II- Thực trạng qui trình nhập khẩu máy móc thiết bị tại Công ty xuất nhập
4- Ký kết hợp đồng nhập khẩu
5.1- Mở th tín dụngL/C
Trong hợp đồng nhập khẩu, Công ty và đối tác nớc ngoài đã thoả thuận mở L/C tại các ngân hàng nào thì sau khi ký hợp đồng Công ty chuẩn bị các giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đó để làm thủ tục mở L/C. Các ngân hàng Coalimex thờng mở L/C là Viêtcombank, Ngân hàng công thơng chi nhánh II Hai Bà Trng.
Với trờng hợp nhập khẩu uỷ thác, bên uỷ thác ( thờng là các công ty mỏ thuộc Tổng công ty than ) căn cứ vào nội dung của hợp đồng nhập khẩu sẽ chuyển tiền ký quỹ vào tài khoản của Công ty để cán bộ phòng nhập khẩu làm thủ tục mở L/C. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị, Công ty đều mở L/C không huỷ ngang. Và Công ty thờng phải ký quỹ từ 10 - 20% giá trị hợp đồng. Sau khi L/C đợc đối tác nớc ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng Công ty sẽ nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá từ ngời bán thông qua ngân hàng mở L/C. Bộ chứng từ này chính là cơ sở để Công ty tiến hành các bớc tiếp theo nh làm thủ tục hải quan, nhận hàng...Thông thờng bộ chứng từ này đợc gửi đến ngân hàng mở L/C, ngân hàng mở L/C tiến hành kiểm tra. Nếu bộ chứng từ khớp với hợp đồng nhập khẩu và L/C thì ngân hàng sẽ gửi cho Công ty một hối phiếu để Công ty ký chấp nhận trả tiền cho bên bán. Nếu bộ chứng từ có sai sót với hợp đồng nhập khẩu và L/C thì ngân hàng sẽ gửi cho Công ty một bản liệt kê những sai sót đó, nếu Công ty chấp nhận những sai sót này thì sẽ đồng ý để ngân hàng trả tiền cho bên bán. Nếu
không thì ngân hàng sẽ không thanh toán cho bên bán, mà gửi trả bộ chứng từ cho ngân hàng bên bán để họ sửa lại.
5.2- Thuê phơng tiện vận tải
Đối với mặt hàng máy móc, thiết bị kể cả trong ngành cũng nh ngoài ngành, Công ty thờng nhập khẩu theo giá CIF, do đó nghĩa vụ thuê tầu thuộc về bên đối tác nớc ngoài.
Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp Công ty nhập khẩu theo giá FOB. Những trờng hợp này thờng là do nếu nhập khẩu theo giá CIF sẽ cao hơn rất nhiều so với việc nhập khẩu theo giá FOB, do đó Công ty đã chấp nhận mua theo giá FOB tức là Công ty phải có nghĩa vụ thuê tàu để chở hàng nhập khẩu.
Việc thuê tàu, lu cớc đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trờng thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Do đó Công ty thờng uỷ thác việc thuê tàu và lu cớc cho một công ty hàng hải nào đó thông qua hợp đồng uỷ thác. Một số công ty hàng hải mà công ty có quan hệ giao dịch đó là : Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty Đại lý tàu biển (VOSA) và các hãng vận tải nớc ngoài có đại lý ở Việt Nam.