s d ng v n ụố
3.2. Một số giải pháp tăng cường quản lý và hoạt động tài chính tạ
tại Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện
Thông qua việc phân tích tình hình tài chính cho thấy hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty cần có một số tác động để hoàn thiện hơn. Trong khuôn khổ đề tài của mình cùng với mục tiêu Công ty đã đề ra, em xin trình bày một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác quản lý và hoạt động tài chính từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.2.1. Tăng cường công tác kiểm soát chi phí, tăng lợi nhuận cho Công ty
Đây là công việc cần làm ngay, mà cũng là công việc Công ty thường xuyên phải theo đuổi. Vẫn biết trong giai đoạn đầu đi vào hoạt động Công ty sẽ gặp phải không ít khó khăn trong quá trình điều hành quản lý. Trong khi mục tiêu chủ yếu thành lập Công ty là thu hút được nhiều nguồn vốn nhàn rỗi trong dân nhưng không vì vậy mà ban quản lý được quyền sao nhãng các vấn đề khác. Đặc biệt là việc quản lý chi phí hoạt động - phần thiết yếu trong hoạt động quản lý kinh doanh.
Một tổ chức tín dụng thành công luôn là tổ chức biết sử dụng sao có ích nhất mọi đồng chi phí bỏ ra để thu lợi nhuận. Nói ngắn gọn thì một kế hoạch chi tiêu có hiệu quả cũng đã mang lại 50% thành công cho kế hoạch sản xuất kinh doanh. Thế nào là chi tiêu có kế hoạch? Ban đầu tất nhiên Công ty phải dựa vào nhiệm vụ kinh doanh trong kỳ để có thể lập dự toán sơ bộ các khoản chi phí. Tính giá thành sản phẩm đơn vị dịch vụ cung cấp dựa vào thực tế chi phí năm trước, có tính đến sự biến động có thể xảy ra trong năm. Kế hoạch chi tiêu càng chi tiết thì càng tạo điều kiện dễ dàng cho quản lý chi phí sau này. Khi tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp luôn phải đối chiếu chi phí phát sinh với dự toán chi phí, kiểm tra việc tuân thủ các khoản
chi trong dự toán. Không ngừng động viên cán bộ công nhân viên phát huy tính năng động sáng tạo trong mọi tình huống để có thể tiết kiệm tối đa các khoản chi phí mà vẫn đạt hiệu quả cao trong hoạt động.
Hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp lâm vào tình trạng khó khăn về tài chính cũng chỉ vì chi tiêu không có kế hoạch, hay quá chăm chú theo đuổi mục tiêu kinh doanh mà không quan tâm đầy đủ tới chi phí bỏ ra. Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện là một công ty mới, các nhà quản trị cần ngay từ đầu quán triệt tinh thần tiết kiệm để vì mục tiêu lợi nhuận. Tất nhiên tiết kiệm chỉ là chiến lược để đạt tới mục đích cuối cùng là hiệu quả hoạt động. Do vậy công tác kiểm soát chi phí không dễ chút nào, quản lý chi phí thành công cũng là cả một nghệ thuật.
Trong báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố năm 2006 ta thấy rằng chiếm tỷ lệ lớn nhất là chi trả lãi tiết kiệm bưu điện chiếm khoảng 94% tổng chi phí phát sinh. Chi phí C2 là 11,2 tỷ đồng, so với năm 2005 chi phí C2 tăng 5%. Nguyên nhân chính là do mới thành lập thêm 4 chi nhánh, tăng mạnh chi phí quảng cáo tiếp thị khuyến mại cho đợt phát hành lần đầu thẻ chip. Nhưng thương hiệu của Công ty vẫn chưa được biết đến nhiều cho thấy hoạt động quảng cáo vẫn chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu các chiến lược tiếp thị mới để khoản chi này phát huy được tác dụng hơn. Đối với phần chi trả lãi tiết kiệm hay chi phí cho dịch vụ ngân hàng là không dễ thay đổi vì nó tạo ra tính hấp dẫn cho các dịch vụ của Công ty thì cần nghiên cứu sao cho các khoản chi này phát huy được hiệu quả cao nhất.
Tóm lại:
- Các nhà quản lý phải quan tâm hơn tới vấn đề chi phí. - Nhân viên trong Công ty cần quán triệt tinh thần tiết kiệm.
quản lý cũng như chi tiêu thực tế. Các khoản mục chi quá lớn nên có thuyết minh mục đích chi tiêu cũng như hiệu quả nó mang lại.
- Trên thực tế các khoản chi phải có hoá đơn chứng từ hợp lệ để tiện theo dõi kiểm tra.
- Đưa vào khai thác công nghệ hiện đại, hạ thấp chi phí, nâng cao chất lượng và giảm thời gian phục vụ quản lý.
- Không để xảy ra tình trạng chi tiêu bừa bãi nhưng cũng tuyệt đối không để lỡ mất cơ hội kinh doanh do chi tiêu quá chặt.
3.2.2. Hoàn thiện phương thức thanh toán giữa Tổng Công ty với Công ty, giữa Công ty với các Bưu điện Tỉnh, Thành phố để không bị ứ đọng vốn cần thiết
Hiện nay mạng lưới các Bưu cục cung cấp Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện là 817 bưu cục (trong đó có 186 bưu cục online), tăng số lượng chi nhánh lên 5 chi nhánh. Việc thu hồi vốn tiền gửi của Công ty tuân theo quy trình tập họp từ đơn vị thấp nhất là cấp xã chuyển dần lên cho tới Công ty sau đó Công ty sẽ chuyển vào tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Quá nhiều các bưu cục phân bố rộng rãi như vậy lại trở thành khó khăn trong công tác thu hồi nhanh chóng vốn. Trong dài hạn, Công ty nên áp dụng giải pháp thanh toán hiện đại theo công nghệ thanh toán qua mạng tại tất cả các bưu cục. Công ty trước mắt nên tiến hành:
- Chú trọng công tác đầu tư, nâng cấp mạng tin học, tiến tới tin học hoá toàn mạng cung cấp Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện nhằm đáp ứng công tác thu hồi vốn nhanh chóng cũng như đáp ứng khả năng cung cấp các dịch vụ mới có tính công nghệ cao.
- Quản lý luồng tiền tại bưu cục đến Tỉnh phụ thuộc vào bộ máy vận hành tổ chức sản xuất tại các bưu điện Tỉnh. Mô hình tài khoản tiết kiệm từ Bưu điện huyện đến Bưu điện Tỉnh thích hợp với mô hình
phụ thuộc tuy nhiên không phù hợp với mô hình độc lập vì việc luân chuyển tiền trong nội bộ Bưu điện Tỉnh không mang tính linh hoạt. - Tiến hành thanh toán bù trừ với các Bưu điện Tỉnh, Thành phố. - Nghiên cứu hoàn chỉnh hơn quy trình thực hiện các dịch vụ gửi, rút
tiền sao cho vừa tạo ra sự thuận tiện cho khách hàng vừa nhanh chóng chuyển được tiền về Công ty.
- Thực hiện tốt kỷ luật thanh toán với Tổng công ty cũng như với các Bưu cục, ngược lại cũng yêu cầu đối tác, các đơn vị liên quan, khách hàng tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc này.
3.2.3. Xác định số vốn và cơ cấu vốn hợp lý
Để tiến hành kinh doanh các doanh nghiệp cần phải có số vốn nhất định bao gồm: vốn cố định, vốn lưu động và các loại vốn chuyên dùng khác. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là phải tổ chức huy động vốn và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất trên cơ sở tôn trọng các nguyên tắc tài chính, tín dụng và chấp hành pháp luật. Việc xác định lượng vốn, cơ cấu vốn hợp lý có vai trò quan trọng trong việc tăng cường công tác quản lý và hoạt động tài chính từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Ban đầu các doanh nghiệp phải xác định nhu cầu vốn của mình. Đối với Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện, bổ sung them vốn tự có để giảm tỷ lệ vốn huy động trên tổng nguồn vốn của Công ty, duy trì tỷ lệ này ở mức độ hợp lý, an toàn là cần thiết.
Tính tự chủ về tài chính của Công ty không cao do Công ty duy trì một hệ số nợ quá lớn. Điều này có thể dẫn tới rủi ro khiến Công ty lâm vào tình trạng khó khăn. Tăng cường huy động vốn đối với Công ty là luôn cần thiết, duy trì tỷ lệ vốn huy động trên tổng nguồn vốn hợp lý cũng rất quan trọng. Giải pháp cho tình trạng này chính là Công ty phải tăng số vốn chủ sở hữu như vậy không những tiềm lực tài chính của Công ty được nâng lên mà độ an
toàn trong hoạt động cũng đảm bảo. Từ đầu tháng 5/2005, Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã tăng thêm 113 tỷ đồng vốn điều lệ cho Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện. Để mở rộng vốn chủ sở hữu hơn nữa không phải là vấn đề đơn giản.
- Công ty nên kiến nghị Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam đầu tư thêm vốn. Hay trong giai đoạn này miễn cho Công ty khoản doanh thu điều tiết hang năm phải nộp. Đối với khoản thuế thu nhập doanh nghiệp, Công ty luôn nộp cho Tổng Công ty với thuế suất lớn hơn 32% thì có thể giảm bớt.
- Để tập trung bổ sung vốn kinh doanh Công ty nên tăng tỷ lệ phần lợi nhuận để lại tái đầu tư. Số doanh thu phân chia cho các Bưu điện Tỉnh, thành phố có thể tăng cùng với tỷ lệ doanh thu phát sinh chứ không nên tăng nhanh hơn.
- Công ty nên tìm cách giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết để đạt được mục tiêu lợi nhuận cao hơn lúc đó thì quy mô lợi nhuận để lại tái đầu tư cũng sẽ tăng.
Xác định được lượng vốn cần thiết, Công ty cần lập kế hoạch cho việc phân phối và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả. Việc Công ty quyết định dùng bao nhiêu % vốn ngắn hạn cho đầu tư dài hạn sẽ ảnh hưởng tới khả năng thanh toán của Công ty. Hay việc Công ty quyết định đầu tư bao nhiêu cho cơ sở vật chất máy móc thiết bị cũng ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả kinh doanh. Để sử dụng vốn hiệu quả cần phải dựa vào khả năng quản lý, ngoài ra phải căn cứ vào sự tính toán, phân tích các chỉ tiêu kinh tế tài chính đặc trưng của kỳ trước, kết hợp với các mục tiêu kinh doanh, sự biến động của thị trường, đặc điểm kinh doanh của Công ty trong kỳ kế hoạch.
Khi thực hiện căn cứ vào kế hoạch huy động và sử dụng vốn đã lập làm cơ sở điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty.
3.2.4. Tăng cường công tác huy động vốn
3.2.4.1. Đẩy mạnh công tác tiếp thị quảng cáo
Khuyếch trương quảng cáo là một thứ vũ khí sắc bén của các doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đối với đặc điểm riêng của Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện thì hoạt động tiếp thị quảng cáo lại càng có ý nghĩa khi thương hiệu Tiết kiệm Bưu điện chưa thực sự được biết đến và đi vào lòng người như thương hiệu của Ngân hàng thương mại. Hoạt động này phát triển tốt sẽ góp một phần quan trọng mở rộng thị trường, giúp cho người dân hiểu rõ hơn về tiện ích của các dịch vụ do Công ty cung cấp,… Vì vậy, Công ty Dịch vụ Tiét kiệm Bưu điện cần có một chiến dịch tiếp thị, xây dựng thương hiệu, xây dựng văn hoá, hình ảnh doanh nghiệp một cách quy mô, đồng bộ, chính quy và bài bản.
Hoạt động tiếp thị quảng cáo là hoạt động rất đa dạng tuỳ theo từng điều kiện cụ thể của từng thị trường, đặc điểm của khách hang, đặc điểm của loại hình kinh doanh mà có thể áp dụng các hình thức, kỹ thuật khác nhau. Do chức năng của Công ty là “huy động các nguồn tiền nhàn rỗi trong các tầng lớp nhân dân” nên khách hàng chủ yếu của Công ty chính là các tầng lớp nhân dân. Vì vậy, Công ty nên tập trung các hoạt động quảng cáo trên các phương tiện thong tin đại chúng có số lượng người theo dõi lớn nhất như trên truyền hình, các công cụ thông tin địa phương như đài phát thanh của chính từng xã, phường, hay trên các loại báo có số lượng bạn đọc lớn như: Báo Nhân dân, Báo Thanh niên, …
Hiện nay công tác quảng cáo của Công ty mới chỉ tập trung thực hiện trên các báo, tạp chí chuyên ngành, điều này không tạo được hiệu quả cao vì các báo này phát hành với số lượng ít, số lượng độc giả rất thấp. Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay thì quảng cáo trên Internet cũng là một trong những hình thức xây dựng thương hiệu một cách có hiệu quả.
Sẵn có một mạng lưới bưu cục phân bố rộng rãi trên khắp các tỉnh, thành phố Công ty nên tiến hành quảng cáo trực tiếp tại các bưu cục đó. Hoạt động quảng cáo tại các bưu cục có ưu điểm rất lớn, do sự gần gũi với quần chúng. Khác với ngân hàng, mọi người luôn có nhu cầu với dịch vụ bưu chính viễn thông. Quảng cáo tại đây, Công ty đã kích thích khách hàng hình thành nhu cầu. Ta có thể tiến hành treo băng rôn quảng cáo, có các hoạt động khuyến mại hấp dẫn tại các bưu cục, hoạt động tư vấn chăm sóc khách hàng phát kèm theo sổ tiết kiệm có thể giảm giá hoạt động bưu chính viễn thông.
Công ty nên có cơ chế đãi ngộ trực tiếp đối với người bán hàng trực tiếp tại các bưu cục từ đó tạo được động cơ kích thích sự nhiệt tình, hăng hái, trách nhiệm của các giao dịch viên.
Công ty cũng nên có các hoạt động tiếp xúc với khách hang, tìm hiểu tâm lý khách hàng, đồng thời qua đó có thể phổ biến các chế độ, chính sách của Công ty, tìm ra những thiếu sót bất hợp lý cần chỉnh sửa.
3.2.4.2. Quản lý điều hành lãi suất
Lãi suất là một trong những công cụ hữu hiệu nhất được sử dụng trong cạnh tranh của các tổ chức tài chính. Hiện nay, các tổ chức này đang tăng nhanh lãi suất huy động nhằm thu hút khách hàng. Mục tiêu trong công tác điều hành lãi suất của Công ty Dich vụ Tiết kiệm bưu điện như sau:
- Phải đạt được mục tiêu mở rộng thị trường, thu hút được nguồn tiền gửi lớn để đảm bảo kế hoạch chuyển giao vốn, nhanh chóng chiếm được vị thế cạnh tranh lớn trong lĩnh vực huy động tiền gửi tiết kiệm cá nhân và hộ gia đình.
- Việc thực hiện công tác quản lý và điều hành lãi suất nhằm mục tiêu mở rộng thị trường, song hoạt động này phải được thực hiện trên nguyên tắc đảm bảo thu nhập đủ trang trải chi phí và có lãi. Bởi không giống như các loại hoạt động kinh doanh khác, trong lĩnh vực
thu hút tiền gửi tiết kiệm, khách hàng thường không ổn định và dễ chuyển sang hợp tác với tổ chức tín dụng khác.
- Hỗ trợ cho công tác tuyên truyền, quảng cáo bằng việc tạo ra sự hấp dẫn của các dịch vụ do Công ty cung cấp so với các dịch vụ tương tự của các tổ chức tín dụng khác.
- Lãi suất đưa ra nhằm mục đích hỗ trợ cho các hoạt động huy động vốn của Công ty và thực hiện các mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn của Công ty.
- Để thực hiện được các mục tiêu này công tác quản lý và điều hành lãi suất cần phải được nghiên cứu một cách tỷ mỷ và thận trọng.
• Thực trạng công tác quản lý và điều hành lãi suất TKBĐ.
Công tác xác định lãi suất huy động: Hiện nay, việc xác định lãi suất huy động chủ yếu mới chỉ dựa vào các yếu tố như: lãi suất trên thị trường, lãi suất cho vay của Công ty, tình hình thu hút vốn, cơ cấu đầu tư của Công ty. Thực chất các yếu tố này chưa đủ để xác định được một mức lãi suất đúng đắn nhất, khi thị trường hoặc tình hình thu hút vốn của Công ty có biến động thì Công ty mới có những tính toán để ra quyết định thay đổi lãi suất cho phù hợp. Công ty chưa có sự dự báo, tính toán trước để chủ động trong việc điều