III. Các biện pháp cơ bản nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị hoạt động xuất khẩu tại công ty
2. Về công tác tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu:
Công tác đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu là một khâu quan trọng trong hoạt động xuất khẩu. Sự thành công trong đàm phán, ký kết hợp đồng có thể đem lại cho công ty những hợp đồng xuất khẩu có ý nghĩa và giá trị cao, góp phần nâng cao khả năng hoàn thành kế hoạch đề ra. Ng- ợc lại, sự thất bại trong đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu có thể dẫn đến việc thực hiện kế hoạch đề ra gặp khó khăn, mặt khác làm tổn thơng đến mối quan hệ với bạn hàng. Vì vậy, công tác đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu cần đợc công ty quan tâm hoàn thiện.
Cụ thể là đạt đợc kết quả tốt trong đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu thì công ty phải thực hiện các công việc sau:
- Chú trọng công tác đào tạo, nâng cao hiểu biết cho đội ngũ cán bộ về lĩnh vực đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu thông qua việc tổ chức các buổi học về kỹ năng, nghệ thuật giao tiếp trong đàm phán, khuyến khích tạo điều kiện cung cấp tài liệu, thông tin để cán bộ, nhân viên tìm hiểu sâu hơn về phong tục tập quán, nền văn hoá của bạn hàng nớc ngoài cũng nh các quốc gia có triển vọng hợp tác kinh doanh trên toàn thế giới. - Phân công cán bộ tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu đồng thời sẽ là ngời thực hiện hợp đồng nhằm đảm bảo tính chủ động nhất quán trong công việc của cán bộ nhân viên.
- Chủ động dành quyền soạn thảo hợp đồng xuất khẩu. Thực hiện đ- ợc điều này sẽ giúp công ty tìm kiếm đợc những lợi thế trong đàm phán, đồng thời giảm thiểu những rủi ro không đáng có do “lỡ” ký kết hợp đồng khi thực sự nắm chắc các điều kiện đặt ra trong hợp đồng.
- Đề cao tinh thần và giữ gìn bản sắc dân tộc trong đàm phán. Cho dù hợp đồng xuất khẩu có thể đem lại cho công ty khoản lợi nhuận lớn đến đâu đi nữa, thì việc đề cao tinh thần dân tộc hay nói cách khác là không đi ngợc lại với lợi ích của quốc gia vẫn luôn phải đợc u tiên hàng đầu. Nói nh vậy, không có nghĩa là mục tiêu lợi nhuận bị xem nhẹ và ngợc lại việc gắn liền với lòng tự hào, tinh thần dân tộc trong đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu sẽ làm cho uy tín của công ty cũng đợc nâng cao, mặt khác sẽ tìm thấy những bạn hàng đối tác có uy tín, tạo nên mối quan hệ bền chắc lâu dài trong kinh doanh.
- Cuối cùng, công ty cần phải hết sức thận trọng, tỉnh táo trong đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu, nhất là khi đối tác chủ động giành quyền soạn thảo hợp đồng xuất khẩu. Có nh vậy, công ty mới tránh đợc rủi ro, bị
thiệt thòi đồng thời tạo cơ sở để nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu của công ty.