2. Quy trình giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng
2.3. Lập biên bản giám định
Sau khi đã giám định xong, giám định viên suy nghĩ và chắt lọc những chi tiết cơ bản để phản ánh toàn bộ những điều đã đợc chứng kiến tại hiện trờng vào một bản gọi là "Biên bản giám định". Biên bản giám định này là tài liệu chính để xét duyệt bồi thờng cho ngời đợc bảo hiểm và sử dụng để khiếu nại đòi bồi thờng đối với ngời thứ ba. Vì vậy, nội dung biên bản phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, rõ ràng, cụ thể. Các số liệu phải phù hợp với trạng thái và không mâu thuẫn khi đối chiếu với các tài liệu do chính nội dung biên bản dẫn chứng.
Với một số mặt hàng xuất nhập khẩu thờng xuyên và khi bị tổn thất thờng hay gặp ở những dạng giống nhau thì không cần thiết phải mô tả dài dòng. Nhng với những trờng hợp có tổn thất lớn, những trờng hợp liên quan đến nhiều tình tiết phức tạp thì cần đợc mô tả một cách đầy đủ và thật cụ thể để ngời giải quyết khiếu nại có thể thông qua biên bản mà có thể hình dung đợc nguyên nhân và mức độ tổn thất, thuận lợi cho việc quyết định bồi thờng hay từ chối trách nhiệm bồi thờng.
Vì vậy, ngoài yêu cầu trả lời đầy đủ những mục in sẵn trong biên bản giám định để có đợc số liệu và tình hình cụ thể về trạng thái hàng hoá, phơng tiện vận chuyển cũng nh các chặng đờng vận chuyển thì cần chú ý liên hệ tới các điểm sau đây:
- Tài liệu sử dụng để tham khảo, đối chiếu hoặc dẫn chứng
- Những phát hiện riêng của giám định viên trên cơ sở hiện vật ngoài hiện trờng để đi đến kết luận về mức độ thiệt hại và nguyên nhân gây ra tổn thất
- ý kiến của cán bộ chuyên môn về mặt hàng (chuyên viên, cán bộ kỹ thuật)
- Dẫn chứng bằng tài liệu kiểm nghiệm (chứng nhận, phân tích)
- Dẫn chứng bằng ảnh chụp ngoài hiện trờng.
Với những trờng hợp sử dụng kỹ thuật viên trong việc kiểm tra phẩm chất hàng hoá h hỏng tại phòng thí nghiệm hoặc qua kiểm tra chi tiết máy để xác định tổn thất, giám định viên có thể đa kết quả giám định vào nội dung biên bản giám
phân tích tỉ mỉ và phức tạp thì phải có riêng giấy chứng nhận kiểm nghiệm phẩm chất hoặc báo cáo kiểm tra kỹ thuật kèm theo biên bản. Trong mọi trờng hợp khi chỉ định cơ quan hoặc cá nhân làm công việc kiểm tra kỹ thuật, giám định viên pải chịu trách nhiệm theo dõi cho tới khi có đầy đủ những kết quả kiểm nghiệm hoặc kiểm tra hợp lý.
Trong quá trình giám định phải đề xuất ý kiến và hớng dẫn khách hàng thực hiện mọi biện pháp nhămg ngăn ngừa và hạn chế tổn thất. Đồng thời theo yêu cầu giám định, giám định viên có thể ghi thêm các chi phí và lao động đã thực hiện trong quá trình phục vụ giám định vào biên bản. Tuy nhiên, những ý kiến và các chi phí nói trên đợc thực hiện trong quá trình giám định cũng không có nghĩa là ngoừi bảo hiểm đợc chấp nhận tổn thất xẩy ra thuộc trách nhiệm của bảo hiểm và chấp nhận các chi phí phục vụ trên. Với những vụ tổn thất lớn, quan trọng và phức tạp cần phải có ý kiến của tập thể và lãnh đạo trớc khi lên biên bản giám định.