Dự án là một chuỗi các hoạt động liên kết được tạo ra nhằm đạt được kết quả nhất định trong phạm vi ngân sách và thời gian xác định.
Thực hiện dự án là xác định và thực hiện một tổ hợp các hành động, các quyết định và hàng loạt các công việc phụ thuộc lẫn nhau trong một chuỗi liên kết nhằm đáp ứng một nhu cầu đã được đề ra, chịu sự ràng buộc bởi kỳ hạn và nguồn lực, thực hiện trong một bối cảnh không chắc chắn.
Các nhà quản lý dự án thường đặt các câu hỏi như sau:
• Đối với dự án này sẽ chọn cấu trúc và cách quản lý nào?
• Cần có hành động nào để đảm bảo dự án triển khai tốt?
6.1.Cấu trúc dự án
Khái niệm: Là sự phân cấp thành các bộ phận thành phần (các phần tử và các modules) để lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện nhiệm vụ đối với từng thành viên trong đội dự án.
Cấu trúc dự án phải thoả mãn các điều kiện sau:
1. Mỗi cấp bậc dự án phải gồm các thành phần dự án xác định.
Tổng các đặc trưng của các phần tử dự án ở mỗi một cấp bậc cần phải tương đương nhau. Các đặc trưng của các phần tử là chức năng, khối lượng công việc, qui trinh thực hiện, khối lượng các nguồn lực, người thực hiện, mối liên kết.
2. Ở cấp thấp nhất của dự án nhất thiết phải chứa đựng các phần tử hay modules. Trên cơ sở đó có thể xác định một cách rõ ràng tất cả các dữ liệu cần thiết để quản lý dự án như chức năng, khối lượng công việc, các nguồn lực, người thực hiện, các giao tiếp và liên lạc...
6.1.1. Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure -WBS)
Bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch là xác định đầy đủ những công việc cần thiết của dự án.
Cấu trúc phân chia công việc là sơ đồ biểu diễn mối quan hệ lôgic của các công việc trong dự án.
WBS cho các thành viên và các bên có liên quan xem lại kỹ lưỡng để tìm các công việc bị thiếu.WBS cho ta biết số lượng công việc trong dự án.WBS là cơ sở để ước tính thời hạn và tiêu hao các nguồn lực, chi phí của mỗi hoạt động, cũng như phân công cho các thành viên tham gia dự án.WBS là nguồn để xem xét các rủi ro kết hợp của dự án.
Một cấu trúc phân chia công việc được phát triển đúng đắn cho phép xác định tất cả các hoạt động cần và đủ để hoàn thành dự án. Sau khi đã xác định các hoạt động, chúng ta xác định các đặc tính quan trọng của các hoạt động như: Thời gian, chi phí, phạm vi, trách nhiệm, tiêu hao các nguồn lực, chất lượng, mối quan hệ với các hoạt động khác.
6.1.1.1.Dự tính thời gian cho mỗi hoạt động.
Một dự án là tập hợp nhiều nhiệm vụ. Mỗi một nhiệm vụ được phân nhỏ thành rất nhiều hoạt động. Mỗi hoạt động lại có những đặc điểm riêng.
Có 2 phương pháp ước tính thời hạn của dự án:
• Phương pháp tất định.
• Phương pháp ngẫu nhiên.
6.1.1.1.1.Phương pháp ngẫu nhiên
Phương pháp dự tính thời gian hoạt động và xác suất mà thời gian xảy ra trong một khoảng nào đó.
Trong quản lý dự án, các nghiên cứu về xác suất được phối hợp với những giả định rằng thời gian dự tính được chia làm 3 loại sau:
a : Giá trị lạc quan, tương ứng với dự án tiến hành tốt đẹp.
m: Giá trị phù hợp nhất, khi quá trình thực hiện dự án tiến hành bình thường.
b: Giá trị bi quan, tương ứng với dự án tiến hành không tốt.
Trong xác suất, a và b tương ứng với các dự tính tại điểm thấp nhất và cao nhất của phân bố xác suất.
m : Giá trị dự tính tương ứng với số trung bình của phân bố. Để xác định kỳ vọng d và phương sai s, có 2 giả định sau đây:
• Giả định thứ nhất: Giá trị độ lệch chuẩn s bằng 1/6 khoảng thời gian có thể, hay s =
6
a b−
. Từ đó có thể xác định xác suất d sẽ nằm trong khoảng (b-a).
• Giả định thứ hai: Giả thiết đại lượng thời gian hoạt động phân bố theo quy luật β ( quy luật này có ưu điểm hơn so với luật phân bố chuẩn ở chỗ nó không gồm giá trị vô cùng).
Đỉnh là m và hai điểm cuối là a và b. giá trị kỳ vọng được tính như sau: d =
6
4m b
a+ +