II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOAN HỞ TRUNG TÂM:
2. Tình trạng mua hàng ở trung tâm
Khối lượng hàng hoá mua vào phản ánh quy mô kinh doanh của trung tâm, tình hình kinh doanh nó cho phép đánh giá khả năng kinh doanh và mở rộng thị trường của trung tâm trong thời gian qua cũng như dự đoán trong tương lai, chúng ta có thể quan sát khối lượng hàng hoá mua vào các năm qua bảng sau:
Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
1.Tổng giá trị mua -Nhập khẩu -Trong nước 37041.5 USD 2483919000 84115 USD 4632034000 15336 USD 12036000000
Mua hàng là cơ sở tiền đề cho bán ra, tuy nhiên hàng hoá có bán được thì mới dám mua hàng chính vì vậy hoạt động mua hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng bán ra như thế nào.
Nhìn vào bảng hàng hoá mua vào chúng ta thấy rằng hoạt động kinh doanh của trung tâm phát triển nhanh số lượng mua sắm năm sau lớn hơn năm trước, số liệu cho thấy tổng giá trị mua năm 2000 đạt 186,488% so với năm 1999. Sản lượng đường mía mua vào trong 3 tháng đầu năm gấp 7,4 lần so năm 2000 và 13,46 lần so với năm 1999. Tuy nhiên chủng loại mặt hàng giảm, nếu như năm 1999 trung tâm kinh doanh rất nhiều mặt hàng thì sang đến 3 tháng đầu năm của năm 2001 trung tâm chỉ còn tập trung vào 3 mặt hàng kinh doanh chủ yếu là đường mía, mật và nha.
Về hình thức mua chủ yếu là ký các hợp đồng trực tiếp với các nhà máy sản xuất đường, có một số là qua trung gian.
Giá trị hàng mua vào của năm 1999 và 2000 thấp do một số nguyên nhân: bị ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính trong khu vực làm tốc độ tăng trưởng kinh tế giảm, thu nhập người dân giảm, nhu cầu tiêu dùng nói chung cũng như các sản phẩm đường và sau đường giảm. Trong khi đó nghành đường mía gặp nhiều khó khăn do cung trên thế giới lại lớn hơn cầu, các đơn vị sản xuất kinh doanh mía đường phải đối mặt với tình trạng đường lậu tràn lan trong khi giá thành sản xuất trong nước cao hơn giá bán trên thị trường thế giới đường cũng như các sản phẩm
không đáp ứng đủ nhu cầu nguồn hàng khai thác khan hiếm do giá lên cao các nhà máy tăng dự trữ chờ giá lên cao hơn, mặt khác thị trường kinh doanh được mở rộng hơn, có nhiều khách hàng truyền thống và thu hút sự tham gia của nhiều nhà buôn.
Đối với hoạt động xuất nhập khẩu, trong 3 năm qua Trung tâm đã tổ chức nhập khẩu một số máy móc thiết bị dưới hình thức nhận uỷ thác cho các nhà máy sản xuất đường và sau đường.
Về nguồn thu mua: chủ yếu tập trung ở các nhà máy đường phía Bắc và miền Trung, ở một số nhà máy sản xuất chế biến sản phẩm sau đường chúng ta có thể xem biểu nguồn thu mua của Trung tâm :
Đơn vị :Tấn đường
Nguồn Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
1. Quảng Bình 88 30 0 2. Sơn Dương 118,6 110 111,5 3. Lam Sơn 34,5 164,5 0 4. Linh Cám 8 0 0 5. Việt Đài 0 76,7 0 6. Nông Cống 0 42 1616 7. Liên doanh Nghệ An 0 0 100 8. Hoà Bình 0 0 500 9. Sơn La 0 0 989,95 Nguồn nhập Mật rỉ
Ngoài ra Trung tâm còn thu thập ở một số đơn vị có nguồn nhỏ lẻ, các sản phẩm sau đường như bánh kẹo, các loại gia vị...chủ yếu nhập của công ty Bánh kẹo Hải châu, công ty chế biến thực phẩm, công ty lương thực Đông Anh, công ty Minh Dương.
-Về nguồn thu mua đường theo biểu cho thấy Trung tâm đã mở rộng khai thác thêm được một số nguồn so với năm 1999, cho đến năm 2001 Trung tâm đã khai thác thêm được 4 nguồn cung cấp với khối lượng lớn đó là Sơn La, Hoà Bình, Nông Cống, liên doanh Nghệ An riêng trong 3 tháng đầu năm lượng nhập từ Sơn La là 989,95 tấn, Nông Cống là 1616 tấn, Hoà Bình là 500 tấn.
-Nguồn hàng Mật : Mật rỉ là sản phẩm phụ của các nhà máy sản xuất đường vì vậynguồn khai thác là tất cả các nhà sản xuất máy đường. Theo biểu trên cho ta thấy tốc độ kinh doanh Mật tăng nhanh, năm 2000 đạt 6000 tấn gấp 1,9 lần năm 1999 (mức 3270 tấn ) riêng 3 tháng đầu năm 2001 tổng lượng Mật vượt số lượng kinh doanh năm 1999 là 412,09 tấn. Năm 1999 nhập từ 3 nguồn đó là công ty Việt Đài,Công ty Tate & Lye và xí nghiệp dịch vụ Thành Công, thì đến năm 2000 đã lên đến 6 nguồn , thêm 4 nguồn nữa là Công ty Môi Giới thương mại và Đầu Tư, Công ty đường Linh Cảm, Công ty đường Hoà Bình. Biểu trên cũng cho thấy 2 nguồn nhập chính là Công ty Môi Giới và Đầu Tư và xí nghiệp dịch vụ Thành Công, năm 1999 mua của xí nghiệp dịch vụ Thành Công chiếm 53% tổng lượng
nhập từ Pháp, Anh, Australia...
Nhìn chung tình hình mua và khai thác nguồn của Trung tâm đã và đang được mở rộng tuy nhiên mua hàng chịu ảnh hưởng của khâu bán hàng và khả năng khai thác nguồn cho nên bị động, Trung tâm mua dưới hình thức hợp đồng, khối lượng mua thay đổi theo nhu cầu thị trường, có một số mặt hàng việc mua còn phụ thuộc vào hợp đồng ký trước, do đó không chủ động trong công tác tạo nguồn.
Trung tâm kinh doanh thuần tuý là buôn bán thương mại vì vậy đôi khi khó khăn trong khai thác, không tạo được nguồn hàng lớn, ổn định, khi nhu cầu trên thị trường lớn dễ bị ép giá, không có hàng bán, trong khi đó Trung tâm chưa tổ chức được nhiều hình thức mua hàng.
Trung tâm cũng thường xuyên cử cán bộ có kinh nghiệm đi nghiên cứu tìm nguồn hàng, thiết lập mối quan hệ cần thiết, tổ chức đàm phán để kí kết hợp đồng, hình thức mua hàng chủ yếu của Trung tâm là mua tại các nhà máy sản xuất, hầu như không mua qua trung gian cho nên giảm được chi phí trong khâu mua.
Riêng hoạt động nhập khẩu Trung tâm chủ yếu là mua hàng theo hợp đồng dưới hình thức uỷ thác tức là làm trung gian giữa người bán và người mua, giảm được mức độ rủi ro và khắc phục tình trạng thiếu vốn tuy nhiên lợi nhuận mang lại thấp, nhưng đến năm 2001 Trung tâm dự tính sẽ nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng để tận dụng kinh nghiệm, mối quan hệ, cơ sở vật chất của mình để thu lợi nhuận cao hơn.
khác và là hoạt động giúp các doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu cuối cùng của mình là lợi nhuận. Mặc dù trong thời gian qua gặp nhiều khó khăn trước biến động của thị trường cũng như sự hạn chế về tiềm lực của Trung tâm nhưng hoạt động bán hàng đã đạt được những kết quả đáng kể, điều đó thể hiện qua biểu về giá trị bán hàng của Trung tâm
Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1. Doanh thu bán
trong nước
2,6 5,3 13,9
2. Doanh thu xuất khẩu
305.054 USD
Theo số liệu cho thấy tổng doanh thu của năm 2000 tăng so với năm 1999 là 4,01 tỷ, đặc biệt trong 3 tháng đầu năm 2001 tổng doanh thu của công ty đã vượt doanh thu của năm 2000, Trung tâm kinh doanh theo nguyên tắc không ngừng mở rộng và nâng cao hiệu quả kinh doanh, tận dụng mọi cơ hội cho nên tổng doanh thu năm sau tăng hơn năm trước rất nhiều điều đó đã thể hiện nỗ lực và sự cố gắng của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của Trung tâm. Tuy nhiên tổng doanh thu còn thấp là do:
Trung tâm mới tham gia vào kinh doanh còn nhiều mặt hạn chế về nguồn vốn, lao động, thị trường kinh doanh, hàng hoá kinh doanh của Trung tâm còn mang tính thời vụ cả trong sản xuất và tiêu dùng, sản phẩm đường và sau đường là
cùng, sang đến năm 2001 thì số lượng khách hàng này lên đến gần 30 đơn vị. Thị trường bán lẻ mặc dù chiếm tỉ lệ rất nhỏ trong tổng doanh số bán ra nhưng qua đó Trung tâm tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng nắm bắt thông tin về những thay đổi trong nhu cầu,tuy nhiên mạng lưới bán hàng của Trung tâm còn nhỏ hạn chế trong việc phục vụ nhu cầu người tiêu dùng cuối cùng, bán hàng chỉ tập trung vào một số khu vực nhất định, Trung tâm đã có kế hoạch mở rộng mạng lưới cửa hàng phục vụ đến người tiêu dùng cuối cùng nhưng đây chưa phải là hướng đi cần giải quyết vì trước mắt Trung tâm đang tập trung mở rộng thị trường bán buôn là chủ yếu.
_số liệu tình hình bán theo khách hàng trong năm 2001: Đơn vị : Tấn
Tên khách hàng Đường Mật Nha
Công ty thực phẩm Vạn Điểm 420 242,59 Công ty Thực phẩm và dịch vụ tổng
hợp
300
Công ty bánh kẹo Hải Châu 750 45,426
Viện công nghệ thực phẩm 20 Công ty Phan Phí Hùng 420 Công ty TNHH Cao Cường 200 Cửa hàng Tổng Hợp số 2 200 Công ty KDNLS chất đốt Sơn Tây 300
Công ty CiTic Trading CoLted 3440 Công ty thiết bị Hồng Đăng
-Bán theo khu vực :
Đơn vị : Tấn
Khu vực Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Thị trường Hà Nội 246,5 318,5 2753
Khu Vực khác 120 564,45
Thị trường nước ngoài
30
Khách hàng mua theo khu vực : Trung tâm coi Hà Nội là thị trường trọng điểm của mình vì vậy kinh doanh tại Hà Nội chiếm tỉ lệ lớn 80-90% tổng số hàng hoá, trong khi các khu vực khác chiếm tỉ lệ rất nhỏ, nguyên nhân là do quy mô kinh doanh của trung tâm còn hạn chế, mạng lưới kinh doanh nhỏ trung tâm chưa có điều kiện mở rộng, phát triển thị trường sang các khu vực khác.
Trung tâm đã áp dụng một số hình thức khuyến khích đối với khách hàng như giảm giá bán đối với khách hàng mua số lượng nhiều, ưu tiên cho khách hàng truyền thống với mức giá ưu đãi hơn. Bên cạnh hoạt động mua và bán Trung tâm còn tổ chức thực hiện một số hình thức dịch vụ bổ sung như bán và vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu giao nhận, nhưng các hoạt động dịch vụ của Trung tâm còn hạn chế, chủ yếu tập trung ở khâu vận chuyển, trong khi đó Trung tâm chưa
những hoạt động này diễn ra chưa thường xuyên, chỉ khi cung dư cầu, hàng bán chậm thì mới thực hiện, mọi hoạt động quảng cáo đều do Trung tâm tự tiến hành cho nên đến nay vẫn chưa có kế hoạch quảng cáo và chưa có kinh phí cho quảng cáo hàng năm.
Đối với hoạt động xuất khẩu, hiện nay thị trường xuất khẩu của Trung tâm mới chỉ là Trung Quốc, mặt hàng chủ yếu là mật, trong năm 2000 đã xuất khẩu được 30 tấn đường kính, tỉ lệ này còn rất ít, Trung tâm đã và đang chú trọng nghiên cứu tìm thị trường cho xuất khẩu không chỉ mật mà còn đường và các sản phẩm sang thị trường nước ngoài.
4-Chi phí kinh doanh :
Trong hoạt động kinh doanh thương mại: nội dung của chi phí kinh doanh gồm có chi mua hàng, chi phí lưu thông, chi phí đóng thuế và bảo hiểm, ngoài ra còn chi do bị thiệt hại bất thường khác.
Chi phí mua hàng là khoản chi lớn nhất trong kinh doanh, nguồn...là vốn lưu động, vốn vay hoặc vốn của đơn vị nguồn hàng, khách hàng.
Chi phí lưu thông ở doanh nghiệp Thương mại gồm: chi phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá, chi phí quản lí hành chính.
Chi phí nộp thuế và mua bảo hiểm là khoản chi của chi phí kinh doanh, nộp thuế là khoản tiền nộp cho Nhà nước về kết quả hoạt động kinh doanh, chi phí bảo hiểm là khoản chi đề phòng rủi ro có thể xảy ra trong kinh doanh.
vay ngân hàng Trung tâm đưa vào khoản chi phí mua hàng để tính giá vốn hàng hoá.
Chi phí quản lí ở Trung tâm bao gồm chi tiền lương, điện thoại, công tác phí trong và ngoài nước, in ấn phô tô, dịch thuật, chi hội nghị tiếp khách, chi quảng cáo, catalog, trích quỹ quản lí tổng công ty và khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ, chi khác.
Riêng chi phí mua hàng ở Trung tâm chưa phân chia cụ thể thành từng loại do đó khó kiểm tra đánh giá các khoản chi hợp lí chưa, tiết kiệm hay lãng phí, vốn kinh doanh của Trung tâm rất ít vay vốn ngân hàng chiếm tỉ lệ cao vì vậy lãi suất trả lớn, làm tăng chi phí kinh doanh, tuy nhiên lãi vay chưa được tách ra khỏi giá mua vì vậy rất khó đánh giá. Mặt khác, chi phí kinh doanh lớn là do chi phí vận tải bốc dỡ, chi phí thuê kho bãi cao, Trung tâm hầu như chưa có phương tiện vận tải, kho bãi vẫn phải thuê thêm đặc biệt khi hàng hoá mua về nhiều, chưa đến thời điểm giao cho khách, các phương tiện phục vụ cho bốc dỡ còn thô sơ, phần lớn thuê nhân công bên ngoài bốc vác thủ công.
Đối với chi phí quản lí hành chính còn cao là do chi công tác phí cao, chi hội nghị, giao dịch tiếp khách cao. Ngoài ra còn phải đóng góp vào quỹ quản lí của tổng công ty. Nguyên nhân chủ yếu là do nguồn hàng không tập trung, khối lượng mua hàng theo hợp đồng còn thấp, chi phí cử cán bộ đI xuống nguồn hàng còn lớn, trong khi quy mô kinh doanh của Trung tâm còn nhỏ, mặt khác các cơ sở vật chất, văn phòng, trang bị văn phòng còn nghèo, chưa có nhà nghỉ cho khách tới
7-Trích quỹ quản lí tổng công ty 35442000 109953000
8- Chi phí khác 11341000 43981280
9-Chi trích quỹ 5932000 20481000
Nhìn trên biểu cho ta thấy tổng tổng chi phí của trung tâm năm 1999 là 144,768 triệu và năm 2000 là 546,966 triệu tăng gấp lần, so sánh về các khoản mục chi phí chúng ta thấy rằng chi phí trích quỹ tổng công ty năm 1999 là 35442000 đồng chiếm % trong tổng chi phí quản lí,năm 2000 là 109953000 đồng chiếm trong tổng chi quản lí,khoản chi này vềtuyệt đối là tăng nhưng về tương đối là giảm bởi vì năm 2000 hoạt động kinh doanh của trung tâm được mở rộng,nhiều bạn hàng do TCT giới thiệu ,hoặc kí kết hợp đồng ,tuy nhiên theo quy định hoạt động tài chính TCT tìm bạn hàng, kí kết hợp đồng giúp trung tâm thì trung tâm phải trích nộp một khoản cho TCT.
Về các khoản chi phí khác như chi lương, bảo hiểm, tăng bởi vì năm 2000 trung tâm tuyển dụng thêm nhiều cán bộ nhân viên trẻ bổ sung vào đội ngũ cán bộ cuả rmình, phục vụ cho mở rộng kinh doanh.
Các khoản chi phí điện thoại, hội nghị, giao dịch với khách, chi phí công tác phí và các khoản chi phí khác tăng là do quy mô kinh doanh mở rộng, chi phí cho nghiên cứu thị trường, quan hệ với bạn hàng nhiều hơn .
hàng khai thác. Riêng mặt hàng đường mức dự trữ chưa xác định hợp lí điều đó có thể thấy qua hoạt động kinh doanh của Trung tâm năm 1999 hàng hoá ứ đọng nhiều Trung tâm phải giảm giá bán ảnh hưởng kết quả kinh doanh nhưng vào cuối năm 2000 và 3 tháng đầu năm 2001 nhu cầu của khách hàng lớn Trung tâm không có đủ hàng đáp ứng.
Nguyên nhân là do nguồn vốn hạn chế, nếu dự trữ sẽ không có vốn kinh doanh, công tác nghiên cứu thị trường còn hạn chế chưa xác định được nhu cầu và dự đoán chính xác những biến động về cung cầu, hệ thống kho tàng của Trung tâm hầu như không có mà phải thuê ngoài, chi phí thuê cao, không chủ động trong việc tiếp nhận, quản lí, mặt khác, các hàng hoá kinh doanh là đường, bánh kẹo, gạo...đều đòi hỏi công tác bảo quản tốt, dễ bị ẩm ướt, vỡ, tỉ lệ hao hụt lớn, đặc biệt nó là đối tượng gặm nhấm của chuột, gián vì vậy đòi hỏi công tác dự trữ phải thực hiện tốt, có các phương tiện dụng cụ kiểm tra bảo quản, hệ thống kho phù hợp nhưng cơ sở hạ tầng của Trung tâm còn nghèo chưa thể làm tốt được yêu cầu đó.