* Phỏt hành L/C nhập khẩu:
- Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ mở LC:
Bộ phận Tớn dụng (Bộ phận kinh doanh hay khỏch hàng) tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C từ khỏch hàng đối với cỏc nguồn vốn thanh toỏn: Vốn tự cú ký quỹ dưới 100%, Vốn vay theo mún hoặc bảo lónh, Nguồn vốn khỏc (Vốn hỗn hợp, vốn đối ứng, vốn bảo lónh của bờn thứ ba). Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ xin mở LC: từ khỏch hàng ký quỹ 100%, từ bộ phận Tớn dụng đối với cỏc nguồn vốn nờu trờn.
Thanh toỏn viờn kiểm tra nội dung Yờu cầu mở LC. Nếu nội dung khụng rừ ràng, cỏc điều kiện, chỉ thị cú sự mõu thuẫn, thanh toỏn viờn hướng dẫn và yờu cầu khỏch hàng hoàn chỉnh bổ sung trước khi phỏt hành L/C. Thư yờu cầu phỏt hành L/C phải cú đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của Kế toỏn trưởng nếu cú. Mọi sửa chữa trờn Thư yờu cầu phỏt hành L/C phải cú chữ ký xỏc nhận của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền yờu cầu phỏt hành L/C. Thanh toỏn viờn khụng tự động sửa chữa hoặc bổ sung cỏc chi tiết thay khỏch hàng.
- Bước 2: Duyệt hồ sơ mở LC:
Thanh toỏn viờn lập “Tờ trỡnh duyệt mở L/C” đối với hồ sơ mở L/C ký quỹ 100% bằn vốn tự cú. Cỏn bộ tớn dụng lập “Tờ trỡnh duyệt mở L/C” đối với cỏc trường hợp khỏc. Tựy theo điều kiện cụ thể tại cỏc đơn vị chi nhỏnh, thanh toỏn viờn cú thể lập “Tờ trỡnh duyệt mở L/C” đối với cỏc khỏch hàng đó cú hạn mức bảo lónh và tớn dụng thường xuyờn.
Kiểm soỏt viờn duyệt kiểm soỏt bộ hồ sơ cựng “Trỡnh duyệt mở L/C” và chuyển cho Ban Giỏm đốc đơn vị thành viờn phờ duyệt.
Giỏm đốc ký duyệt hồ sơ mở L/C nếu đồng ý. Nếu hạn mức liờn quan đến L/ C vượt quỏ thẩm quyền của Giỏm đốc, hồ sơ được chuyển qua phũng Tỏi thẩm định chờ duyệt.
- Bước 3: Nhập liệu phỏt hành LC thụng thường
Khi hồ sơ mở L/C đó được duyệt, nếu khỏch hàng chưa cú tài khoản ký quỹ thỡ thanh toỏn viờn tiến hành mở tài khoản ký quỹ và tài khoản thanh toỏn cho khỏch hàng, tiến hành nhập thụng tin mở L/C trờn T24: Thụng tin về điện, ký quỹ và thu phớ. In bản thảo điện MT700 và kiểm tra lại
- Bước 4: Duyệt cấp 1
Cỏc thụng tin hợp lệ: Kiểm soỏt viờn kiểm tra cỏc thụng tin khớp đỳng hồ sơ mở L/C: Cỏc bỳt toỏn đợi duyệt , Điện SWIFT MT700 (MT740 nếu cú), Cỏc cảnh bỏo của hệ thống: thấu chi, thiếu trường… , Ký duyệt cỏc chứng từ, Duyệt cấp 1 bản ghi mở L/C. Giỏm đốc căn cứ trờn hồ sơ mở L/C do kiểm soỏt viờn chuyển tới, Giỏm đốc chi nhỏnh hoặc người phụ trỏch được ủy quyền ký duyệt điện MT700. Thanh toỏn viờn gửi điện đó ký duyệt cho khỏch hàng.
Cỏc thụng tin khụng hợp lệ: nếu cú sai sút, kiểm soỏt viờn thụng bỏo cho thanh toỏn viờn để sửa chữa.
- Bước 5: Duyệt cấp 2
Trung tõm thanh toỏn nhận hồ sơ L/C liờn quan đến nội dung điện và hạn mức nếu cú gửi lờn bởi chi nhỏnh (qua fax…), phụ trỏch trung tõm thanh toỏn thực hiện duyệt điện trờn menu quy định.
- Bước 6: Phõn phối chứng từ
Sau khi trung tõm thanh toỏn duyệt điện cấp 2, thanh toỏn viờn tiến hành in và lưu chứng từ cho khỏch hàng, tại đơn vị, tại trung tõm thanh toỏn.
* Sửa đổi, hủy L/C nhập khẩu:
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ mở sửa đổi, hủy LC
Bộ phận Tớn dụng (Bộ phận kinh doanh hay khỏch hàng) tiếp nhận hồ sơ sửa đổi tăng giỏ trị L/C từ khỏch hàng đối với cỏc nguồn vốn thanh toỏn: Vốn tự cú ký quỹ dưới 100%, Vốn vay theo mún hoặc bảo lónh, Nguồn vốn khỏc (Vốn hỗn hợp, vốn đối ứng, vốn bảo lónh của bờn thứ ba. Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ sửa đổi, hủy L/C đối với cỏc trường hợp sửa đổi cũn lại.
- Bước 2: Nhập liệu sửa đổi, hủy L/C thụng thường
Kiểm soỏt viờn duyệt kiểm soỏt hồ sơ sửa đổi, hủy L/C và chuyển cho Ban Giỏm đốc đơn vị thành viờn phờ duyệt.
Giỏm đốc ký duyệt hồ sơ sửa đổi, hủy LC nếu đồng ý. - Bước 3: Nhập liệu sửa đổi, hủy LC thụng thường
Thanh toỏn viờn nhập thụng tin sửa đổi, hủy LC trờn T24 . Sửa đổi, hủy khụng yờu cầu sự đồng ý của người hưởng: chỉ thực hiện khi cú giấy tờ chỉ rừ yờu cầu sửa đổi của người hưởng. Sửa đổi, hủy cú yờu cầu sự đồng ý của người hưởng: chỉ nhập Gửi điện yờu cầu sửa đổi, khụng sửa đổi bản ghi L/C trờn hệ thống, thu phớ, ký quỹ (nếu cú), in bản thảo điện MT707 và kiểm tra lại.
- Bước 4: Duyệt cấp 1
Kiểm soỏt viờn kiểm tra thụng tin sửa đổi, hủy và cỏc bỳt toỏn chưa duyệt, nếu cú sai sút, kiểm soỏt viờn thụng bỏo cho thanh toỏn viờn để sửa chữa., duyệt cấp 1 bản ghi sửa đổi, hủy L/C. Giỏm đốc ký duyệt điện in MT707. Thanh toỏn viờn gửi điện đó ký duyệt cho khỏch hàng.
Trung tõm thanh toỏn nhận hồ sơ sửa đổi, hủy L/C liờn quan đến nội dung điện và hạn mức nếu cú gửi lờn bởi chi nhỏnh (qua fax,..). Phụ trỏch trung tõm thanh toỏn thực hiện duyệt điện trờn Menu quy định.
- Bước 6: Phõn phối chứng từ
Sau khi trung tõm thanh toỏn duyệt điện cấp 2, thanh toỏn viờn tiến hành in và lưu điện: Gửi khỏch hàng, Lưu tại đơn vị, Lưu tại trung tõm thanh toỏn.
* Thanh toỏn L/C nhập khẩu:
- Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Thanh toỏn viờn nhận được bộ chứng từ cựng Thư đũi tiền từ nước ngoài gửi về, thanh toỏn viờn đúng dấu “RECEIVED” ghi ngày giờ nhận lờn chứng từ. Trong vũng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ, SeABank phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ. Sau đú, thanh toỏn viờn kiểm tra chứng từ và lập Phiếu kiểm tra chứng từ, chuyển toàn bộ hồ sơ cựng Phiếu kiểm chứng từ cho kiểm soỏt viờn.
- Bước 2: Duyệt kiểm tra chứng từ
Kiểm soỏt viờn duyệt Phiếu kiểm tra chứng từ. - Bước 3: Đăng ký chứng từ
Thanh toỏn viờn nhập liệu đăng ký chứng từ vào hệ thống.
Kiểm soỏt viờn duyệt đăng ký chứng từ trờn hệ thống căn cứ trờn quyết định thanh toỏn hay khụng thanh toỏn của giỏm đốc/trung tõm thanh toỏn.
Đối với bộ chứng từ khụng cú sai sút thỡ in Giấy thụng bỏo chứng từ hàng nhập gửi khỏch hàng. Đối với bộ chứng từ cú sai sút thỡ in Thụng bỏo chứng từ hàng nhập cú sai sút, yờu cầu khỏch hàng trả lời trong vũng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thụng bỏo của ngõn hàng.
Kiểm soỏt viờn ký nhỏy lờn giấy thụng bỏo chứng từ hàng nhập. Giỏm đốc phờ duyệt Giấy thụng bỏo chứng từ hàng nhập.
Thanh toỏn viờn gửi cho khỏch hàng giấy thụng bỏo trờn kốm bộ chứng từ, gửi giấy thụng bỏo trờn cho bộ phận tớn dụng nếu cú vay.
- Bước 4: Thanh toỏn hoặc từ chối thanh toỏn
Đối với bộ chứng từ khụng cú sai sút: Thanh toỏn viờn hạch toỏn tiền thanh toỏn L/C, hạch toỏn thu phớ và ngoại bảng, lập điện thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn vào ngày đỏo hạn, trỡnh cho kiểm soỏt hoặc phụ trỏch phũng duyệt, chuyển toàn bộ hồ sơ cho kiểm soỏt viờn. Sau đú thanh toỏn viờn trỡnh giỏm đốc ký hậu vận đơn và thực hiện bàn giao chứng từ cho khỏch hàng. Đối với bộ chứng từ cú sai sút: Thanh toỏn viờn lập điện thụng bỏo chứng từ sai sút và từ chối thanh toỏn gửi ngõn hàng nước ngoài ghi rừ ‘Chỳng tụi đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của cỏc ụng’. Nếu khỏch hàng chấp nhận sai sút và đồng ý thanh toỏn thỡ thực hiện như đối với bộ chứng từ khụng cú sai sút. Nếu khỏch hàng từ chối, thực hiện tra soỏt với ngõn hàng đại lý. Trong vũng 05 ngày khụng cú phản hồi của ngõn hàng nước ngoài thỡ tiến hành trả lại chứng từ cho ngõn hàng nước ngoài.
- Bước 5: Duyệt cấp 1
Kiểm soỏt viờn duyệt điện thanh toỏn hoặc từ chối tạo ở bước 2 trờn hệ thống, ký duyệt chứng từ xuất trỡnh ở bước 2.
- Bước 6: Duyệt cấp 2
Trung tõm thanh toỏn duyệt cấp 2 và đẩy điện thanh toỏn hoặc từ chối ra khỏi hệ thống.
Thanh toỏn viờn gửi khỏch hàng, lưu tại chi nhỏnh, lưu tại trung tõm thanh toỏn.
- Bước 8: Tất toỏn (nếu khụng thanh toỏn LC)
Nếu khỏch hàng khụng thanh toỏn, thanh toỏn viờn tiến hành: hạch toỏn ngoại bảng, hạch toỏn giải tỏa ký quỹ, hạch toỏn thu phớ. Kiểm soỏt viờn duyệt tất toỏn L/C trờn hệ thống