III. Thực trạng công tác quản trị hoạt động xuất khẩu ở công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ ARTEXPORT
1. Thực trạng công tác hoạch định hoạt động xuất khẩu:
Công tác hoạch định nói chung và hoạch định cho hoạt động xuất khẩu nói riêng đợc công ty tiến hành từ những tháng cuối năm trớc năm kế hoạch. Khi bớc sang năm kế hoạch, hàng tháng công ty có kế hoạch cụ thể và các phơng án kinh doanh chi tiết nhằm thực hiện kế hoạch tháng và do đó thực hiện kế hoạch tháng và kế hoạch năm đã xác định.
1.1. Xác định mục tiêu của công ty:
Trong thực tế hoạt động kinh doanh của công ty có rất nhiều mục tiêu cần phải đạt đợc tuỳ thuộc vào điều kiện của từng thời kỳ. Có những mục tiêu có thể so sánh đối chiếu và phân tích đợc phản ánh qua các chỉ tiêu kế hoạch(lợi nhuận, doanh thu) nhng cũng có những mục tiêu của công ty không thể phản ánh qua các chỉ tiêu kế hoạch nh tỉ phần thị trờng, tốc độ phát triển của công ty, công ăn việc làm cho ngời lao động,... các mục tiêu này thờng đợc phản ánh qua kết quả kinh doanh và tình hình hoạt động của công ty. Tuy nhiên, cho dù mục tiêu của công ty trong từng thời kỳ, giai đoạn khác nhau là không hoàn toàn giống nhau nhng có một nguyên tắc mà công ty luôn tuân thủ là các mục tiêu đa ra phải phù hợp với mục tiêu chung và đồng thời việc thực hiện mục tiêu đó phải chấp hành luật pháp và không đi ngợc lại lợi ích quốc gia.
Đối với các mục tiêu đợc phản ánh qua các chỉ tiêu kế hoạch, các chỉ tiêu kế hoạch là cái đích và mục tiêu phác thảo cho hoạt động trong t- ơng lai. Công ty có thể sử dụng hệ thống chỉ tiêu kế hoạch theo các cách phân loại sau đây để tham khảo và xác định mục tiêu.
- Nếu căn cứ vào tính chất phản ánh của các chỉ tiêu, các chỉ tiêu kế hoạch bao gồm: các chỉ tiêu số lợng nh số lợng lao động, giá trị tài sản cố định và các chỉ tiêu chất lợng: nh năng suất lao động, tỉ lệ lợi nhuận, mức doanh thu.
- Nếu căn cứ vào đơn vị tính toán, các chỉ tiêu kế hoạch bao gồm: Các chỉ tiêu hiện vật, và các chỉ tiêu giá trị(đo lờng bằng đơn vị tiền tệ).
- Nếu căn cứ vào phân cấp quản lý của các chỉ tiêu bao gồm:
+ Các chỉ tiêu pháp lệnh: Là các chỉ tiêu đợc quy định thống nhất về nội dung, phơng pháp mà Nhà nớc giao cho các doanh nghiệp, bắt buộc thực hiện.
+ Các chỉ tiêu hớng dẫn: Là các chỉ tiêu thống nhất về nội dung ph- ơng pháp tính toán nhng không bắt buộc thực hiện mà chỉ hớng dẫn các doanh nghiệp thực hiện để có thể đạt đợc các chỉ tiêu pháp lệnh.
+ Các chỉ tiêu tính toán: Là các chỉ tiêu cho từng doanh nghiệp quy định và tính toán phục vụ cho công tác quản lý kế hoạch hoá trong phạm vi doanh nghiệp.
1.2. Công tác lập kế hoạch và phơng án kinh doanh của công ty:1.2.1. Các căn cứ đợc công ty sử dụng trong công tác lập kế hoạch: 1.2.1. Các căn cứ đợc công ty sử dụng trong công tác lập kế hoạch:
- Căn cứ vào kết quả nghiên cứu tiếp cận thị trờng: Việc nghiên cứu, tiếp cận thị trờng với kết quả đạt đợc là cơ sở hết sức quan trọng cho công tác lập kế hoạch của công ty. Nó cho phép công ty xác định trong thời gian tới, thị trờng thế giới cần gì, hay nói cách khác là mặt hàng nào đang có nhu cầu, với số lợng, giá cả có thể chấp nhận đợc. Bên cạnh đó, nó cho phép công ty nắm đợc tình hình chính trị, kinh tế chung, hệ thống luật pháp, các chính sách thơng mại của quốc gia mà công ty dự định xuất khẩu sang cũng nh tình hình tài chính, mức độ ổn định và ý định của những khách hàng nớc ngoài.
- Căn cứ vào năng lực hiện có của công ty: Để kế hoạch kinh doanh nói chung và kế hoạch kinh doanh xuất khẩu nói riêng mang tính khả thi cao thì khi xây dựng kế hoạch phải tính đến năng lực hiện có của công ty. Tức là phải xem xét đến khả năng tài chính, vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực.
- Căn cứ vào nguồn cung ứng hàng hoá xuất khẩu cho công ty: Với chủ trơn nhằm khai thác triệt để tối đa, đảm bảo việc thực hiện các vai trò quan trọng của hoạt động kinh doanh xuất khẩu đối với các doanh nghiệp và đối với đất nớc nh: tăng thu ngoại tệ, thúc đẩy sản xuất hàng hoá trong nớc phát triển, mở rộng thị phần, tăng thêm uy tín của công ty và góp phần tăng uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trờng xuất khẩu quốc tế. Nên nguồn cung cấp hàng hoá xuất khẩu cho công ty chủ yếu là các đối tác trong nớc.
- Căn cứ vào số lợng, giá trị của hợp đồng xuất khẩu đã ký kết: Những hợp đồng đã đợc ký kết với các khách hàng nớc ngoài trong năm tr- ớc nhng cha thực hiện hoặc những hợp đồng dài hạn của các khách hàng nớc ngoài quen thuộc cũng là một căn cứ quan trọng và đôi khi
Chuẩn bị
lập kế hoạch Soạn thảo kế hoạch Duyệt(bảo vệ) kế hoạch
Điều chỉnh lại(nếu có) kế hoạch
mang tính định hớng cho công tác lập kế hoạch, phơng án kinh doanh xuất khẩu của công ty.
- Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trớc: Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất khẩu, ngoài việc căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu của kế hoạch mà cấp trên giao xuống, và các căn cứ đã nêu trên, công ty còn phải căn cứ vào tình hình thực hiện các năm trớc, tức là bao nhiêu phần trăm, có những thành tựu gì, việc thực hiện kế hoạch có trở ngại gì, các biện pháp cải tiến, từng bớc nâng cao công tác lập kế hoạch, tạo ra cơ sở cho việc thực hiện kế hoạch đợc tốt hơn.
1.2.2. Mô hình hoá quy trình lập kế hoạch kinh doanh xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu ARTEXPORT. của công ty xuất nhập khẩu ARTEXPORT.
Hình 1: Quy trình lập kế hoạch kinh doanh xuất khẩu của công ty.
Bớc 1: Tiến hành thu thập và xử lý thông tin nhằm xác định các căn cứ để xây dựng kế hoạch.
Bớc 2: Sau khi đã xác định đợc các căn cứ khoa học, công ty tiến hành soạn thảo kế hoạch kinh doanh xuất khẩu.
Bớc 3: Ban lãnh đạo công ty xem xét kỹ nội dung kế hoạch và duyệt(nếu chấp nhận đợc) còn không thì huỷ bỏ.
Bớc 4: Nếu kế hoạch đề ra của công ty trong quá trình thực hiện thấy các chỉ tiêu đề ra cha phù hợp(quá thấp hoặc quá cao) thì công ty phải tiến hành điều chỉnh lại kế hoạch hoặc lập phơng án điều chỉnh công ty duyệt.
Nội dung của kế hoạch kinh doanh xu của công ty thể hiện qua các chỉ tiêu số lợng, chủng loại sản phẩm hàng hoá, giá trị xuất khẩu về mặt hiện vật: Kế hoạch kinh doanh xuất khẩu chỉ rõ số lợng từng loại hàng hoá kinh doanh xuất khẩu, tỷ trọng từng loại trong tổng số. Kế hoạch kinh doanh về mặt hiện vật phản ánh nhiệm vụ kinh doanh, khối lợng công việc cụ thể. Nó đợc lập chi tiết cho tất cả các sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp.
Về mặt giá trị, kế hoạch kinh doanh xuất khẩu thể hiện đợc đơn giá từng loại, chủng loại hàng hoá, giá thành, giá trị xuất khẩu của từng loại, tổng giá trị xuất khẩu, giá trị của hoạt động kinh doanh xuất khẩu theo các hình thức khác nhau. Kế hoạch kinh doanh xuất khẩu về mặt giá trị là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu kế hoạch nh doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách và dự kiến trớc phí lu thông cho từng loại hàng hoá.
1.2.4. Một số biện pháp cần thiết nhằm thực hiện kế hoạch đề ra của công ty xuất nhập khẩu ARTEXPORT. của công ty xuất nhập khẩu ARTEXPORT.
Trong quá trình hoạch định đồng thời với việc lập ra các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty phải chỉ ra các bớc, các biện pháp cần thiết để thực hiện kế hoạch đã xác định. Cụ thể đó là việc xác định các nhu cầu về vốn, lao động,... xác định các thủ tục phải làm trong giai đoạn hiện tại(khi thực hiện kế hoạch) xây dựng các chính sách đối với khách hàng, thị trờng và ngời lao động,... cũng nh chỉ ra số lợng hợp đồng với mỗi giá trị hợp đồng cần phải ký kết nhằm đạt đợc các mục tiêu, kế hoạch đề ra.
- Về vốn: Trớc hết, công ty xác định nhu cầu vốn cho kế hoạch năm,
sau đó phân bổ xung cho kế hoạch từng tháng và cuối cùng là phân
bổ từ nhu cầu vốn của kế hoạch tháng xuống cho từng phơng án kinh
doanh cụ thể trong tháng đó.
- Về lao động: Nhu cầu cũng đợc xác định tơng tự nh đối với vốn. Do trong mỗi giai đoạn, mỗi năm thờng diễn ra những thay đổi về chính sách, chủ trơng của Bộ, ngành và Chính phủ đối với lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh xuất khẩu nói riêng cũng nh những thay đổi trong quan niệm, tập quán kinh doanh xuất khẩu nên theo đó mà công ty phải thích ứng bổ xung hay sửa đổi phơng án làm việc sao cho phù hợp với những thay đổi này.
- Về chính sách: Công ty đã xây dựng các chính sách u đãi đối với những đối tợng là khách hàng đối tác truyền thống trong nhiều năm vừa qua nh u đãi về giá, tỷ lệ chiết khấu cho những lô hàng có giá trị xuất khẩu lớn cụ thể nh sau:
+ Với những lô hàng có giá trị từ 50.000 - 100.000USD, tỷ lệ chiết khấu là 0,1%.
+ Với những lô hàng có giá trị từ trên 100.000USD, tỷ lệ chiết khấu là 0,2%.
Bên cạnh những chính sách u đãi đối với khách hàng của công ty, công ty còn có chính sách khen thởng vật chất đối với cán bộ công nhân viên căn cứ theo kết quả, hiệu quả kinh tế của từng thơng vụ mà họ đảm nhận.
Trên đây là thực trạng công tác hoạch định cho hoạt động xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ ARTEXPORT. Với các công việc chính nh xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch và các biện pháp để thực hiện kế hoạch. Đây là bớc khởi đầu, là tiền đề quan trọng để thực hiện các chức năng tiếp theo của công tác quản trị hoạt động xuất khẩu của công ty.
