5. Nội dung và các kết quả ựạt ựược
3.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
3.2.1.1 Sơ ựồ bộ máy tổ chức của Công ty
Công ty ựã hình thành hơn 20 năm, với ựội ngũ cán bộ lãnh ựạo dày dặn kinh nghiệm trong kinh doanh và ựội ngũ cán bộ quản lý ựiều hành ựều là những người có trình ựộ cao, có khả năng tiếp thu và thực hiện các công việc nhanh chóng, ựảm bảo hoạt ựộng của Công ty luôn trôi trải, trên tinh thần xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ theo sơ ựồ trực tuyến sau:
Hình 1 : SƠ đỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CASEAMEX
( Nguồn: Phòng tổ chức hành chắnh Công ty Caseamex )
3.2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức
Ban giám ựốc Công ty: Bao gồm một Giám đốc, một phó Giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh, một phó Giám đốc phụ trách tổ chức nhân sự. Giám đốc có quyền ựiều hành cao nhất, quản lý ựiều hành mọi hoạt ựộng của Công ty, ựồng thời Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Nhà Nước, trước Công ty và tập thể cán bộ công nhân viên.
BAN GIÁM đỐC P. Kinh doanh tổng hợp P. Kế toán tài vụ Quản ựốc phân xưởng Văn phòng ựại diện P. Kỹ thuật vi sinh P. Mar Tổ sản xuất Tổ thành phẩm Nhân viên thành phẩm Công nhân sản xuất Nhân viên cung ứng Tổ nguyên liệu P. Tổ chức hành chắnh Nhân viên cơ ựiện
Ban Giám đốc có nhiệm vụ dự thảo, quản lý mọi hoạt ựộng của Công ty, thực hiện hoạch ựịnh chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty, chỉ ựạo công việc cho các bộ phận chức năng, tổ chức xây dựng các mối quan hệ cả bên trong cũng như bên ngoài Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả tốt nhất ựối với mọi hoạt ựộng của Công ty, giải quyết xung ựột nội bộ trong phạm vi quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty CASEAMEX và Nhà Nước về quản lý kinh tế tại ựơn vị.
Phòng tổ chức hành chắnh: Có nhiệm vụ theo dõi và tổ chức phân công lao ựộng một cách hợp lý, theo dõi, thực hiện các chế ựộ chắnh sách kịp thời ựối với cán bộ công nhân viên, nhằm ựộng viên và thúc ựẩy tinh thần cán bộ công nhân viên, từng bước cải tiến dần cuộc sống của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
Các cán bộ thực hiện và quản lý lao ựộng, tiền lương, bảo hiểm và các chế ựộ chắnh sách theo qui ựịnh của Nhà Nước, tổ chức các phong trào thi ựua trong toàn Công ty.
Tiến hành tổ chức quản lý, thực hiện trực tiếp công tác hành chắnh quản trị của văn phòng, công tác hành chắnh văn thư, tiếp tân, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật trong Công ty.
Phòng kinh doanh tổng hợp: Có nhiệm vụ lập kế hoạch thực hiện các mục tiêu, phương án sản xuất kinh doanh, soạn thảo hợp ựồng và chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho việc ký kết các hợp ựồng mua bán, xuất khẩu hàng hóa, giúp ban Giám đốc thực hiện và tổ chức các hoạt ựộng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty.
Phân tắch tổng hợp các thông tin phát sinh trong quá trình kinh doanh ựể làm cơ sở trong việc xây dựng các mục tiêu.
Giao dịch với khách hàng và thực hiện các công tác có liên quan ựến quá trình hợp ựồng cung ứng nguyên vật liệu, thành phẩm.
Thực hiện tổng hợp và báo cáo cho ban Giám đốc về các kim ngạch xuất khẩu theo thị trường và theo sản phẩm.
Tổ chức nghiên cứu, tiếp cận thị trường ựể làm cơ sở cho việc tổ chức, cung ứng và khai thác các nguồn hàng.
Phòng kế toán tài vụ: Quản lý, theo dõi tình hình hoạt ựộng và sản xuất kinh doanh, tình hình tài chắnh của Công ty, giám sát việc chấp hành chế ựộ về nguyên tắc tài chắnh Nhà Nước, báo cáo lên cấp trên về tình hình thực hiện kế hoạch tài chắnh và vạch ra kế hoạch sử dụng vốn hợp lý ựem lại lợi ắch cho Công ty.
Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chắnh kế toán và các thông tin tài chắnh của Công ty theo ựúng qui ựịnh hiện hành.
Giúp Ban giám ựốc quản lý, theo dõi vốn và toàn bộ tài sản của Công ty về mặt giá trị, sổ sách, ựồng thời thực hiện việc thanh toán tiền cho khách hàng.
Lập báo cáo quyết toán theo từng tháng, từng quý và phân tắch hoạt ựộng tài chắnh, báo cáo kim ngạch xuất khẩu của Công ty.
Phòng quản ựốc: Có nhiệm vụ ựiều hành mọi hoạt ựộng sản xuất của các phân xưởng, chịu trách nhiệm mọi hoạt ựộng sản xuất, theo dõi, kiểm tra và báo cáo ựầy ựủ với Ban giám ựốc tình hình sản xuất của Công ty, kịp thời giải quyết các vấn ựề trong khâu sản xuất.
Phòng kỹ thuật vi sinh: Kiểm tra vệ sinh nhà xưởng, vật tư máy móc, thiết bị của Công ty, quản lý kỹ thuật cơ ựiện lạnh, kiểm vi sinh nguyên liệu trước khi ựưa và sản xuất và hàng hóa trước khi xuất khẩu, ựúng qui ựịnh về chất lượng sản phẩm. Thực hiện việc kiểm tra các mẫu hàng hóa trước khi xuất bán, cân trọng lượng hàng hóa theo ựúng quy cách, thực hiện việc kiểm tra vệ sinh trong Công ty.
Văn phòng ựại diện: Thực hiện công tác giao dịch, liên lạc với khách hàng trong và ngoài nước tại thành phố Hồ Chắ Minh, làm thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, giới thiệu các sản phẩm cho khách hàng, liên hệ, báo cáo cho Ban giám ựốc khi khách hàng có yêu cầu.