VI. Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tại doanh nghiệp
2. Chức năng và nhiệm vụ
bị y tế Hà Nội (HAPHARCO).
Là doanh nghiệp nhà nước 100% vốn ngân sách nhà nước, được hạch toán kinh tế độc lập dưới sự lãnh đạo chuyên môn của sở Y tế Hà Nội và lãnh đạo chính quyền của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.
a. Nhiệm vụ : Công ty cung cấp, phân phối và kinh doanh dược
phẩm và thiết bị Y tế dưới dạng nguyên liệu thành phẩm cho các cơ sở sản xuất thuốc hay mạng lưới bán buôn và bán lẻ để phục
vụ nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân trong thành phố Hà Nội. Đảm bảo nhu cầu của lãnh đạo Hà Nội về diệt trừ tận gốc mọi dịch bệnh phát sinh tại địa bàn hoạt động. Kinh doanh và kinh doanh có lãi các mặt hàng thuốc, thiết bị Y tế liên tục giám sát kiểm nhiệm các loại thuốc trên địa bàn Hà Nội.
b. Chức năng: Được quyền tổ chức mạng lưới kinh doanh bán buôn
bán lẻ các mặt hàng thuốc thiết bị Y tế trên điạ bàn thành phố Hà Nội với danh nghĩa là nhà phân phối độc quyền, đại lý, pha chế theo đơn, gia công sản xuất và bào chế đóng gói thuốc, xuất nhập khẩu các mặt hàng thuốc, dược liệu mỹ phẩm và thiết bị Y tế, được phép liên doanh liên kết với các đơn vị, cá nhân tổ chức trong và ngoài nước để kinh doanh và sản xuất thuốc.
Công ty dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội đã được cấp giấy phép xuất nhập khẩu số 2051034 ngày 23 tháng 03 năm 1993 để trực tiếp xuất nhập khẩu với nước ngoài với hạn ngạch 5 triệu USD/ năm.
Sơ đồ hoạt động kinh doanh của Công ty
3. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội.
Chức năng của từng vị trí trong hệ thống
a. Giám đốc: Là Dược sỹ đại học được sở Y tế và Uỷ ban Nhân
dân Thành phố uỷ nhiệm theo quyết định trên cơ sở xem xét năng lực trong quá trình công tác cùng ý kiến của cán bộ công nhân viên chức lao động.
Giám đốc là người thay mặt nhà nước quản lý vốn, tài sản của công ty và là người đại diện cho công nhân viên chức khi làm nghĩa vụvới nhà nước và mang lại quyền lợi cho cán bộ công nhân viên chức trong công ty.
Là người cao cấp nhất trong công ty, có quyền quyết định điều hành kinh doanh theo đúng chính sách pháp luật là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Giám đốc có trách nhiệm tổ chức và giám sát hệ thống quản lý của công ty.
b. Phó giám đốc:
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và xuất nhập khẩu.
Là dược sỹ đại học đã qua các khoá học về kinh doanh xuất nhập khẩu của trường Đại học Ngoại thương và đã có kinh nghiệm trong kinh doanh xuất nhập khẩu.
Trách nhiệm giúp việc cho giám đốc về khâu kinh doanh, kỹ thuật, và công tác xuất nhập khẩu căn cứ vào nhu cầu của thị trường mà quyết
định các kế hoạch mua bán, nhìn thấy được nhu cầu của thị trường hiện tại và trong tương lai hoạch định các kế hoạch liên doanh liên kết, uỷ thác, Marketing, phụ trách kiều hối.
Đây là những nhiệm vụ rất nặng nề đòi hỏi người Phó Giám đốc phải có tính năng động và phải đầu tư trí tuệ rất lớn. Phó Giám Đốc phải chịu trách nhiệm về công việc của mình trước Giám Đốc công ty.
- Phó Giám Đốc phụ trách tài chính - kế toán.
Đồng thời là kế toán trưởng của công ty, là cử nhân kinh tế đã qua lâu năm công tác tại các hiệu thuốc cơ sở, có nhiệm vụ điều hành tổ chức toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của công ty. Tham mưu cho Giám đốc về nghiệp vụ và các chính sách tài chính đúng chế độ hiện hành của nhà nước, giám sát chặt chẽ hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, quyết toán các hợp đồng kinh tế.
Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính của công ty trước Giám đốc.
c. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Do Phó giám đốc kiêm trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phụ trách lãnh đạo gồm Phó Giám đốc kiêm trưởng phòng và hai phó phòng cùng các nhân viên cung tiêu, viết hoá đơn, làm giá, làm hợp đồng
kinh tế, đều được qua đào tạo tốt nghiệp các trường đại học trong và ngoài nước.
Trách nhiệm lập kế hoạch mua bán hàng hoá và thi hành kế hoạch tiêu thụ hàng hoá cho các đơn vị bạn và khách hàng.
Phân phối thuốc xuống các hiệu thuốc và các cửa hàng bán buôn, bán lẻ của nội bộ công ty.
Nhận làm uỷ thác xuất nhập khẩu thuốc, thiết bị Y tế cho các đơn vị bạn.
- Bộ phận xuất nhập khẩu: Đặt dưới sự lãnh đạo của Phó
giám đốc trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ theo dõi các hợp đồng xuất nhập khẩu, hoàn thành các thủ tục nhập khẩu theo luật pháp và tiêu chuẩn quy định của nhà nước.
- Bộ phận Marketing: Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Phó
trưởng phòng, có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ hàng hoá, quảng cáo và giáo dục các phương thức sử dụng thuốc cũng như các ưu điểm của các loại thuốc mới qua đội ngũ trình dược viên của mình.
- Bộ phận cung ứng giao hàng: Đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp
của phó trưởng phòng. Làm đại lý độc quyền hay đại lý phân phối của các hãng thuốc trong nước cũng như nước ngoài tham gia tổ chức bán hàng thông qua hội chợ triển lãm, đi sâu đi sát các nhu cầu và nguyện vọng của khách
hàng để có sự đề đạt hợp lý, nhằm đạt hiệu quả kinh doanh ở mức cao nhất, Tổ chức mạng lưới phân phối các loại thuốc, thiết bị Y tế tới các cửa hàng trong và ngoài công ty. - Bộ phận kiều hối: Trực tiếp lãnh đạo cùng phó giám đốc
kiêm trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trong thời bao cấp phát triển mạnh nhưng thời cơ chế thị trường như hiện tại đang thu hẹp phạm vi hoạt động.
Nhiệm vụ: Chi trả đồng Việt Nam cho thân nhân Việt kiều ở trong
nước thông qua danh sách các hội việt kiều tại nước ngoài gửi về thông qua sự quản lý của ban công tác người Việt nam tại nước ngoài. Số tiền ngoại tệ Công ty được hưởng các hội việt kiều mua dược phẩm, thiết bị y tế về Việt Nam theo đường tiểu ngạch, công ty thu lợi nhuận trên cơ sở bán hàng này.
Ngoài ra phòng kinh doanh còn trực tiếp quản lý hiệu thuốc bán buôn và các quầy độc lập tại số 2 Hàng Bài, 31 Láng Hạ,8 Ngọc Khánh.
Tổng kho: Gồm một hệ thống kho trực thuộc phòng kinh doanh
xuất nhập khẩu, gồm các kho thành phẩm, nguyên liệu. Thủ kho chính là dược sỹ tốt nghiệp đại học và các kỹ thuật viên được đào tạo chuyên ngành về dược phẩm và một kế toán kho, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý thuốc dưới sự chỉ đạo kỹ thuật của phòng kỹ thuật. Luôn luôn sẵn sàng xuất, nhập thuốc phục vụ nhu cầu kinh doanh kể cả ngoài giờ làm việc.
d. Phòng kỹ thuật:
Lãnh đạo là một trưởng phòng là phó tiến sỹ dược khoa và các nhân viên là dược sỹ đại học có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra các loại
đưa đi kiểm nhiệm và thông báo đưa ra quyết định đình chỉ hoạt động đối với các loại thuốc không được lưu hành hay quá hạn sử dụng trong phạm vi công ty. Đăng ký kiểm soát các loại thuốc mới mà công ty sản xuất. Lập kế hoạch kiểm tra dược chính định kỳ lại tất cả các điểm bán hàng trong mạng lưới hoạt động của công ty.
e.Phòng tổ chức hành chính:
- Bộ phận tổ chức:Do Giám đốc phụ trách, giữ gìn toàn bộ hồ sơ, tài liệu về quá trình hình thành và hoạt động của Công ty, cũng như hồ sơ của các thành viên trong công ty, quản lý lao động và lo các chính sách cho người lao động, phân phối bổ nhiệm các chức năng lao động, quyết định các chức năng tăng lương từ chức vụ phó phòng trở xuống.
- Bộ phận hành chính.
- Bộ phận bảo vệ, quân sự.
- Ban xây dựng kiến thiết. g. Phòng tài vụ thống kê:
Phó giám đốc phụ trách tài chính kiêm kế toán trưởng, có nhiệm vụ tổ chức kế toán trong công ty, tham mưu cho giám đốc về nghiệp vụ và các chính sách tài chính đúng chế độ hiện hành của nhà nước, giám sát chặt chẽ hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, quyết toán các hợp đồng kinh tế.
-Kế toán tổng hợp: là phó trưởng phòng tài vụ có nhiệm vụ vào sổ tổng hợp chung trên cơ sở các nhật ký chứng từ và các báo cáo của các đơn vị nội bộ, lên chi tiết sổ cái, lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo tham khảo ý kiến của kế toán trưởng, lên bảng tổng kết tài sản và lập báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính theo kỳ
báo cáo ngoài phần này ra còn phải theo dõi phần công nợ thuộc các tài khoản phải thu, phải trả.
-Kế toán thanh toán và tiêu thụ: Căn cứ vào các báo cáo của kế toán
kho như bảng kê, và các chứng từ kèm theo, các bảng kê chi tiết, nhật ký chứng từ để báo cáo rõ tình hình xuất nhập khẩu hàng hoá cũng như sự thanh toán cùng kết quả tiêu thụ trong kỳ lên sổ chi tiết công nợ với người mua và bán hàng.
- Kế toán ngân hàng: Căn cứ vào bảng sao kê và giấy báo nợ, báo có
của ngân hàng để kế toán lên nhật ký của tài khoảnVND và USD. Lập kế hoạch vay trả tín dụng bằng tiền đồng và ngoại tệ dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng và giám đốc. Giữ và theo dõi các hợp đồng kinh tế xuất nhập khẩu với nước ngoài đảm nhiệm về thanh toán xuất nhập khẩu.
- Kế toán quỹ: Hạch toán quỹ tiền mặt lên nhật ký, và các bảng kê
chi tiết chuyển cho các thành phần khác như nhật ký, tổng hợp, làm thống kê chi tiết tài chính quý năm theo yêu cầu của thống kê thành phố. Định kỳ kiểm tra và kiểm tra đột xuất quỹ theo lệnh của giám đốc và kế toán trưởng.
- Ngoài ra các đơn vị trực thuộc hiệu thuốc và cửa hàng đều có tổ chức kế toán hạch toán nội bộ theo hình thức nhật ký chứng từ và ghi sổ.
h. Các đơn vị trực thuộc Công ty.
- Các hiệu thuốc tại các quận: Bao gồm các hiệu thuốc tại các
quận nội thành và các huyện ngoại thành:
-Hiệu thuốc quận Ba Đình tại 21 Quán Thánh Ba Đình Hà Nội. -Hiệu thuốc quận Hoàn Kiếm tại 119 Hàng Gai Hoàn Kiếm Hà
Nội.
-Hiệu thuốc quận Hai Bà Trưng tại 44 Lê Đại Hành Hai Bà Trưng Hà Nội.
-Hiệu thuốc quận Cầu Giấy 20 Cầu Giấy Hà Nội. -Hiệu thuốc huyện Gia Lâm ái Mộ Gia Lâm Hà Nội. -Hiệu thuốc huyện Đông Anh thị trấn Đông Anh Hà Nội. -Hiệu thuốc huyện Sóc Sơn thị trấn Sóc Sơn Hà Nội. -Hiệu thuốc huyện Thanh Trì thị trấn Thanh Trì Hà Nội.
Mạng lưới này mang lại cho công ty doanh số đáng kể và lãi suất
tương đối cao hơn bán buôn.
Mỗi cửa hàng này có một phụ trách, chủ nhiệm hiệu thuốc phải là dược sỹ đại học, một cửa hàng phó, kế toán, thủ quỹ, một cán bộ kỹ thuật và các nhân viên bán hàng.
- Bộ phận đóng gói sản xuất: Bao gồm cơ sở đóng gói sản
xuất tại 98 Hàng Buồm, chuyên đóng gói sản xuất các loại thuốc thông dụng như bông, băng,cồn, ô xy già và các loại dầu xoa bóp và có một hiệu thuốc dân tộc ở 59 Lãn Ông, bốc thuốc đông y và pha chế theo đơn.
- Bộ phận vật tư y tế: Bộ phận có giới thiệu mặt hàng xuất
nhập khẩu thiết bị y tế, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhất là các bệnh viện lớn của thành phố Hà Nội.Cung cấp các máy phục vụ chuẩn đoán và điều trị, cung cấp thiết bị nội thất cho các phòng bệnh của các bệnh viện. Có trụ sở tại 119 Hàng Buồm –Hà Nội.
- Chi nhánh Công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh: Tại
84A/90B Lý Thường Kiệt Quận I Thành Phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ theo dõi các hợp đồng và xuất nhập hàng của
4. Môi trường kinh doanh của công ty dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội (HAPHARCO). tế Hà Nội (HAPHARCO).
Môi trường kinh doanh là toàn bộ các tác nhân bên ngoài doanh nghiệp có liên quan và ảnh hưởng tơí quá trình tồn tại, vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh bên ngoài bao gồm:
a. Môi trường đặc trưng:
Môi trường kinh doanh đặc trưng của doanh nghiệp là những yếu tố môi trường kinh doanh của từng doanh nghiệp và làm cho nó phân biệt với các doanh nghiệp khác.
Khách hàng của công ty dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội(Hapharco) chủ yếu bao gồm các bệnh viện trực thuộc Hà Nội và các bệnh viện tuyến trung ương nằm trên địa bàn Hà Nội. Đây là khách hàng thường xuyên và tin cậy của công ty. Tập khách hàng này đã đem lại doanh thu tương đối ổn định cho công ty, ngoài ra các quầy bán lẻ cũng có doanh thu không kém nhưng không được đều đặn lắm. Công ty đang đầu tư trang thiết bị nhà cửa, nội thất cửa hàng khang trang sạch đẹp hơn để lôi kéo thêm khách hàng về cho mình, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thường xuyên của mình. Cụ thể đầu năm 1997 công ty cho khai trương cửa hàng số 2 Hàng Bài với không gian thoáng mát, kết cấu công trình bên trong lịch sự, bố cục quầy hiện đại... đã được khách hàng hoan nghênh và ủng hộ nhiệt liệt, đem lại bộ mặt mới cho công ty.
• Các nhà cung cấp hàng hoá:
Từ khi có chính sách mở cửa có nhiều công ty dược phẩm và thiết bị Y tế của nước ngoài tìm hiểu và bắt tay với công ty dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội (HAPHARCO), sự quan hệ kinh tế này đều được thể hiện với nhiều hình thức, đem lại các khoản hoa hồng và doanh thu to
Ví dụ: Công ty dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội (Hapharco) đã nhận làm đại diện tư cách pháp nhân cho các công ty dược phẩm Ciba Geigy, công ty B.Brau, công ty Bay er, công ty MSD,... Để đứng ra nhập khẩu hàng của họ cho các công ty Việt Nam khác không có Quota nhập khẩu và được hưởng hoa hồng phần trăm hoặc đứng ra độc quyền phân phối một số mặt hàng dược phẩm khác trên địa bàn thành phố Hà Nội cũng như thị trường dược phẩm toàn quốc.
Hiện nay công ty dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội (Hapharco) là một trong năm công ty dược phẩm Việt Nam được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp, đây là thế mạnh không phải ai cũng có được. Chính vì thế mà công ty có điều kiện phát triển mạnh hơn, có uy tín trên thị trường dược phẩm quốc tế như các nước Pháp, Thụy Sỹ, Canada, Hà Lan,Nhật Bản,CHLB Đức, Thái Lan. Ngoài ra công ty còn liên doanh với công ty Neo unicap, công ty JP Trading của Thái Lan để thành lập xưởng sản xuất thuốc tại Việt Nam nhằm giải quyết vấn đề giá thành sản phẩm. Đây là những tiến bộ mới của công ty trong những năm đầu của nền kinh tế thị trường, xoá bỏ bao cấp từ chỗ chỉ là công ty địa phương trên địa bàn Hà Nội chuyên sản xuất và cung cấp thuốc thông thường và phân phối hàng viện trợ. Nay đã trở thành công ty có uy tín với chất lượng thuốc tăng lên, số mặt hàng phong phú,đáp ừng tương đối đầy đủ cho khách hàng khó tính nhất.
• Đối thủ cạnh tranh và so sánh đối thủ cạnh tranh: