II. Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu của TCT rau quả Việt Nam những năm gần đây
4.2Quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ
4. Thực trạng xuất khẩu rau quả của TCT rau quảViệt Nam vào thị trờng Mỹ
4.2Quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ
Thực hiện một hợp đồng xuất khẩu phải qua các bớc sau:
- Chuẩn bị giao dịch
- Đàm phán ký kết hợp đồng
- Thực hiện hợp đồng
Công việc chuẩn bị giao dịch bao gồm việc nghiên cứu và lập phơng án kinh doanh. Sau khi đánh giá đợc khả năng đạt hiệu quả, phòng kinh doanh thực hiện bớc tiếp theo là đàm phán ký kết hợp đồng.
Giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng đợc coi là khâu quan trọng quyết định việc hợp đồng có đợc ký kết hay không. Trong giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng bằng th tín thơng mại và trình tự nh sau:
* Chào hàng
- Chào hàng tự do: không ràng buộc trách nhiệm của ngời chào hàng, chủ yếu là để quảng cáo, thăm dò thị trờng, duy trì bạn hàng ... Hình thức này đợc TCT sử dụng trong thời gian đầu cha có bạn hàng. Sau này khi đã có bạn hàng thờng xuyên, TCT sử dụng đơn chào hàng cố định.
- Chào hàng cố định; là chào hàng ràng buộc trách nhiệm của ngời phát đơn chào hàng.
* Chấp nhận chào hàng: là thể hiện ý muốn ký kết hợp đồng của ngời đợc chào với ngời chào. Trong trờng hợp phía bạn chấp nhận có sử đổi một số điểm, TCT phải thông báo cho phía bạn là chấp nhận sửa đổi đó.
Khi ký kết hợp đồng cần lu ý những điểm sau:
- Đối tợng hợp đồng: phải ghi rõ tên hàng với số lợng, chất lợng và bao bì ra sao.
Giá cả: Ghi rõ đơn giá, tổng giá trị, đồng tiền tính giá và đông ftiền thanh toán
Điều kiện thanh toán; TCT thờng chọn điều kiện thanh toán tín dụng chứng từ nhng riêng hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ, bạn hàng thơng lo ngại phơng thức này vì phức tạp, tốn kém và a hình thức nên dễ có tranh chấp nên họ thờng yêu cầu pá dụng phơng thức chuyển tiền. So với L/C tuy phơng thức này nhanh hơn nhng không đảm bảo thanh toán cho ngời xuất khẩu.
- Giao hàng: ghi rõ thời hạn giao hàng và điều kiện giao... Giai đoạn thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng để xuất khẩu: TCT là đầu mối cuối cùng tập trung hàng từ các xí nghiệp chế biến vì vậy phải kiểm tra hàng kỹ để làm các thao tác tiếp theo ví dụ: kiểm tra độ an toàn cảu kiện, độ an toàn của các thanh gỗ, các nút đinh, kẻ ký mã hiệu, lập phiếu đóng gói theo mẫu riêng của TCT ...
- Kiểm nghiệm, kiểm dịch xin giấy chứng nhận vệ sinh; trớc khi giao hàng ngời xuất khẩu có nghĩa vụ kiểm tra hàng hoá về phảm chất, ssó l- ợng, trong lợng, bao bì. Việc kiểm dịch vệ sinh là một khâu bắt buộc tiến hành nagy tại đơn vị sản xuất hay nơi thu mua: nông trờng, trạm, cửa khẩu ... ở Việt Nam, TCT xin giấy chứng nhận vệ sinh ở Bộ Y tế, các giấy tờ này chỉ có giá trị 7 ngày nếu hàng không xuất khẩu đợc.
- Thuê phơng tiện vận tải và mua bảo hiểm.
Trớc kia, do điều kiện bảo hiểm và vận tải trong nớc kém phát triển nên TCT chủ yếu bán hàng theo điều kiện FOB do đó không chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm. Hiện nay, do điều kiện thay đổi, TCTC đã bán hàng đợc theo điều kiện CIF
Công ty bảo hiểm thờng xuyên cảu TCT là Bảo Việt. Do xuất khẩu sang Mỹ đợc giao thành nhiều chuyến hàng nhỏ hàng năm nên TCT thờng chọn mua bảo hiểm cho cả năm. khi giao hàng xong chỉ cần gửi đến Bảo Việt 1 văn bản gọi là giấy báo băt đầu vận chuyển.
Hãng tàu thờng xuyên của TCT là Vietran. Do có mối quan hệ lâu dài nên thủ tục thuê tàu diễn ra đơngiản, thuận tiện.
- Làm thủ tục hải quan, đợc thực hiện theo 3 bớc
Khai báo hải quan: phải kê khai chính xác, chuẩn bị một số giấy tờ nh hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy phép kinh doanh XNK, bảng kê chi tiết...
Kiểm tra hàng hoá: TCT có bộ phận sắp xếp sẵn hàng hoá theo trật tự để thuận tiện việc kiểm tra và chịu chi phí nhân công về mở và đóng các kiện hàng.
Thực hiện quyết định của hải quan – theo quyết định của hải quan hàng hoá sẽ đợc phép thông quan.
- Giao hàng: TCT có thể giao hàng trực tiếp lên tàu hoặc thông qua VIETRANS. Một số mặt hàng xuất khẩu bằng container thì TCT có trách nhiệm thuê container, đóng gói vào container và lập bản kê khai hàng trong container. Trong trờng hợp không dủ 1 container, TCT phải lập “bản đăng ký hàng chuyên chở”, sau khi đợc chấp nhận TCT mới giao hàng đến bãi container cho ngời vận tải.
- Thanh toán và giải quyết khiếu nại: Sau khi giao hàng, TCT lập bộ chứng từ thanh toán gồm hoá đơn, vận đơn, các loại giấy chứng nhận, đơn bảo hiểm và một số chứng từ khác. Cho đến nay, cha có một hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ gặp phải trờng hợp khiếu nại.
Trên đây là toàn bộ quy trình đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ nói chung. Tuỳ từng mặt hàng cụ thể mad ta có các phát sinh đòi hỏi TCT phải nắm bắt linh hoạt kịp thời để có các biện pháp đối phó.
4.3 Các kết quả cụ thể về hoạt động xuất khẩu rau quả vào thị trờng Mỹ của TCT rau quả Việt Nam.