:
- Xác định thiếu hụt trên cơ sở giấy chứng nhận của ngời bán hoặc trọng l- ợng trung bình của mỗi kiện hàng tính theo số liệu ghi trên hoá đơn hay vận tải đơn.
- Hàng hoá có trọng lợng đồng đều hay có chênh lệch giữa các bao, kiện.
- Bao bì có trọng lợng đồng đều hay có chênh lệch giữa các thùng, kiện hàng của mỗi lô hàng.
- Kiểm tra cân và sử dụng đợc khi giám định. + Với trờng hợp hàng bị h hỏng:
- Xác định số lợng và trọng lợng của hàng hỏng.
- Xét tới giá trị sử dụng theo đúng thứ loại hàng và khả năng đa vào sử dụng việc khác.
- Hàng đợc thay thế bộ phận, chỉnh lý, sửa chữa theo yêu cầu của giám định viên sẽ đợc tính giảm giá sau khi chỉnh lý, thay thế bộ phận hoặc sửa chữa.
- Khi mức độ rủi ro của hàng hoá trong cùng một lô hàng có khác nhau thì định mức riêng cho từng loại và nếu cần lấy mẫu riêng của từng loại.
- Với các mặt hàng thiết bị máy móc, cần xét tới ảnh hởng của công suất và độ bền của hàng hóa.
- Xét tới trờng hợp của tổn thất bộ phận ảnh hởng tới toàn bộ cố máy.
- Có biện pháp tích cực khắc phục tình trạng xác định tỷ lệ giảm giá mỗi lần một khác ở các vụ có dạng tổn thất khác nhau.
- Phải có ý kiến tập thể lãnh đạo trớc khi thừa nhận tổn thất toàn bộ.
- Tỷ lệ giảm giá đợc xác định trên cơ sở giá trị còn lại của hàng hoá đã bị tổn thất (tỷ lệ giá bán hàng tổn thất và nguyên vẹn trên thị trờng). Các mặt hàng máy móc, thiết bị, ô tô thì chỉ xác định tổn thất thực tế.
* Xác định nguyên nhân tổn thất :
Xác định nguyên nhân tổn thất tức là xác định nguời chịu trách nhiệm gây ra tổn thất cho hàng hoá. Để xác địng đúng nguyên nhân gây ra tổn thất cần tìm hiểu, xem xét kĩ hiện trờng, thu thập đầy đủ chứng từ và nghi nhận đầy đủ các vấn đề liên quan ngay từ khi bắt đầu tới khi kết thúc giám định. Có thể xác định nguyên nhân tổn thất trên cơ sở sau:
- Tính chất hàng hoá và bao bì hàng hoá.
- Đặc điểm phơng tiện chuyên chở và hành trình của hàng hoá.
- Dạng tổn thất.
Khi kết luận không đợc vội vã, chủ quan và tuỳ tiện, thiếu cơ sở thực tiễn, thiếu khoa học. Cần hạn chế đến mức thấp nhất việc sử dụng những câu chữ chung chung, không qui đợc ssố trách nhiệm riêng lẻ của từng trờng hợp, gây khó khăn cho việc xem xét giải quyết sau này. Cần thiết phải chỉ rõ hỏng, mất mát. Nh vậy là do thiếu sót về phần bao bì hàng hoá, do kho tàng, bốc dỡ chuyên chở để có thể qui đợc phần trách nhiệm là do: Ngời bán hàng, nguời vận tải, kho hàng hay do chính ngời đợc bảo hiểm đã gây thiệt hại cho hàng hoá.