III. Hiện trạng ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu
3. Tình hình thực hiện họp đồng nhập khẩu của Công ty 1 Hiệu quả thực hiện hợp đồng.
3.1. Hiệu quả thực hiện hợp đồng.
Sau khi hợp đồng đợc ký kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng. đây là giai đoạn mà Công ty phải có kế hoạch cụ thể để thực hiện công việc, đồng thời để sử lý các sự cố xảy ra bất cứ lúc nào, để nhận hàng kịp thời tiến độ nh đã thoả thuận và đáp ứng tốt yêu cầu của thị trờng và khách hàng, bởi có nhiều hàng hoá có tính thời vụ, nếu không thực hiện tốt hợp đồng thì hàng hoá nhận về sẽ không đáp ứng cho thị trờng kịp thời và sẽ ảnh h ởng đến kết quả kinh doanh của Công ty.
Để đánh giá một hợp đồng thực hiện có hiệu quả hay không thể hiện gián tiếp qua một hệ thống chỉ tiêu gồm:
Về tốc độ thực hiện hợp đồng, đây là chỉ tiêu quan trọng, nó ảnh hởng đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trong hai năm hoạt động trong lĩnh vực th ơngmại quốc tế thì đây quả là một thời gian ngắn ngủi cho một Công ty kinh doanh quốc tế. Do vậy không thể tránh khỏi những sai sót khi thực hiện hợp đồng
nhập khẩu. Thời gian đầu mới tham gia kinh doanh XNK nên đã có mấy hợp đồng thực hiện không đúng tiến độ, th ờng bị lỗi trong khâu làm thủ tục nhận hàng nên hàng hoá nhận đ ợc thờng bị chậm lại, dẫn đến việc thiệt hại về tài chính đối với Công ty nh việc trả tiền lu bãi, tiền đi lại, có cả tiền phạt do không thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác đúng tiến độ nh đã thoả thuận.Nhng sau mấy tháng hoạt động Công ty đã rút kinh nghiệm và tiến hành cải cách cả về tổ chức và nghiệp vụ chuyên môn cho Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty, nên sau đó tốc độ thực hiện hợp đồng đã theo đúng tiến độ nh thoả thuận, từ đó đã tạo đợc niềm tin cho khách hàng và bạn hàng, tăng thêm phần tự tin vào việc kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty mình.
- Thời gian thực hiện hợp đồng:
Phần lớn số hợp đồng mà công ty đã ký và thực hiện kéo dài trong một khoảng thời gian ít nhất là hai tháng, bởi thời gian tính từ lúc ký hợp đồng đến lúc Công ty ra ngân hàng mở L/C. Sau một khoảng thời gian nhất định Công ty nhận đ ợc bộ chứng từ hàng hoá từ ngân hàng do đối tác gửi đến. Công ty đem bộ chứng từ này ra ngân hàng ký hậu để có thể đi nhận hàng khi có thông báo hàng về đến cảng quy định. Sau khi nhận đ ợc bộ chứng từ của ngân hàng, công ty phải kiểm tra kỹ lỡng các số liệu ghi trong bộ chứng từ và đặc biệt là vận đơn bộ thơng mại. Có nhiều trờng hợp bịlệch số nên ảnh hởng đến thời gian nhận hàng của Công ty, điều này cũng ảnh hởng đến hiệu quả việc thực hiện hợp đồng.
- Về số lợng thực hiện hợp đồng:
Trong cơ chế qủan lý kế hoạch hoá tập trung, chủ thể của các hợp đồng là hai Chính phủ hai nớc. Các đơn vị nhập khẩu thực chất chỉ thực hiện kế hoạch Nhà nớc giao về số lợng, qui cách chất lợng, vì vậy việc ký kết hợp đồng nh đã theo một khuôn mẫu sẵn và t ơng đối đơn giản. sau những thay đổi cơ bản của nền kinh tế, cho đến nay Nhà nớc cho phép các Công ty tự giao dịch với khách hàng để ký kết, thực hiện hợp đồng, không còn thụ động, trông chờ vào nhà nớc nh trớc kia nữa. Bằng sự nỗ lực của các thành viên trong Công ty, các bạn hàng trong nớc và ngoài nớc đã đến với Công ty tăng dần và số lợng hợp đồng ký kết đợc năm 2000 tăng hơn nhiều so với năm 1999.
Biểu 7: Số hợp đồng nhập khẩu đ ký kết đã ợc trong thời gian qua: Đơn vị tính: bản. Chỉ tiêu 1999 2000 Mức biến động 2000/1999 Số hợp đồng Tỷ lệ (%) Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 7 12 5 171,4 Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 24 42 18 175,0 Tổng số hợp đồng 31 54 23 174,2
Nhìn vào bảng trên ta thấy tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty là tốt. Nh ng tốc độ của hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tăng nhanh hơn tốc độ của hợp đồng nhập khẩu trực tiếp. Từ đó ta có thể nói rằng việc kinh doanh xuất nhập khẩu còn bị động, thiếu sự linh hoạt trong thực hiện kinh doanh XNK, còn phụ thuộc vào đơn đặt mua hàng của bạn hàng trong n ớc rất nhiều.
Số hợp đồng nhập khẩu của Công ty không chỉ tăng về số l ợng mà còn tăng vè giá trị. Điều này khẳng định những cố gắng trong Công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu với những uy tín ngày càng cao của bạn hàng trong nớc và khách hàng nớc ngoài. Phần lớn các hợp đồng NK của Công ty th ờng có giá trị từ vài nghìn USD. Những hợp đồng với giá trị khoảng trên 100.000USD đ ợc coi là những hợp đồng có giá trị, doanh thu lớn. Ta có thể theo dõi điều này qua bảng số liệu sau
Biểu 8: Một số hợp đồng có giá trị lớn đ đã ợc ký kết trong thời gian qua:
ĐVT: USD
Năm Số HĐ Tên đơn vị giao dịch Giá trị HĐ NK
1999
04 Dow Chernical Pacific Pte. LTD 32.592
09 Golden Wheat 68.742
15 To To Ltd 35.057
2000
08 Hunts man ICI Holland B.V 40.428
12 Kanematsu Corp 82.454
24 Asia Pulp and Paper Co., Ltd 120.312
28 Dae Seung International 98.764
31 To To Ltd 174.432
Về kết quả thực hiện hợp đồng so với ký kết: đây là chỉ tiêu phản ánh hiệu qủa việc thực hiện hợp đồng, nó ảnh h ởng lớn đến
việc kinh doanh XNK của Công ty. Kết quả của việc thực hiện hợp đồng chịu sự ảnh hởng của nhiều nhân tố nh sự biến động của thị tr- ờng, đối tác và năng lực của cán bộ công nhân viên.... Việc thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu là vấn đề đáng quan tâm và cần l u ý đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Biểu 9: kết quả việc thực hiện so với ký kết hợp đồng nhập khẩu của VITACO năm 2000.
ĐVT: USD TT Nớc Nhập khẩu Mức độ biến động KT/TH Ký kết Thực hiện Số tiền Tỷ lệ (%) 1 Nhật Bản 234.018 242.864 8.846 103,78 2 Singapore 178.942 185.752 6.810 103,80 3 Đài Loan 212.854 178.432 -34.422 83,83 4 Hồng Kông 109.675 123.654 13.979 112,75 5 Thái Lan 136.010 119.740 -16.270 88,04 6 Hàn Quốc 114.452 106.420 -8.032 92,98 7 Mỹ 97.567 86.412 -11.155 88,57 8 Trung Quốc 90.746 84.712 -6.034 93,35 9 Indonesia 78.458 76.546 -1.912 97,56 10 Hà Lan 62.105 61.242 -863 98,61 11 Malaysia 50.076 54.678 4.602 109,19 12 Tổng cộng 1.364.903 1.320.452 -44.451 96,74
Qua số liệu ở bảng 9 ta biết đợc tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty trong năm 2000 ch a đợc tốt. Tổng kim nghạch ký kết là 1.364.903 USD nhng thực hiện đợc 1.320.452 USD, nh thế là âm 44.451 USD, chỉ đạt 96,74% so với ký kết. Nh ng ở thị trờng có quan hệ buôn bán thờng xuyên thì lại đạt kết quả ao nhu Nhật Bản, Singapore, Hồng Kông... Điều đó chứng tỏ việc buôn bán với một số bạn hàng quen là tốt và nên duy trì những mối quan hệ này, bên cạnh đó cũng phải mở rộng thị tr ờng kinh doanh để khai thác triệt để khả năng sinh lợi...
Chỉ tiêu về lợi nhuận và hoa hồng uỷ thác: Chỉ tiêu này là chỉ tiêu tổng hợp, phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Vì vạy việc thực hiện hợp đồng không tốt sẽ làm giảm lợi nhuận nên đây là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả việc thực hiện hợp đồng.
Lợi nhuận kế toán = Tổng doanh thu Chi phí kế toán.– Lợi nhuận kinh tế = Tổng doanh thu Chi phí kinh tế.–
Chi phí kinh tế = Chi phí kế toán Chi phí tiềm ẩn Chi phí cơ– – hội.
Chỉ tiêu tỷ suất doanh lợi nhập khẩu: Phản ánh kết quả tài chính của hoạt động nhập khẩu thông qua việc đánh giá kết quả thu đợc từ một đồng chi phí thực tế bỏ ra. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng ảnh hởng lớn đến chỉ tiêu này, qua đây chúng ta cũng có thể biết đợc phần nào về việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Dn =
Cn Ln
x 100%.
Trong đó:
Dn: Tỉ suất doanh lợi nhập khẩu Ln: Lợi nhuận về bán hàng NK
Cn: Tổng chi phí nhập khẩu bằng ngoại tệ đ ợc chuyển đổi theo đồng Việt nam công bố của ngân hàng nhà n ớc.
Trong thời gian qua Công ty dùng chỉ tiêu này để đánh giá hiệu quả việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK.
VD: trong hợp đồng số: 99 NC 148 076 ngày 18 tháng 4 năm– 2000, tổng chi phí lô hàng NK đ ợc chuyển đổi theo đồng Việt nam, thời điểm bấy giờ là 248 triệu đồng, lợi nhuận về bán hàng NK là 62 triệu đồng. Từ số liệu này ta có thể tính đựơc tỷ suất doanh lợi Nk của lô hàng này:
Dn = 100 100
62 ì % = 0,25%.
3.2. Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty họp và bàn bạc phơng án thực hiện tốt hợp đồng, hạn chế tối thiểu các tổn thất có thể xảy ra. Từ đó lần l ợt thực hiện các công việc cụ thể để hoàn thành hợp đồng với kết quả cao nhất trong thời gian ngắn nhất. Những công việc sau khi ký kết Công ty phải làm nh sau:
* Xin giấy phép nhập khẩu đối với từng lô hàng tại Phòng cấp giấy phép Hà Nội - Bộ Thơng Mại. Hồ sơ xuất trình khi xin giấy phép bao gồm: hợp đồng, phiếu hạn nghạch( nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn nghạch), hợp đồng uỷ thác nhập khẩu( nếu là nhập khẩu uỷ thác).
Trong các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty ký kết có áp dụng phơng thức thanh toán bằng th tín dụng(L/C) thì thủ tục mở L/C bao gồm: giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu, một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ, một Uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí kèm theo bản sao hợp đồng và hai Uỷ nhiệm chi do đích thân Giám đốc ký.
* Làm thủ tục Hải quan:
Khi có thông báo hàng về đến cảng nh thời gian đã quy định theo hợp đồng, thì Công ty phải tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng. Theo quyết dịnh số 383/1998/TCHQ/QĐ ngày 17-11- 1998 quy định 04 bớc chủ yếu nh sau: