Trên thực tế hoạt động tạo nguồn cho Tổng Công Ty không phức tạp, đối với Tổng Công Ty chè Việt Nam, có trụ sở đặt tại Hà Nội trong khi đó hầu hết các nguồn chè phân bố rải rác ở khắp các tỉnh trong cả nớc (chủ yếu phía Bắc, Miền Trung, Lâm Đồng). Do vậy, để có nguồn hàng xuất khẩu, cán bộ của phòng ban kinh doanh - xuất nhập khẩu có thể xuống trực tiếp các khu vực trồng chè để nắm bắt về tình hình khả năng cung ứng và đánh giá chất lợng của từng mặt hàng chè, sau đó có thể trực tiếp thu mua ngay của các chân hàng ở đó. Tuy nhiên, việc tạo nguồn theo phơng thức này không thờng xuyên vì số cán bộ trong các phòng ít, hơn nữa phòng cũng cha có điều kiện để thu mua tại chỗ .
Để khắc phục điều này Tổng Công Ty thực hiện việc chuyển mua cho các chân hàng - thờng là các xí nghiệp trực thuộc, xí nghiệp hạch toán độc lập của Tổng công ty ở các tỉnh. Sau đó ký hợp đồng đứt đoạn với các chân hàng để mua lại mặt hàng. Giá cả sẽ phụ thuộc vào mùa vụ và giá trị sản lợng của từng loại chè, ngoài ra còn tuỳ thuộc vào nhu cầu cho tiêu dùng sản xuất trong nớc và nhu cầu của khách nớc ngoài .
Nói chung giá cả không đợc xác định một cách lâu dài. Thông thờng giá cả thu mua đợc xác định dựa trên cơ sở giá cả hợp đồng ngoại (xuất khẩu). Do mặt hàng chè là mặt hàng nông sản, mặt khác thị phần xuất khẩu của nớc ta lại quá
bé so với các nớc xuất khẩu chè khác trên thế giới nên giá cả này lại phụ thuộc vào giá cả trên thị trờng thế giới. Căn cứ vào giá cả năm trớc đợc các bạn hàng có thị phần lớn (nh : Irắc) chấp nhận Tổng Công Ty tính toán trừ đi các khoản chi phí phát sinh và lợi nhuận dự kiến sẽ xác định giá cả thu mua .
Việc tạo nguồn hàng cho xuất khẩu đựơc Tổng Công Ty lập kế hoạch vào đầu năm. Sau đó đó thực hiện việc ký kết hợp đồng thu mua (hợp đồng nội) với các đơn vị trực thuộc, các chân hàng khác để thu mua và sẽ đ… ợc chuyển về các kho dự trữ của tổng công ty (nh kho Cổ Loa ). Khi Tổng Công Ty có đơn đặt…
hàng của nớc ngoài thì tiến hành bốc hàng từ kho này. Trớc khi bốc hàng, cán bộ của Tổng Công Ty xuống tận kho để kiểm tra và hớng dẫn cách đóng gói .
2.2.1.3. Đàm phán trớc khi ký kết .
Đối với Tổng Công Ty Chè Việt Nam, việc đàm phán đợc diễn ra một cách linh hoạt tuỳ vào từng đối tợng khách hàng. Đối với khách hàng thờng xuyên của Tổng Công Ty thì công việc đàm phán hết sức đơn giản. Bên mua fax cho Tổng Công Ty yêu cầu về loại (mặt hàng), quy cách phẩm chất, khối lợng sản phẩm cần mua và mức giá cả theo điều kiện giao hàng ... nếu Tổng Công Ty chấp nhận thì coi nh hợp đồng đã đợc ký kết .
Còn đối với những khách hàng mới, do hai bên cha biết đợc đặc điểm kinh doanh của nhau nên công tác đàm phán đợc thực hiện chi tiết và cẩn thận hơn. Tổng Công Ty gửi mẫu hàng đi chào hàng, khi giao hàng Tổng Công Ty đảm bảo đúng hàng đợc giao theo mẫu : điều kiện về giá cả và điều kiện giao hàng cũng đ- ợc 2 bên thoả thuận kỹ lỡng hơn trớc khi đi vào ký kết hợp đồng. Thông thờng vấn đề đàm phán chủ yếu đợc thực hiện bằng th tín điện thoại, trong một số trờng hợp khách hàng có thể đến Tổng công ty để giao dịch, đàm phán.