2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành
2.1. Kế toán bán hàng và thanh toán:
Hạch toán chi tiết và tổng hợp quá trình bán hàng và thanh toán đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng nh sau:
Đối với kế toán thanh toán với ngời bán:
Các chứng từ mua hàng:
Hoá đơn GTGT là hoá đơn do nhà cung cấp lập giao cho công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng.
Phiếu nhập kho do phòng vật t lập thành 3 liên: Liên 1 lu, liên 2 giao cho ngời nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi thẻ sau đó chuyển cho kế toán.
Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hoá. Các chứng từ thanh toán:
Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trớc tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: Liên 1 lu, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.
Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng kê báo nợ khi công ty thanh toán qua ngân hàng.
Tài khoản sử dụng là TK 331 “ Phải trả ngời bán “ đợc chi tiết thành 2 tài khoản: TK 3311 và TK 3312
Kế toán thanh toán với khách hàng sử dụng:
Các chứng từ bán hàng:
Hoá đơn bán hàng để ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng, đ- ợc lập thành 3 liên ( liên 1: lu, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: chuyển cho phòng kế toán )
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Hoá đơn GTGT Nhập kho Viết phiếu nhập Phòng vật t KCS Phòng tài vụ Thủ kho ký Thanh toán
Chứng từ thanh toán:
Phiếu thu phản ánh số tiền đã thu của khách hàng. Khi khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hoá đơn GTGT. Phiếu thu đợc lập thành 3 liên: Liên 1, liên 2 lu tại công ty, liên 3 giao cho ngời nộp tiền.
Giấy báo có hoặc bảng sao kê báo có của ngân hàng. Khi khách hàng thanh toán thờng thông qua ngân hàng, kế toán công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ngoài ra còn có giấy thanh toán bù trừ.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Tài khoản sử dụng là TK 131 “ Phải thu khách hàng” và hai tài khoản chi tiết TK 1311, TK 1312.
2.2. Kế toán vốn bằng tiền
Chứng từ để hạch toán tiền tại quỹ gồm:
Phiếu thu ( 01.TT), phiếu chi ( 02.TT), biên lai thu tiền ( 05.TT), bảng kê vàng bạc đá quý ( 06.TT ), bảng kiểm kê quỹ ( 07a.TT dùng cho VNĐ và 07b.TT dùng cho ngoại tệ, VBĐQ )
Quá trình luân chuyển chứng từ nh sau:
Kế toán lập phiếu thu, chi thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần ). Sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán tr- ởng duyệt ( và cả Tổng giám đốc duyệt - đối với phiếu chi ). Sau đó, chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên
Khách hàng Phòngkế hoạch Kế toán tiền mặt Thủ quỹ toán Kế tiêu thụ Thủ kho Hợp đồng mua hàng Lập HĐ kiêm phiếu XK Lập phiếu thu Thu
tiền Ghi sổ Xuất hàng
Bảo quản và lu
giao cho ngời nộp ( hoặc ngời nhận tiền ), 1 liên lu nơi nộp phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, chi đợc thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc đá quý và tính ra số tồn quỹ tiền mặt ở mọi thời điểm. Riêng vàng bạc, đá quý nhận ký cợc, ký quỹ phải theo dõi riêng 1 sổ. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và đa ra bản kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Kế toán sử dụng TK 111 “ Tiền mặt “ để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ.
Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán là VN đồng, nguyên tắc và phơng pháp chuyển các đồng tiền khác theo tỷ giá ngân hàng ngoại thơng Việt Nam công bố.
Kế toán tiền gửi ngân hàng: Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là Giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc ( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, sec chuyển khoản, séc bảo chi...). Khi nhận đợc chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh, và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng vẫn cha xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu trên giấy báo hoặc bảng sao kê ngân hàng và khoản chênh lệch này sẽ đợc hạch toán vào bên Nợ TK 1381 hoặc bên Có TK 3381. Sang tháng sau, phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.
Kế toán sử dụng TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” và các tài khoản chi tiết TK 1121_ Tiền Việt Nam chi tiết theo từng ngân hàng, TK 1122_ Ngoại tệ chi tiết theo từng loại .
2.3. Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Hàng tháng, bộ phận kế toán tiền lơng tiến hành công việc tính lơng và trợ cấp BHXH cho toàn doanh nghiệp. Kế toán sử dụng các chứng từ sau: Bảng thanh toán lơng ( Mẫu số 02- LĐTL ): Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan nh: bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán, sổ tổng hợp kết quả lao động. Sau khi đ- ợc kế toán trởng ký duyệt bảng thanh toán lơng sẽ là căn cứ để lập phiếu chi và phát lơng. Bảng này sẽ đợc lu tại phòng kế toán.
Bảng thanh toán BHXH: cơ sở để lập bảng này là “ phiếu nghỉ hởng BHXH “ ( Mẫu số 03 – LĐTL ). Cuối tháng, sau khi kế toán tính ra số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng ngời và cho toàn đơn vị, bảng này đợc chuyển cho trởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trởng duyệt chi. Đợc lập thành 2 liên, 1 liên lu tại phòng kế toán, 1 liên giữ cho cơ quan quản lý quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi.
Bảng thanh toán tiền thởng: Do phòng kế toán lập theo từng bộ phận có chữ ký của kế toán thanh toán và kế toán trởng.
Ngoài ra kế toán còn lập sổ lơng cho từng công nhân viên để họ có thể tự kiểm tra, giám sát việc tính lơng và các khoản thanh toán trực tiếp khác. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lơng, bảng thanh toán tiền thởng, kế toán tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng, thởng cho toàn doanh nghiệp trong đó mỗi bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp đợc ghi 1 dòng. Việc trả lơng cho công nhân viên đợc tiến hành hai lần trong tháng, lần đầu doanh nghiệp tạm ứng lơng cho công nhân viên theo tỷ lệ căn cứ vào l- ơng cấp bậc. Sau khi tính lơng và các khoản phải trả khác cho công nhân viên trong tháng doanh nghiệp tiến hành thanh toán số tiền công nhân viên còn đợc
lĩnh trong tháng đó sau khi trừ các khoản khấu trừ vào lơng nh BHXH, BHYT và các khoản khác. Việc thực hiện chi trả lơng đợc tiến hành vào ngày cuối tháng. Nếu quá thời gian quy định mà còn có công nhân viên vì lý do nào đó cha nhận lơng, thủ quỹ phải lập danh sách những công nhân viên cha nhận lơng, chuyển họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền của công nhân viên cha nhận lơng từ các bảng thanh toán tiền lơng sang bảng kê thanh toán với công nhân viên cha nhận lơng, để tiếp tục theo dõi và phát lơng cho công nhân viên. Đối với công nhân viên nghỉ phép hàng năm, theo chế độ quy định thì công nhân trong thời gian nghỉ phép đó vẫn đợc hởng lơng đầy đủ nh thời gian đi làm việc. Tiền lơng nghỉ phép phải đợc tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hởng đến giá thành sản phẩm. Nếu năm nào doanh nghiệp bố trí cho công nhân nghỉ phép đợc đều đặn thì tiền lơng nghỉ phép đợc tính trực tiếp vào chi phí sản xuất, năm nào doanh nghiệp không bố trí đợc cho công nhân nghỉ phép đều đặn thì để đảm bảo cho giá thành không bị đột biên, tiền lơng nghỉ phép của công nhân đợc tính vào chi phí sản xuất thông qua phơng pháp trích trớc theo kế hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trớc theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lơng nghỉ phép để phản ánh đúng số thực tế chi phí tiền lơng vào chi phí sản xuất. Trích trớc lơng nghỉ phép chỉ thực hiện đối với công nhân trực tiếp sản xuất.
Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
TK 334 “ Phải trả công nhân viên” và các tài khoản chi tiết TK 3341, TK3342, TK 3343, TK 3344.
TK 335 “ Chi phí phải trả” và các tài khoản chi tiết TK 3351, TK 3353 ( chi tiết thành TK 33531, TK 33532, TK33533)
TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác “ và các tài khoản chi tiết TK 3381, TK 3382, TK 3383, TK 3385, TK 3387, TK 3388.
Kế toán chi tiết TSCĐ đợc thực hiện cho từng TSCĐ, từng nhóm TSCĐ và theo nơi sử dụng TSCĐ.
Để theo dõi, quản lý từng TSCĐ kế toán sử dụng thẻ TSCĐ: Đợc lập cho từng đối tợng ghi TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập và phải đợc kế toán tr- ởng ký xác nhận. Thẻ đợc lu ở phòng kế toán suốt quá trình sử dụng tài sản. Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ : Đợc lập cho từng TSCĐ, trờng hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và cho cùng 1 đơn vị giao thì có thể lập chung 1 biên bản
Biên bản thanh lý TSCĐ: Do ban thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của trởng ban thanh lý, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị, làm căn cứ cho việc ghi giảm TSCĐ.
Biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng trích khấu hao TSCĐ.
Để theo dõi chi tiết TSCĐ theo nơi sử dụng thì kế toán TSCĐ sử dụng sổ TSCĐ mở chung cho toàn doanh nghiệp và mở riêng cho từng bộ phận quản lý sử dụng TSCĐ. Căn cứ để ghi sổ là các thẻ TSCĐ.
Tuỳ từng TSCĐ mà doanh nghiệp đã lựa chọn và đăng ký với cơ quan thuế phơng pháp trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 1062 TC / QĐ / CSTC ngày 14/ 11/ 1996 của Bộ tài chính và QĐ số 206 / 2003 / QĐ - BTC ngày 12 / 12 / 2003.
Kế toán sử dụng:
TK 211 “ Tài sản cố định hữu hình “ và các tài khoản chi tiết TK 2112, TK 2113, TK 2114, TK 2115, TK 2117.
TK 214 “ Hao mòn tài sản cố định” và các tài khoản chi tiết TK 2141, TK 2142, TK 2143, TK 2144, TK 2145, TK 2147.
Kế toán vật liệu
Khi mua và nhập kho nguyên vật liệu kế toán sử dụng các chứng từ: Hoá đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu nhập kho, thẻ kho.
Tùy theo yêu cầu khách hàng mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ của Công ty, phòng kế hoạch thị trờng thăm dò, tìm kiếm thị trờng nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về, đối với các loại vật t cần kiểm nghiệm Công ty sẽ thành lập ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm.
Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác, phòng kế hoạch thị trờng sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: Liên 1 lu ở phòng kế hoạch thị trờng, liên 2 giao cho ngời nhập hàng để làm thủ tục thanh toán, liên 3 giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho. Sau đó đợc chuyển tới kế toán vật liệu định khoản và vào sổ. Phiếu nhập kho có thể lập cho 1 hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng 1 loại giao nhận và cùng 1 kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho. Sau đó, thủ kho ghi sổ thực nhập và cột thực nhập trên phiếu nhập kho.
Khi xuất kho nguyên vật liệu, chứng từ kế toán sử dụng là phiếu xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật t, căn cứ vào tình hình tồn kho sản phẩm đầu kỳ, kế hoạch thị trờng sản phẩm và kế hoạch dự trữ sản phẩm, phòng kế hoạch thị trờng sẽ tính toán khối lợng mỗi loại sản phẩm cần sản xuất. Đồng thời căn cứ vào tài liệu kỹ thuật về định mức hao phí do phòng kỹ thuật chuyển tới, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch thu mua vật t và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Vật liệu mua về đợc nhập kho, sau đó phòng kế hoạch thị trờng tiến hành lập định mức vật t cho các phân xởng, viết phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất kho vật liệu phục vụ cho sản xuất. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu cuống, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán, liên 3 giao cho ngời nhận. Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho hàng của Công ty và để công tác kế toán vật liệu đạt hiệu quả cao, tránh công việc bị trùng lắp, Công ty đã hạch toán vật liệu
theo phơng pháp sổ số d và sử dụng giá nhập trớc xuất trớc để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất tồn kho. Đặc điểm của phơng pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lợng, còn ở phòng kế toán theo dõi về giá trị ( theo giá hạch toán )
Tại kho: Mỗi kho thủ kho mở thẻ kho, thẻ này đợc mở cho cả năm tài chính, cho từng loại vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lợng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
Nhân viên kế toán vật liệu theo định kỳ ( 3 – 5 ngày ) xuống kho kiểm tra, hớng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét chứng từ nhập xuất đã đợc thủ kho phân loại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan.
Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nhận đợc kế toán đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để ghi giá vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu.
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu đợc mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi riêng 1 dòng. Vào cuối tháng, phòng kế toán lập sổ số d và gửi xuống cho thủ kho để ghi sổ, đồng thời kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số d cuối tháng cho từng vật liệu trên bảng luỹ kế.
Số d trên bảng luỹ kế phải khớp với số tiền đợc kế toán xác định trên sổ số d do thủ kho chuyển về.
Sơ đồ:
Đầu kỳ Hàng ngày
Cuối tháng
Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Đầu kỳ
Kế toán sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” và các tài khoản chi tiết