I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI VIỆT
3.Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
3.1 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động của các phòng ban
Bộ máy quản lý của công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Việt Tuấn được tổ chức theo mô hình chức năng trực tuyến. Bao gồm:
• Ban Giám đốc gồm: Giám đốc và Phó Giám đốc
+ Giám đốc: Là người quản lý, điều hành công việc của công ty.
Đồng thời cũng là người có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý toàn diện hoạt động trên cơ sở chấp hành đúng chủ trương, pháp luật của Nhà nước.
Giám đốc có thể giao quyền cho cấp dưới giải quyết công việc là Phó Giám đốc.
+ Phó Giám đốc: Là người trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh, các phòng ban, chịu trách nhiệm trước cấp trên của mình là Giám đốc. Đồng thời cũng giúp Giám đốc nắm vững tình hình hoạt động của công ty, để từ đó có những kế hoạch và quyết định cuối cùng.
Phó Giám đốc sẽ nhận lệnh trực tiếp và điều chỉnh từ Giám đốc và người có vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Các trợ lý: giúp đỡ Giám đốc – Phó Giám đốc trong các công tác ký kết, ghi chép sổ sách khi giao dịch, công tác…
• Hệ thống các phòng ban + Phòng kinh doanh tổng hợp
Nhiệm vụ: Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường, phát hiện các nhu cầu để từ đó có các chiến lược kinh doanh trước mắt và lâu dài cho Ban Giám đốc trong việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ, ký kết hợp đồng với bạn hàng trong và ngoài nước. Phòng kinh doanh sẽ trực tiếp tiến hành các thương vụ kinh doanh cho công ty. Đồng thời cũng là đại diện cho công ty trong việc đàm phán với các đối tác trong nước. Phòng kinh doanh tổng hợp cũng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Giám đốc.
+ Phòng tổ chức hành chính
Nhiệm vụ: - Đối nội, đối ngoại, lưu trữ hồ sơ giấy tờ…
- Quản lý, tổ chức sắp xếp nhân sự. tiến hành các công tác tuyển nhân viên mới theo yêu cầu của các phòng ban
- Trực tiếp giao dịch với cơ quan hành chính của Nhà nước
Chức năng: Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường trong nước và ngoai nước, tiến hành ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu dựa trên các kế hoạch đã đề ra. Đồng thời phân phối hàng nhập khẩu, thu mua hoặc nhận ký gửi hàng hoá đối với hàng xuất khẩu, giải quyết các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu.
+ Phòng tài chính
Nhiệm vụ: - Tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu
- Lập bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty qua các thời kỳ
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính: thanh toán, quyết toán bán hàng, tiền lương, tiền thưởng…
- Đóng góp trong việc xây dựng kế hoạch tài chính công ty
3.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty
GI M Á ĐỐC PHÓ GI M Á ĐỐC PHÒNG KINH DOANH T NG Ổ H PỢ PHÒNG T CH C Ổ Ứ H NH À CH NHÍ PHÒNG KINH DOANH XU T Ấ NH P Ậ KH UẨ PHÒNG T I À CH NHÍ
Bộ máy quản lý công ty khá gọn nhẹ và hiệu quả.
- Sự quản lý trực tiếp do sự lãnh đạo, điều hành từ các phòng ban của Giám đốc.
- Hoạt động kinh doanh công ty thực hiện thông qua phòng kinh doanh, các phòng này sẽ chịu trách nhiệm về từng lĩnh vực kinh doanh.
Với mô hình quản lý chức năng trực tuyến, các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và chịu điều hành trực tiếp của Giám đốc - Phó Giám đốc. Chính điều đó đã góp phần vào sự phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.