II. một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán tại trong kinh doanh tại công ty xnk
2. Về phơng thức và phơng tiện thanh toán
2.1. Đối với thanh toán trong nớc
Nh ở chơng II chúng ta đã phân tích và thấy rằng tỉ lệ sử dụng tiền mặt trong thanh toán nh vậy là vẫn còn nhiều, trong ba năm đều chiếm từ 12 – 17% tổng giá trị thanh toán. Sử dụng tiền mặt không có lợi ích gì nhiều đặc biệt là trong thanh toán với khách hàng vì giữ tiền mặt vừa không an toàn lại vừa tốn chi phí. Hơn nữa hiện nay ngân hàng cũng trả tiền lãi cho tiền gửi để thanh toán, do vậy nên sử dụng các tiện ích mà ngân hàng cung cấp, sử dụng hình thức chuyển tiền là thích hợp nhất. Tiền mặt chỉ thích hợp trong thanh toán nội bộ và thanh toán với nhà nớc mà thôi, còn các loại thanh toán khác không nên sử dụng tiền mặt.
Do vậy trong thanh toán với khách hàng, chủ yếu lầ ngời mua trong nớc nên giảm tỉ lệ dùng tiền mặt, nên duy trì tỉ lệ khoảng từ 5 – 7% tổng giá trị thanh toán là hợp lý. Nói nh vậy không có nghĩa là sử dụng tiền mặt tuyệt đối, những khách hàng ở xa nhau về mặt địa lý nên sử dụng hình thức chuyển tiền. Vậy nên trong các giao dịch thơng mại, công ty nên sử dụng lợng tiền mặt thích hợp, phải biết tận dụng các dịch vụ của ngân hàng vừa nhanh vừa an toàn lại rẻ.
Để thay thế việc sử dụng tiền mặt, công ty nên phát huy vai trò của séc, nâng cao tỉ lệ sử dụng séc. Trong các món thanh toán nhỏ, thay vì sử dụng tiền mặt, công ty nên phát hành séc để thanh toán. Nh vậy vừa giảm tỉ lệ sử dụng tiền mặt lại nâng cao hiệu quả của hoạt động thanh toán.
Tuy nhiên sử dụng séc cũng không phải là loại séc gì cũng đợc. Hình thức chủ yếu nên dùng séc chuyển tiền, séc chuyển khoản. Vì nếu bị sử dụng séc bảo chi, séc định mức thì phải kí quỹ vào tài khoản riêng và không thể sử dụng số tiền đó nên sẽ làm giảm số tiền có thể sử dụng đợc trong thanh toán. Do đó phải xem xét điều kiện thanh toán của khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu sử dụng séc bảo chi, séc định mức thì nên sử dụng tiền mặt còn nếu không có điều kiện đó thì séc là hình thức tối u.
Ngoài ra trong hoạt động thanh toán với ngời mua hàng, công ty nên sử dụng UNT là tốt nhất. Séc chỉ dùng trong trờng hợp giá trị nhỏ, địa lý phải gần nhau để dẽ dàng thanh toán séc với ngân hàng phát hành, còn lại sử dụng UNT là hiệu quả cao vì khi mình giao hàng rồi, thỏa thuận sử dụng UNT để thanh toán thì lúc đó ngân hàng sẽ có trách nhiệm hơn trong việc đòi tiền hộ. Khách hàng lại khó mà tránh đợc.
Còn khi thanh toán với ngời bán trong nớc nên sử dụng UNC vì nh vậy công ty sẽ đảm bảo chắc chắn nhận hàng đạt yêu cầu rồi mới thanh toán cho ng- ời bán.
Đây là hai phơng tiện sử dụng đạt hiệu quả cao trong thanh toán, do vậy công ty nên phát huy hơn nữa hai loại phơng tiện này.
Chú ý cuối cùng với hoạt động thanh toán trong nớc đó là công ty không nên chỉ tập trung tiền gửi tại một ngân hàng. Phải phân tán các khoản tiền gửi tại nhiều ngân hàng khác nhau. Chọn những ngân hàng có chi nhánh tại nhiều tỉnh, địa phơng để dễ dàng trong thanh toán.
Thờng công ty chỉ hay gửi tiền tại Ngân Hàng Ngoại Thơng, Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn là chính, do vậy công ty cần phân tán tiền gửi ở nhiều ngân hàng hơn nữa. Vì việc này có nhiều u điểm:
Thứ nhất là khi quan hệ giao dịch với những khách hàng ở xa, cách trở về mặt địa lý thì công tác thanh toán rất khó khăn. Do vậy nếu tại các địa phơng ấy có các ngân hàng của nhà nớc nh Ngân Hàng Công Thơng, Ngoại Thơng, thì…
việc thanh toán qua ngân hàng sẽ dễ dàng hơn. Không cần giáp mặt nhau mà vẫn thực hiện thanh toán đợc. Nh vậy sẽ tiết kiệm đợc chi phí đi lại, ăn ở . Và…
chi phí này sẽ lớn hơn nhiều so với chi phí dịch vụ của ngân hàng.
Thứ hai là khi đã phân tán tiền gửi tại nhiều ngân hàng, thì khả năng kiểm soát của ngân hàng rất khó, do vậy khi đang vay ở ngân hàng này quá nhiều mà nếu có tiền chuyển về thì ngân hàng sẽ tự chuyển sang để trả nợ vay, làm cho tiền sử dụng để thanh toán giảm xuống. Do vậy nếu đặt tiền gửi tại nhiều ngân hàng thì sẽ tránh đợc hiện tợng trên. Lúc đó sẽ yêu cầu khách hàng chuyển vào tài khoản tại ngân hàng mà nợ vay không có hoặc không lớn. Làm nh thế thì vừa kéo dài thời hạn vay nợ của ngân hàng vừa có tiền trong tài khoản tiền gửi để thực hiện hoạt động thanh toán.
Ngoài ra còn có nhiều lợi ích khác nên công ty cần thực hiện phân tán tiền gửi thanh toán tại nhiều ngân hàng hơn nữa.
Do đây là phần thanh toán chiếm tỉ lệ rất cao trong công ty, nên công ty cũng cần phải hoàn thiện nó hơn.
Hiện nay công ty thờng sử dụng hình thức thanh toán tín dụng chứng từ là chính, còn chuyển tiền chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ. Với những khách hàng không quen thì phơng thức tín dụng chứng từ là thích hợp nhất. Nhng đối với những khách hàng đã từng giao dịch công ty nên thơng lợng để có thể đợc sử dụng ph- ơng thức chuyển tiền nhanh, vì nó vừa nhanh chi phí lại thấp hơn. Do vậy uy tín trong thanh toán là điều tiên quyết, nâng cao uy tín là việc doanh nghiệp phải làm, tạo niềm tin với nhà cung cấp, thực hiện thanh toán sòng phẳng và đúng thời hạn sẽ làm cho vị thế của doanh nghiệp nâng cao, nên việc thơng lợng các điều khoản trong hợp đồng sẽ đạt hiện quả hơn.
Ngoài ra với hình thức thanh toán quốc tế công ty chỉ nên sử dụng Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam làm ngân hàng thanh toán vì đây là ngân hàng có uy tín trong thơng trờng quốc tế, là một trong những ngân hàng lớn của Việt Nam nên khi chọn ngân hàng thanh toán thì nên chọn ngân hàng này. Làm nh vậy đỡ phải sử dụng phơng thức tín dụng chứng từ không thể hủy ngang có xác nhận, giảm các khoản chi phí trả cho các ngân hàng lại thanh toán nhanh hơn và đỡ phức tạp hơn.