III. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư.
e. Nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu.
Khi hàng về đến cảng có giấy báo nhận hàng (thông thường hàng của công ty hay về cảng Hải Phòng), công ty sẽ cử người ra cảng làm thủ tục nhận hàng, khi đi nhận hàng phải mang theo đầy đủ các chứng từ cần thiết sau đây:
• Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu (do Bộ Thương mại cấp)
• Hợp đồng nhập khẩu ngoại thương (bản phôtô)
• Vận đơn gốc (có xác nhận của ngân hàng mở L/C)
• Hoá đơn thương mại (Invoice)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)
• Tờ khai hải quan kèm theo phụ lục hải quan (nếu có từ hai mặt hàng trở lên)
Yêu cầu của bộ chứng từ có tờ khai phải kê khai đúng, đầy đủ, thực trạng của thủ tục hải quan hiện nay vẫn xảy ra là kê khai ở tờ khai như thế nào cho đúng. Đây thực sự là vấn đề khó khăn thường gặp phải của công ty khi đi nhận hàng tại cửa khẩu.
Khi đã mở được tờ khai, tức là giấy tờ đã hợp lệ, đủ điều kiện pháp lý, hàng hoá sẽ được lấy ra khỏi kho hàng để kiểm hoá.
Đối với công ty, công việc không kém phần quan trọng để tính thuế nhập khẩu và thuế VAT được chính xác khi tiến hành nhận hàng, yêu cầu người nhập khẩu khai rõ trong tờ khai mã thuế hàng nhập khẩu theo biểu mã thuế mà Bộ Tài chính đã quy định (hàng mậu dịch)
Thực tế thì việc áp mã thuế không đơn giản là áp dụng theo các biểu thuế đã có sẵn, mà có nhiều mặt hàng rất khó áp mã thuế. Lý do tại vì chính công ty cũng không biết áp mã thuế nào cho mặt hàng của mình vì trong biểu thuế không có quy định rõ.
Sau khi làm các thủ tục nhận hàng xong, công ty sẽ tiến hành kiểm hàng, khi kiểm hàng thấy tổn thất hay hàng giao không đúng về mặt chất lượng và số lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, công ty phải lập biên bản giám định hàng hoá, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng, thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng của hàng không đúng, đóng gói, bao bì của hàng không đạt chất lượng... khi lập biên bản giám định phải có sự chứng kiến của đại diện nhà cung cấp, sau đó phải yêu cầu họ xác nhận, ký vào biên bản để sau này làm căn cứ khiếu nại, (trong phần lớn các trường hợp đều có sự chứng kiến của các cơ quan kiểm định).
Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá, công ty không thấy có sự thiếu sót thì sẽ tiến hành thanh toán.
Một số trường hợp nhà cung cấp là bạn hàng mới của công ty, họ sẽ thận trọng hơn, đòi hỏi phải thanh toán xong sẽ tiến hành nhận hàng tại cảng, còn phần lớn các hợp đồng khác thì sẽ tiến hành theo trình tự. Như vậy thì việc nhận hàng trước hay thanh toán trước phụ thuộc vào thoả thuận trong mỗi hợp đồng.
Đồng tiền mà công ty sử dụng để thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu thường là USD. Ngoại tệ được công ty tại các ngân hàng.
Phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là bằng thư tín dụng L/C. Theo quy định, người xuất khẩu phải trình bộ chứng từ thanh toán để nhận được tiền thanh toán. Sau khi công ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu do ngân hàng gửi đi, ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn, công ty sẽ tiến hành thanh toán 80% hoặc 90% giá trị hợp đồng nhập khẩu cho nhà xuất khẩu tuỳ theo vào tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C là 10% hay 20%.