II, Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu ở Công ty xuất nhập khẩu Thanh
2.Tăng cờng công tác nghiên cứu và mở rộng thị trờng.
Phát triển và mở rông thị trờng là mục tiêu quan trọng để giúp cho Công ty có thể tồn tại và chiến thắng trong cạnh tranh. Có mở rộng và phát triển thị tr- ờng thì mới tăng đợc khối lợng thu mua, mới thu mua đợc nguồn hàng đạt chất lợng theo yêu cầu của khách hàng, mới duy trì đợc mối quan hệ thờng xuyên với khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong thời gian vừa qua Công ty cha thực sự chú ý tới công tác nghiên cứu thị trờng và mở rộng thị trờng. Đây là một thiếu sót trong hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung và công tác thu mua tạo nguồn hàng nói riêng. Vì vây, trong thời gian tới Công ty nên chú trọng hơn tới hoạt động này vì nó có ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại và phát triển của Công ty.
Công ty cần phát triển thị trờng theo các hình thức sau:
-Phát triển các dạng khách hàng: Cả khách hàng bán buôn và bán lẻ, cả đại lý thu mua và trung gian, cả khách hàng mới lẫn khách hàng truyền thống. Chìa khoá để thu hút khách hàng là là thảo mãn chuỗi nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lòng qua công tác thu mua mà cụ thể là thông qua các hình thức thu mua cũng nh phơng thức thanh toán thuận tiện nhất cho khách hàng và cũng có lợi cho Công ty nh mua khối lợng lớn hoặc nhỏ tuỳ vào khối lơng của khách hàng, thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc đổi hàng tuỳ theo yêu cầu của khách hàng ...
-Thực hiện đa dạng hoá các hình thức thu mua. Với việc đa dạng hoá các hình thức thu mua Công ty không chỉ thu mua nhiều loại sản phẩm khác nhau mà còn tham gia vào nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau nh trao đổi hàng... -Thực chất của đa dạng hoá các loại hình thu mua chính là hình thức kết hợp phát triển thị trờng ở tất cả các loại sản phẩm (dạng tinh, dạng thô, đã qua chọn lọc đóng gói...) trên các vùng địa lý khác nhau.
Để thực hiện tốt công tác phát triển thị trờng cũng nh mở rông thị trờng Công ty cần thực hiện những điều sau:
2.1. Công tác tổ chức thu thập thông tin.
2.1.1.Vai trò
Thông tin có vai trò rất quan trọng trong quản lý kinh tế. Nó giúp cho các nhà quản lý có quyết định tối u để điều hang hoạt động kinh doanh của Công ty. Vai trò của nó thể hiện:
-Thông tin về những thay đổi có thể xảy ra bên trong và bên ngoài Công ty sẽ giúp cho việc thay đổi những chi tiết trong phơng án kinh doanh giúp cho nó có tính khả thi và hiệu quả cao hơn.
-Thông tin để ổn định quy trình kinh tế kỹ thuật, tìm mũi nhọn kinh tế, xác định phơng án kinh doanh.
-Thông tin để xác định các quyết định quản lý kinh tế thích hợp với sự thay đổi với môi trờng kinh doanh.
-Thông tin là thớc đo tiến bộ khoa học kỹ thuật, tiến trình phát triển sản xuất kinh doanh và trình độ của cán bộ công nhân viên.
2.1.2.Những loại thông tin cần thiết với hoạt động kinh doanh của Công ty.
Đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty xuất nhập khẩu Thanh Hà nói riêng thông tin trở nên vô cùng cần thiết, các thông tin đó là:
-Thị trờng có triển vọng nhất đối với việc xuất khẩu các mặt hàng nông lâm sản cùng với các điều kiện về số lơng, chất lợng và giá cả... Cắt bớt các thị trờng kém hấp dẫn để tìm kiếm thị trờng mục tiêu.
-Tình hình sản xuất, đầu t áp dụng công nghệ mới cũng nh trình độ tổ chức quản lý các phơng thức, điều kiện mua bán, chiến lợc kinh doanh của bạn hàng. -Biến động chính trị, kinh tế, xã hội của các nớc là thị trờng hoặc đối thủ cạnh tranh có sự ảnh hởng tới sự vận động của thị trờng: Cung, cầu, giá cả các mặt hàng mà Công ty quan tâm
-Chính sách hải quan, thuế xuất nhập khẩu, chế độ quản lý ngoại thơng của Nhà nớc.
Những thị trờng này sẽ giúp cho Công ty có thể thiết lập đợc kề hoach sản xuất, chiến lợc kinh doanh, lựa chọn đối tác và thị trờng thích hợp với việc xuất khẩu của mình.
Trong công tác nghiên cứu và mở rộng thị trờng thông tin có vai trò hết sức quan trọng, khả năng thu thập và chiếm giữ thông tin giúp Công ty có đợc một lợi thế lớn trong cạnh tranh. Đây là một tài sản mà không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có đợc. Nó giúp Công ty luôn nắm đợc tình hình thị trờng, l- ợng cung cầu, giá cả và sự biến động của giá cả hàng hoá để đa ra các chiến lợc kinh doanh phù hợp, lợi dụng đợc thời cơ kinh doanh, hạn chế đợc những rủi ro của thị trờng và có đợc hiệu quả kinh tế cao.
2.1.3.Nguồn thị trờng và các phơng pháp thu thập.
Để có đợc các thông tin, Công ty cần phải đào tạo đợc đội ngũ cán bộ thị tr- ờng có nghiệp vụ, có khả năng phân tích và chọn lọc các thông tin thu đợc từ nhiều nguồn khác nhau trong đời sống kinh tế , chính trị, xã hội...
Công ty phải cử cán bộ có nghiệp vụ tiếp xúc với các bạn hàng có liên quan tới Công ty, cử các đoàn khảo sất sang thị trờng nớc ngoài, tham gia các cuộc triển lãm, hội chợ, các hội nghị chuyên đề. Ngoài ra Công ty còn có thể thu thập thị trờng thông qua các đại diện của các bạn hàng hoặc cũng có thể thu thập thị
trờng thông qua đài, báo, truyền hình hoặc các báo cáo của Nhà nớc về các nguồn hàng doanh nghiệp kinh doanh.
* Ph ơng pháp thu thập thị tr ờng : có hai hơng pháp
-Cử cán bộ đến thị trờng quan sát trực tiếp, tiến hành tìm hiểu cũng nh phỏng vấn những ngời liên quan để thu thập thông tin sau đó tiến hành xử lý các thị tr- ờng nạy
-Tiến hành thu thập các thị trờng thứ cấp đã qua xử lý thông qua các thị trờng trong các báo cáo của Nhà nớc, các tổ chức kinh tế ... phơng pháp này có thể tiến hành ngay tại Công ty.
2.2.Các bớc xử lý thông tin.
Có đợc thông tin là cha đủ mà còn cần phải biết xử lý thông tin mới có đợc các quyết định chính xác về thị trờng, bạn hàng. Xử lý thị trờng phải trả lời đợc câu hỏi về thị trờng bạn hàng, nhu cầu, giá cả, số lợng, phơng thức giao dịch, phơng thức thanh toán cũng nh các điều kiện và cơ sở giao hàng.
Xử ly thông tin gồm hai bơc.
2.2.1.Bớc1: Giới hạn điều tra.
Nó bao gồm các vấn đề liên qua tới hoạt động kinh doanh của Công ty. Khả năng cung cấp hàng hoá của các bạn hàng trên thị trờng (ví dụ nh thị tr- ờng Nghệ An sẽ cung cấp đợc khoảng 40% giá trị lạc nhân xuất khẩu của Công ty)
Phong tục tập quán và đặc điểm văn hoá xã hội của từng thị trờng Qua điều tra có thể đánh giá sơ bộ để lựa chọn thị trờng và ngời cung cấp.
2.2.2.Bớc: So sánh thị trờng.
những thị trờng và bạn hàng kém hấp dẫn, sắp xếp các thị trờng đã lựa chọn theo cấp bậc u tiên sau đó tìm ra thị trờng và ngời cung cấp thoả mãn các điều kiện đặt ra của Công ty.
Trong quá trình này Công ty nên quan tâm nhiều tới các điều kiện tài chinh, khả năng tiêu thụ, uy tín, địa vị trên thị trờng, thái độ chính trị,... so sánh và rút ra Quyết định về đặt mối quan hệ với thị trờng, với khách hàng nào.
Với tình hình hiện tại của Công ty thì nên đầu t cho công tác thu thập và xử lý thông tin một cách hợp lý nhất. Đặc biệt hiện nay Công ty cần đầu t cho ph- ơng tiện thu thập và xử lý thông tin. Cụ thể là Công ty cần đầu t nâng cấp hệ thống máy tính cũng nh phơng tiện đi lại cho bộ phận thị trờng…
3.Các biện pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác thu mua nguồn hàng cho xuất khẩu .
Để công tác thu mua có hiệu quả Công ty phải cụ thể hoá các biện pháp nhằm thực hiện tốt công tác đó. Theo theo trình tự để đạt hiệu quả cao hơn trong điều kiện hiện nay Công ty cần đổi mới các vấn đề sau.
*áp dụng các hình thức thu mua đa dạng có khả năng đáp ứng yêu cầu của từng trờng hợp cụ thể một cách tốt nhất. Nếu không áp dụng biện pháp trên thì sẽ không nắm đợc nguồn hàng, hoặc ít ra cũng không tận dụng đợc những cơ hội tốt. Khi đó giá cả nguồn hàng sẽ không có lợi nếu không nói là không hợp lý.
Công ty nên áp dụng các hình thức mua hàng sau:
-Mua gom bằng tiền mặt không cần ký kết hợp đồng mua bán từ các ngời bán hàng theo hình thức mua đứt bán đoạn.
-Mua hàng bằng hình thức ký kết hợp đồng kinh tế với những đơn vị sản xuất, t thơng có hàng xuất khẩu, đợc phép kinh doanh và thanh toán qua ngân hàng.
-Đầu t vốn cho những đơn vị sản xuất, bao mua sản phẩm. Hình thức này nên áp dụng với những nguồn hàng có mối quan hệ kinh doanh thờng xuyên của Công ty. Nhng điều kiện phải thu hồi vốn nhanh và có hiệu quả.
-Trao đổi hàng trên nguyên tắc lấy đồng tiền làm thớc đo giá trị. Hình thức này cho phép đáp ứng nhu cầu về hàng hoá cho cả hai bên.
-Ký quỹ để bao mua sản phẩm . Đây là việc đặt cọc cho ngời sản xuất trong việc tiêu thụ sản phẩm .
* Thống nhất giữa khâu mua hàng và khâu bán hàng bằng cách chuyên môn hoá mặt hàng kinh doanh cho cán bộ hoặc nhóm phụ trách. Việc chuyên môn hoá mặt hàng sẽ đảm bảo cho cán bộ kỹ thuật am hiểu về chất lợng hàng hoá, thị trờng mua, khách hàng, giá cả... Việc chuyên môn hoá từng ngành nguồn hàng sẽ tạo thuận lợi cho khâu lập kế hoạch và hạch toán lỗ lãi với phơng châm mua với giá cả hợp lý, chi phí thấp và giá cả trên thị trờng thế giới cao để đạt đ- ợc mục đích cuối cùng của kinh doanh là lợi nhuận.
*Tổ chức và sử dụng mạng lới thu mua hàng hoá đến tận các nguồn hàng. Nguồn hàng xuất khẩu do nhiều đơn vị sản xuất, sản phẩm phụ thuộc vào điều kiện sản xuất cụ thể của nó nên thờng phân tán trôi nổi trên thị trờng và không đồng bộ. Vì vậy, mạng lới thu mua cần đợc tổ chức hợp lý kịp thời theo nguyên tắc bám chân hàng.
Mạng lới thu mua không nên cố định nh trớc đây, mà nên thay đổi theo điều kiện không gian và thời gian đặc biệt phải chú ý tới tính thời sự của nó.
Hơn nữa thông phải thông qua các tổ chức ngoại thơng ở tỉnh, huyện,... việc sử dụng cán bộ thu mua phải hết sức linh hoạt.
*Cần phải sử dụng mạng lới t thơng làm khâu trung gian để thu mua nguồn hàng xuất khẩu. Cụ thể Công ty nên ký kết hợp đồng bao mua với t thơng, tuỳ từng trờng hợp cụ thể nên quy định về chất lơng, chủng loại, giá cả, bao bì, thời
tự tổ chức thu mua hàng hoá. Cách làm này giúp cho Công ty không bỏ sót những lô hàng đơn lẻ, tranh thủ tận dụng đợc kinh nghiệm của t thơng trong khâu mua hàng.
*Trong cơ chế thị trờng nguồn hàng trôi nổi trên thị trờng rất nhiều. Do vậy, muốn khai thác tốt nguồn hàng này Công ty phải tổ chức mạng lới thông tin sâu rộng, ban hành chế độ thởng phạt kinh tế cho những ngời mối lái, giới thiệu hàng. Khi thu mua những nguồn hàng trôi nổi trên thị trờng thờng giá mua thấp vì gặp những ngời muốn bán nhng cha tìm đợc ngời mua. Nguồn hàng này thực tế mang lại cho Công ty lợi nhuận không nhỏ giúp cho việc hoàn thành kế hoạch.