II. Một số giải pháp nhằm Nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu tại công ty VINAGIMEX
5. Biện pháp thúc đẩy công tác thực hiện hợp đồng 1 Làm thủ tục hải quan.
5.1. Làm thủ tục hải quan.
Sau khi có đầy đủ chứng từ nhận hàng và khai báo với Hải quan vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ cần thiết có liên quan để rút ngắn thời gian làm thủ tục, tránh các rắc rối có thể xảy ra, công ty nên yêu cầu đối tác cung cấp những giấy tờ cần thiết chứng nhận về tên gọi, tiêu chuẩn kĩ thuật để công ty có thể hoàn thành tờ khai hải quan tr… ớc khi hàng về. Trong khi khai hải quan công ty phải hết sức thận trọng trong việc áp mã hàng hoá vì nếu sai sẽ bị phạt. Khi Hải quan kiểm tra hàng hoá công ty chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các chứng từ liên quan đến hàng hoá, chuẩn bị các văn bản pháp qui (văn bản luật và văn bản dới luật) có liên quan đến việc miễn thuế, giảm thuế hay qui định các mức thuế suất thuế nhập khẩu đối với hàng hoá.
Để việc kiểm tra Hải quan đợc nhanh chóng, công ty nên chuẩn bị sắp xếp hàng hoá có trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, tránh gây khó khăn cho Hải quan trong việc kiểm tra này. Hàng hoá nhập khẩu nên đợc đóng kiện cẩn thận để sau khi kiểm tra xong có thể nhận hàng ngày mà không phải có một điều kiện gì của nhân viên Hải quan.
Ngoài ra, công ty cần thiết lập các mối quan hệ thân thiết với các nhân viên hải quan để có thuận lợi trong công tác này.
5.2. Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá.
Tiếp nhận hàng hoá là một trong những khâu tơng đối quan trọng của hoạt động nhập khẩu. Nếu thực hiện khâu này không tốt công ty sẽ bị lãng phí về chi phí vận chuyển, xếp dỡ, chi phí lu kho bãi, chi phí h hỏng hàng hoá. Để tổ chức nghiệp vụ tiếp nhận đợc tốt, công ty nên thực hiện theo qui trình sau:
- Trớc khi tàu đến, công ty sẽ nhận đợc giấy báo tàu đến và tới nhận lệnh giao hàng( D/O) tại đại lí tàu. Khi nhận đợc D/O cần mang theo : Original B/L và giấy giới thiệu của đơn vị. đại lý vận chuyển giữ lại B/L và trao D/O cho chủ hàng.
- Có đợc D/O công ty nhanh chóng làm thủ tục nhận lô hàng. Nếu chậm trễ, công ty sẽ phải chịu phạt chi phí lu kho bãi và chịu tổn thất về những rủi ro phát sinh.
- Khi nhận đợc chứng từ nhận hàng, cần đối chiếu với chứng từ mua hàng, hợp đồng để kiểm tra chi tiết.
Trong quá trình nhận hàng, nhân viên trực tiếp phụ trách phải theo dõi việc giao hàng, kịp thời phát hiện những sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Công ty nên đề nghị cơ quan giám định hàng hoá lấy mẫu phân tích kết quả số l- ợng, chất lợng hàng hoá. Nếu có trờng hợp hàng hoá không phù hợp với hợp đồng cần lập biên bản xác nhận có chữ ký của các bên. Khi nhận hàng xong, cần ký biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
Để nâng cao hiệu quả nhập khẩu hàng hoá, công ty nên có một bộ phận hoạt động tốt để kiểm định, đánh giá lô hàng một cách chính xác và khẩn trơng. Làm đợc điều này, khách hàng sẽ sớm nhận đợc hàng hoá và công ty sẽ sớm đợc thanh toán hợp đồng. Công ty nên tăng cờng hoạt động dịch vụ vận chuyển cho khách hàng. Khi nhận hàng xong bộ phận vận chuyển của công ty đa hàng về kho hoặc một đặc điểm chỉ định trớc của khách hàng.