3.2.1. Tiến hành công tác kế hoạch hóa sử dụng VLĐ
• Nội dung
Để chủ động trong việc chuẩn bị cũng nh huy động đảm bảo đủ VLĐ cho kỳ kinh doanh tiếp theo và để chủ động trong việc quản lý và sử dụng VLĐ, đến cuối mỗi năm công ty đều phải đa ra kế hoạch về lợng VLĐ cho năm tới cũng nh kế hoạch về quản lý và sử dụng VLĐ. Những kế hoạch này phải dựa trên những căn cứ khoa học nh: kế hoạch kinh doanh của công ty
trong năm tới, trình độ và năng lực quản lý, sự biến động của môi trờng kinh doanh, những quy định của Nhà nớc cũng nh các cơ quan cấp trên.
Việc xác định chính xác lợng VLĐ cần thiết trong năm tới là rất quan trọng vì nếu lợng vốn dự tính thấp hơn so với nhu cầu thực tế sẽ gây nên thiếu vốn trong kinh doanh, không đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng và mất uy tín đối với nhà cung cấp. Ngợc lại nếu lợng vốn dự tính là cao hơn nhu cầu thực tế thì gây nên hiện tợng lãng phỉ vốn do vốn bị ứ đọng mà công ty vẫn phải chịu chi phí vốn.
• Phơng thức tiến hành
Công ty có thể áp dụng một trong hai phơng thức sau để xác định nhu cầu VLĐ định mức cho các năm tiếp theo. Công ty có thể sử dụng một trong hai biện pháp sau đây:
Ph
ơng pháp 1 : Xác định nhu cầu VLĐ dựa vào doanh thu
Phơng pháp này có nghĩa là công ty tiến hàng tình toán lợng VLĐ cho năm tới dựa vào doanh thu tiêu thụ dự kiến và dựa vào tỷ lệ giữa các khoản VLĐ của công ty so với doanh thu tiêu thụ của công ty trong những năm trớc.
Phơng pháp này thực hiện nh sau:
1. Tính giá trị các khoản VLĐ thực tế thực hiện của công ty trong năm qua.
2. Tính tỉ lệ của các khoản: hàng tồn kho, các khỏan phải thu, tiền mặt và các khoản VLĐ khác so với doanh thu tiêu thụ của công ty trong năm.
3. Dựa vào các tỷ lệ giữa hàng tồn kho, các khoản phải thu, tiền mặt và các khoản VLĐ khác so với doanh thu tiêu thụ và dựa vào doanh thu tiêu thụ dự kiến của công ty trong năm tới từ đó tính ra giá trị VLĐ của công ty cho thời gian tới.
Ph
ơng pháp 2 : Xác định nhu cầu VLĐ dựa vào các hệ số đánh giá
hiệu quả sử dụng VLĐ nh: hiệu suất sử dụng tổng tài sản, hệ số nợ, các hệ số về khả năng thanh toán.
Tức là VLĐ đợc xác định dựa vào các mục tiêu về hiệu quả sử dụng VLĐ mà công ty đặt ra trong năm tới thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng VLĐ và kế hoạch về doanh thu tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ thuần trong năm tới.
Phơng pháp này đợc thực hiện nh sau:
1. Dựa vào hệ thống các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng VLĐ của công ty trong năm vừa qua và dựa vào mục tiêu về hiệu quả sử dụng VLĐ trong năm tới. Công ty tíên hành xây dựng cho mình một hệ thống các chỉ tiêu tài chính phản ánh hiệu quả sử dụng VLĐ (cũng có thể là các chỉ tiêu trung bình của ngành).
2. Dựa vào mối quan hệ giữa doanh thu tiêu thụ thuần kế hoạch, các khoản VLĐ và các chỉ tiêu tài chính để từ đó tính ra các khoản VLĐ trong năm tới.
3. Dựa vào mối quan hệ của doanh thu tiêu thụ thuần kế hoạch, các khoản VLĐ và các chỉ tiêu tài chính để từ đó tính ra các khoản VLĐ trong năm tới.
• Điều kiện thực hiện
- Phơng pháp 1: Để áp dụng hiệu quả phơng pháp này đòi hỏi phải
nâng cao chất lợng công tác kế toán, phải ghi chép thật đầy đủ chính xác những số liệu tài chính nh vậy số liệu đa ra mới chính xác và hiệu quả sử dụng mới cao.
- Phơng pháp 2: Điều kiện để áp dụng thành công phơng pháp này đòi hỏi công ty phải xác định chính xác mục tiêu thông qua đánh giá chính xác tiềm lực của công ty, môi trờng ngành và môi trờng vĩ mô.
• Hiệu quả của biện pháp
Cả hai biện pháp trên đều đảm bảo đợc tính khoa học khi xác định nhu cầu VLĐ khắc phục đợc tình trạng xây dựng kế hoạch VLĐ mà chỉ dựa vào kinh nghiệm chủ quan của nhà quản lý. áp dụng mỗi biện pháp cũng cho những tác dụng riêng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phơng pháp 1: Đảm bảo điều chỉnh đợc tốc độ tăng của VLĐ phù
hợp với tốc độ tăng của của doanh thu tiêu thụ điều này sẽ đảm bảo các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng VLĐ không giảm xuống trong năm tới và có thể cải thiện trong những năm tới
- Phơng pháp 2: Đảm bảo xác định đợc lợng VLĐ trong năm tới để có
thể thực hiện mục tiêu về nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ trong năm tới và đảm bảo tốc độ tăng của VLĐ phù hợp với tốc độ tăng của doanh thu thuần.
• Nhu cầu cụ thể VLĐ định mức trong năm 2005
- Phơng pháp 1:
+ Giá trị các khoản VLĐ của công ty năm 2004 là 81,139 Tr.Đ bao gồm: Tiền mặt: 16,832 Tr.Đ
Các khoản phải thu :19,453 Tr.Đ Hàng tồn kho: 40,670 Tr.Đ VLĐ khác: 4,184 Tr.Đ
Tổng doanh thu tiêu thụ: 115,351 Tr.Đ + Tỷ lệ so với doanh thu tiêu thụ:
Tiền mặt / Doanh thu tiêu thụ = 16,832/115,351= 0.146
Các khoản phải thu / Doanh thu tiêu thụ = 19,453/115,351= 0.169 VLĐ khác / Doanh thu tiêu thụ = 4,184/115,351= 0.036
+ Giá trị các khoản VLĐ dự kiến trong năm 2005 ( với doanh thu dự kiến 127,463 Tr.Đ).
Tiền mặt = 0.146x127,463 = 18,610 Tr.Đ
Các khoản phải thu = 0.169x127,463 = 21,541 Tr.Đ Hàng tồn kho = 0.347x127,463 = 44,230 Tr.Đ VLĐ khác = 0.036x127,463 = 4,589
Nh vậy, tổng VLĐ dự kiến năm 2005 là 88,970 Tr.Đ tăng 9,65% so với năm 2004. Tốc độ này là nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu tiêu thụ.Tuy nhiên theo kết quả nghiên cứu thị trờng, công ty cũng đã xác định trong năm 2005 hoạt động kinh doanh sẽ thuận lợi năm 2004 vừa qua. Do đó mục tiêu trên đây là không qua xa vời nhng cũng không phải dễ dàng đạt đợc. Thiết nghĩ với nỗ lực của toàn bộ công nhân viên trong công ty, cùng với kinh nghiệm sẵn có và tình hình làm ăn hiệu quả trong những năm qua thì mục tiêu này của công ty là không phải không đạt đợc.
- Phơng pháp hai:
Dới đây là bảng các chỉ tiêu tài chính có liên quan trực tiếp đến doanh thu thuần và tới các khoản VLĐ của công ty trong năm 2004 và dự kiến năm 2005
Bảng 3.1: Các chỉ tiêu tài chính của công ty Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005
1. Hiệu suất sử dụng tổng tài sản 1.412 1.433
2. Hệ số nợ 0.906 0.890
3. Tỷ trọng nợ ngắn hạn 100 100
4. Hệ số khả năng thanh tóan hiện hành 1.096 1.100
5. Hệ số khả năng thanh toán nhanh 0.5463 0.5500
6. Kỳ thu tiền bình quân 72 70 - Giá trị dự kiến các khoản VLĐ của công ty năm 2004
Doanh thu thuần dự kiến: 127,463 Tr.Đ
Tổng tài sản bình quân = 127,463/1.433 = 88,948 Tr.Đ Tổng nợ= 79,164 Tr.Đ
Nợ ngắn hạn = 79,164 Tr.Đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài sản lu động bình quân = 71,967 Tr.Đ Các khoản phải thu = 24,784 Tr.Đ
Tiền + Các khoản phải thu = 39,582 Tr.Đ
Hàng tồn kho và vốn lu động khác = 7,601 Tr.Đ 1.1. Thúc đẩy thu hồi nợ
• Nội dung
Mặc dù việc bán chịu sẽ có tác động tích cực đến doanh thu tiêu thụ của công ty. Do đợc trả tiền chậm nên ngời mua sẽ mua nhiều hàng hóa hơn làm giảm lợng tồn kho và chi phí bảo quản của công ty. Tuy nhiên bán chịu sẽ nảy sinh vấn đề là vốn của công ty bị các đơn vị khác chiếm dụng trong khi công ty phải chịu chi phí sử dụng vốn ngoài ra công ty còn có thể rơi vào tình trạng thiếu vốn. Các khoản phải thu khách hàng của công ty là do công ty đã thực hiện chính sách tín dụng thơng mại rộng rãi với khách hàng. Nh vậy trong thời gian tới công ty cần phải so sánh giữa thu nhâp và chi phí tăng thêm từ đó xác định tỷ lệ bán chịu hợp lý và có biện pháp làm giảm khoản phải thu và các khỏan nợ đến hạn và quá hạn của khách hàng.
• Phơng thức tiến hành
- Khi cấp tín dụng cho khách hàng, trớc hết cần quan tâm đến các yếu tố sau:
+ Phẩm chất t cách của khách hàng: tinh thần trách nhiệm trong thanh toán toán các khoản nợ là cao hay thấp.
+ Vốn và năng lực trả nợ của khách hàng.
+ Khả năng trả nợ của khách hàng trong thời gian tới.
+ Mối quan hệ giữa công ty với khách hàng: khách hàng là thờng xuyên hay không thờng xuyên.
- Tăng cờng công tác thẩm định tài chính của khách hàng trớc khi tiến hành bán chịu, nếu khách hàng phù hợp với những tiêu chuẩn tối thiểu mà công ty đề ra thì công ty có thể cấp tín dụng thơng mại đợc. Điều này nhằm giúp công ty tránh đợc tình trạng bán hàng cho những khách hàng không có khả năng thanh toán.
Công ty tiến hàng thẩm định về năng lực tài chính của khách hàng thông qua một số kết quả báo cáo kinh doanh một số năm qua, thu nhập kỳ vọng, mục tiêu và chiến lợc kinh doanh trong thời gian tới. Bên cạnh đó công ty cũng cần nắm bắt đợc tình hình ngân quỹ của khách hàng để xác định thời hạn hợp lý nhất khách hàng sẵn sàng thanh toán các khoản nợ.
Công ty có thể tiến hàng phân tích khả năng tài chính của khách hàng thông qua việc tiến hàng kiển tra bảng cân đối tài sản. bảng kế hoạch ngân quỹ, tìm hiểu thêm thông tin qua hệ thống ngân hàng và khách hàng khác.
- Xác định một mức giá bán hợp lý khi khách hàng trả chậm tiền hàng. Mức giá này đảm bảo bù đắp đợc những tổn thất do việc thu hồi vốn chậm phát sinh (chi phỉ sử dụng vốn, lạm phát, thiệt hại do thiều vốn, chi phí cho quá trình thu nợ...).
- Công ty cần theo dõi thờng xuyên các khoản phải thu căn cứ vào kỳ thu tiền bình quân bằng cách sắp xếp tuổi của các khoản phải thu tức là sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để có kế hoạch và biện pháp thu nợ khi đến hạn.
- Thờng xuyên theo dõi số d của các tài khoản phải thu đối với khách hàng cũng nh tổng thể để có biện pháp phù hợp nh: quyết đinh có nên cho vay nữa hay không, trích lập quỹ “dự phòng khoản phải thu khó đòi”.
- Không nên để các khoản phải thu chồng chất lên nhau, có nghĩa là nếu khách hàng muốn mua tiếp hàng thì công ty phải yêu cầu họ thanh toán khoản nợ trớc đó sau đó mới cung cấp hàng.
- Đối với các hợp đồng nội, công ty phải xác định đầy đủ các điều khoản, quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên, mức phạt nếu khách hàng thanh toán chậm, cách thức giải quyết khi có các tranh chấp xảy ra. Những điều này sẽ làm giảm “ ý muốn” hoãn trả nợ hay bùm nợ của khách hàng. Đối với những hợp đồng nhập khẩu ủy thác, thông thờng là công ty yêu cầu khách hàng ký quỹ trớc nhng nếu quỹ đó không đủ để thanh toán tiền hàng thì công ty có thể yêu cầu khách hàng trả hết tiền hàng sau đó mới giao hết hàng hóa cho họ. Ngoài ra công ty có thể yêu cầu khách hàng xuất trình các giấy tờ chứng minh cho khả năng trả nợ của mình.
- Công ty nên tiến hành các cách thức nâng cao uy tín của công ty, khuyến khích khách hàng đẩy nhanh thanh toán nh: chiết khấu, giảm giá, các dịch vụ sau bán hàng, vân chuyển đến tận tay khách hàng, bão lãnh , lắp đạt, sữa chữa...
- Hiện nay công ty có một số mặt hàng độc quyền cung cấp mặt hàng của một số hãng tại Việt Nam. Những mặt hàng này công ty hoàn toàn giành đợc lợi thế trong khâu bán hàng. Công ty hoàn toàn có thể yêu cầu khách hàng trả đủ tiền hàng rồi mới giao hàng.
• Điều kiện thực hiện
Các thông tin, báo cáo tài chính và tài liệu của khách hàng phải đảm bảo chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Công ty cần có một bộ phận chuyên đảm nhiệm công tác thẩm định tài chính và theo dõi khách hàng. Bộ phận này có thể trực thuộc phòng Kế toán - Tài vụ. Nhân viên thực hiện công tác này phải đảm bảo về chuyên môn và có tinh thần trách nhiệm cao.
• Hiệu quả của biện pháp
Giảm đợc khoản phải thu, giảm tình trạng bị chiếm dụng vốn đồng thời tăng khả năng sử dụng khỏan phải trả ngời bán, tận dụng tốt nguồn vốn vào kinh doanh. Tăng vòng quay hàng tồn kho, làm giảm thời gian thu hồi các khỏan nợ.
Bảng : khoản phải thu dự tính 3.2 (Đơn vị: Tr.Đ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch
Lợng Tỷ lệ % 1. Phải thu khách hàng 15,117 11,200 -3,917 -25.91 2. Trả trớc ngời bán - - - - 3. Phải thu khác 2,872 900 -1,972 -68.66 4. Dự phòng phải thu khó đòi - 2,000 - - 5.Thuế GTGT đợc khấu trừ 1,463 1,900 437 29.87
6. Phải thu nội bộ - - - -
Tổng Các khoản phải thu 19,452 16,000 -3,452 -17,75
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Nh vậy trong năm 2005 các khoản phải thu dự kiến giảm xuống còn 16,000 Tr.Đ giảm 3,452 Tr.Đ tơng đơng với 17.75% so với năm 2004. Trong đó khoản giảm đáng kể nhất là phải thu khách hàng, khỏan này giảm xuống 3,917 Tr.Đ tơng đơng với 25.91% so với năm 2004.
1.2. Giảm dự trử, tồn kho
Trong quá trình luân chuyển VLĐ phục vụ cho hoạt động kinh doanh, việc tồn tại hàng hóa dự trử, tồn kho là cần thiết đảm bảo hoạt động bình thờng của DN. Tuy nhiên nếu hàng dự trữ, tồn kho là quá lớn thì sẽ gây nên ứ đọng vốn, đặc biệt là đối với DN thực hiện chức năng thơng mại. Chính vì vậy mà công ty cần phải tiến hành các biện pháp giảm dự trử và tồn kho nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ.
• Phơng thức tiến hành
- Trớc khi tiến hàng nhập khẩu: công ty nên triển khai nghiên cứu thị trờng trong nớc, công tác này thờng đợc công ty tổ chức dới dạng hội nghị khách hàng, mời các trung tâm nghiên cứu, các viện, các trờng đại học có quan tâm đến dự...Các hoạt động này đã đợc công ty thực hiện khá tốt trong thời gian vừa qua tuy nhiên còn giới hạn trên địa bàn Hà Nội. Chính vì vậy trong giai đoạn tới công ty nên tiến hành với phạm vi mở rộng hơn. Bên cạnh đó, công ty cũng nên tham gia các hội chợ triển lãm Khoa học Kỹ thuật , đẩy mạnh hoạt động quảng cáo trên mạng Internet để giới thiệu sản phẩm mà mình có khả năng cung ứng, đẩy mạnh hơn nữa công tác tìm kiếm khách hàng, đơn đặt hàng, tìm hiểu đúng nhu cầu của khách hàng để nhập khẩu cho phù hợp.
Sau khi nghiên cứu thị trờng, công ty tiến hàng xem xét khả năng cung ứng, giá cả, tình hình biến động của nền kinh tế, các chỉ số kinh tế vĩ mô (tỷ giá hối đoái, lạm phát...) để có quyết định có nên nhập hay không.
- Về quy mô nhập: Hoàn toàn phụ thộc vào số lợng đơn đặt hàng của công ty. Trên cơ sở số lợng đơn hàng và khả năng cung ứng của mình công ty tiến hành nhập hàng. Nh vậy nó vừa phù hợp với nhu cầu của thị trờng vừa thích hợp với khả năng sẵn có của công ty. Một số các
mặt hàng bán lẻ công ty căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trờng, nhu cầu thị trờng trong năm trớc để có quyết định nhập cho phù hợp.