2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện
Tiết kiệm bưu điện (TKBĐ) đã ra đời và phát triển lâu đời ở nhiều nước trên Thế giới và đặc biệt thành công ở một số nước châu Á như Nhật bản, Trung quốc, Hàn quốc. TKBĐ cho dù được cung cấp ở quốc gia hay vùng lãnh thổ nào thì cũng có cùng những mục tiêu như nhau: tạo kênh huy động vốn cho nguồn vốn đầu tư phát triển đất nước, cung cấp công cụ hữu hiệu cho người dân tiết kiệm đồng vốn nhỏ lẻ của mình và phát huy tối đa năng lực mạng lưới bưu cục của Bưu điện. Đối với một đất nước đang phát triển như Việt nam, vốn là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu cho phát triển kinh tế bên cạnh những nhân tố khác như công nghệ, nguồn nhân lực,….
Việc tạo ra một kênh thu hút vốn mới bổ sung cho nguồn vốn đầu tư phát triển của Chính phủ qua hệ thống bưu cục của Bưu điện đã đáp ứng được yêu cầu “phát huy nội lực” mà Đảng và Chính phủ đặt ra. Bên cạnh những lợi thế của ngành bưu điện như mạng lưới rộng khắp, gần dân, quen thuộc với mọi tầng lớp dân cư, TKBĐ còn mang tính phục vụ xã hội cao do chú trọng phát triển dịch vụ tài chính cho những người dân nông thôn, những người có thu nhập thấp, những đối tượng mà ngân hàng thường không chú ý đến. Với những ưu điềm nêu trên của TKBĐ ý tưởng cung cấp dịch vụ này ở Việt Nam nhanh chóng nhận được sự quan tâm của Chính phủ và các bộ, ngành hữu
quan. Ngày 4/11/1998, thay mặt Chính phủ Phó Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã kí quyết định số 215/1998/QĐ-TTg cho phép Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam cung cấp dịch vụ TKBĐ trên mạng lưới bưu chính viễn thông công cộng. Quyết định có nội dung như sau “giao cho Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam tổ chức thực hiện dịch vụ tiết kiệm bưu điện nhằm huy động mọi nguồn vốn nhàn rỗi trong các tầng lớp nhân dân để bổ sung vào nguồn vốn đầu tư phát triển, dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện do Tổng công ty Bưu chính Viễn thông huy động, được thực hiện dưới dạng tiết kiệm không kỳ hạn và tiết kiệm có kỳ hạn với lãi suất bằng lãi suất thị trường”.
Nhờ sự quan tâm của các Bộ, Ngành, sự chỉ đạo thường xuyên của lãnh đạo Tổng công ty, và với sự phối hợp, giúp đỡ nhiệt tình của các Bưu điện tỉnh, thành phố, sự nỗ lực của toàn thể cán bộ, công nhân viên Công ty nên đến cuối năm 1999 thì dịch vụ đã được triển khai trên 61 tỉnh thành phố trong cả nước, tính đến cuối năm 2006 tổng số bưu cục có cung cấp dịch vụ tiết kiệm bưu điện đã tăng lên đến 817 bưu cục (trong đó 186 bưu cục online). Cùng với mạng lưới Bưu cục, Công ty đã có những bước phát triển kinh tế vượt bậc, nhanh chóng, ổn định được cơ cấu tổ chức, quản lý, hoạt động có hiệu quả, doanh thu đạt mức tăng trưởng cao, từng bước khẳng định vị trí của mình, khẳng định được uy tín và có mối quan hệ tốt với các khách hàng. Bước sang năm 2007 công ty còn có kế hoạch nâng cao số bưu cục lên đến 833, chú trọng công tác Marketing, tuyên truyền quảng cáo giới thiệu dịch vụ mới, chăm sóc khách hàng; tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên của Công ty trong lĩnh vực Tài chính - Ngân hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động SX - KD.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức kinh doanh của Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
Những năm qua, kinh tế - xã hội đất nước phát triển với mức tăng trưởng GDP hàng năm từ 5-7%, các dịch vụ tài chính ngân hàng không ngừng mở rộng và phát triển. Phần lớn các ngân hàng thương mại cả nhà nước và cổ phần... đều được phép hoạt động với đầy đủ các chức năng được phép kinh doanh tổng hợp về tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và phi ngân hàng, phục vụ các dự án có nguồn vốn từ trong và ngoài nước.
Tuy nhiên, ở Việt Nam nhu cầu về nguồn vốn tín dụng trung và dài hạn cho phát triển đất nước ngày càng cao, trong khi khả năng thu hút nguồn tiền nhàn rỗi phân tán rộng trong dân lại chưa tương xứng. Các ngân hàng lớn chủ yếu hoạt động tập trung ở khu vực thành thị, các khách hàng thuộc loại “vừa” và “lớn” thường được chú trọng hơn. Các ngân hàng khác có mạng lưới rộng hơn thì phương thức và quy trình cung cấp dịch vụ vẫn khiến nhiều khách hàng “nhỏ lẻ” có tâm lý e ngại khi đến giao dịch. Mặt khác, do điều kiện khó khăn và chủ yếu do chi phí để mở và quản lý các điểm giao dịch là rất lớn do đó các ngân hàng vẫn chưa thể mở rộng được mạng lưới điểm giao dịch để huy động được hết các nguồn vốn nhàn rỗi trong dân. Chính vì vậy, cùng với mạng lưới Bưu chính Viễn thông đã phát triển rất rộng rãi, gần với quần chúng nhân dân, dễ gây ảnh hưởng lớn và qua tham khảo thực tế các nước, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định giao cho Tổng công ty Bưu chính Viễn thông tổ chức “Dịch vụ Tiết kiệm bưu điện” nhằm tận dụng tối ưu các đặc điểm lợi thế của mình để huy động một cách tối đa mọi nguồn tiền nhàn rỗi trong các tầng lớp nhân dân bổ sung vào nguồn vốn đầu tư phát triển, nguồn vốn cho vay hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác theo chủ
trương của Chính phủ. Công ty Dịch vụ Tiết kiệm bưu điện được thành lập với chức năng, nhiệm vụ sau:
- Tận dụng các lợi thế của mạng lưới bưu cục của ngành Bưu chính Viễn thông thực hiện huy động các nguồn tiền nhàn rỗi trong các tầng lớp dân cư dưới hình thức tiết kiệm có kỳ hạn và không có kỳ hạn, tiết kiệm gửi góp, tiết kiệm cá nhân nhằm bổ sung nguồn vốn đầu tư phát triển theo chủ trương của Chính phủ và theo luật khuyến khích đầu tư trong nước với lãi suất quy định phù hợp với lãi suất thị trường.
- Tổ chức, thực hiện dịch vụ chuyển tiền qua bưu điện.
- Thực hiện kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi được Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam giao cho và phù hợp với pháp luật.
- Nguồn vốn tiết kiệm bưu điện được tập trung, điều chuyển qua tài khoản tiền gửi của Dịch vụ tiết kiệm bưu điện mở tại các ngân hàng thương mại.
Trong các chức năng trên thì chức năng huy động vốn thông qua các hình thức của dịch vụ tiết kiệm bưu điện là chức năng chính của Công ty.
2.1.2.2. Tổ chức bộ máy của Công ty Dịch vụ Tiết kiệm bưu điện
Hình thức sở hữu vốn: Nhà nước.
Hình thức hoạt động: Kinh doanh tiền tệ.
Lĩnh vực kinh doanh: Dịch vụ tiết kiệm bưu điện.
Tổng số công nhân viên: 157 người trong đó 133 người có trình độ đại học và trên đại học
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Dịch vụ Tiết kiệm bưu điện
Giám đ ốc
Là người có thẩm quyền cao nhất về mọi mặt, được Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông bổ nhiệm, thay mặt Tổng Công ty để điều hành Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về các hoạt động của Công ty.
Chức năng nhiệm vụ phòng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý; Tổ chức cán bộ; Lao động - Tiền lương - Bảo hiểm; Đào tạo; Tổ chức hành chính; Thi đua - Khen thưởng - Kỷ luật - Thanh tra
Chức năng nhiệm vụ tổ tiếp thị bán hàng
- Nghiên cứu, thăm dò và phát triển thị trường: Nghiên cứu thăm dò, phân loại thị trường, xác định thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu cho từng loại sản phẩm; Dự đoán khảo sát nhu cầu các sản phẩm dịch vụ TKBĐ, đề xuất các phương án phát triển; …
GIÁM ĐỐC CÔNG TY Phòng Tổ Chức Hành Chính Tổ tiếp thị bán hàng Phòng Nghiệp vụ Phòng Đầu tư Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Kế toán Thống kê Tài chính Phòng Kiểm soát và Pháp chế Phòng Nghiên cứu Phát triển
- Chăm sóc khách hang: Xây dựng cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin chăm sóc khách hàng, nghiên cứu và phân loại đang sử dụng dịch vụ TKBĐ; Xây dựng chính sách khách hàng, thực hiện công tác chăm sóc khách hàng và phát triển quan hệ với khách hàng cũ và khách hàng tiềm năng; Tham gia tổ chức hội nghị khách hàng; … - Công tác tiếp thị - báo chí: Xây dựng kế hoạch, các biện pháp tiếp
thị quảng cáo và tiến hành tổ chức tiếp thị quảng cáo phù hợp trong từng giai đoạn, từng vùng thị trường; Tổng hợp tình hình, phân tích hiệu quả công tác tiếp thị, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ TKBĐ trên mạng lưới; …
- Tính cước phí
Chức năng nhiệm vụ phòng nghiệp vụ:
Nghiên cứu, xây dựng quy trình nghiệp vụ Tiết kiệm bưu điện; Quản lý nghiệp vụ Tiết kiệm bưu điện trên toàn mạng lưới; Tham gia các chương trình đào tạo: Xây dựng nội dung, chương trình giảng dạy quy trình đào tạo nghiệp vụ cho toàn mạng lưới.
Chức năng nhiệm vụ phòng đầu tư
- Xây dựng kế hoạch đầu tư: Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch đầu tư dài hạn, trung hạn, hàng năm và các thông báo vốn thực hiện trong năm của công ty; Trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt; Lập báo cáo.
- Tổ chức xây dựng các dự án đầu tư
- Tổ chức triển khai thực hiện dự án đầu tư
- Tham mưu, quản lý về hoạt động đầu tư XDCB
Chức năng nhiệm vụ phòng kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch: Xây dựng các chương trình kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty và các kế hoạch mang tính chiến lược của
Công ty trong từng thời kỳ; Xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới dịch vụ TKBĐ và chuyển tiền; …
- Kinh doanh: Chịu trách nhiệm nghiên cứu tính khả thi về mặt pháp ly, các khả năng kinh doanh các dịch vụ mới; Thực hiện công tác giám sát đầu tư. Lập các báo cáo đầu tư theo quy định của Tổng công ty;…
- Vật tư - Ấn phẩm - Cung cấp thông tin
Chức năng nhiệm vụ phòng kế toán thống kê tài chính: là một phòng chức năng giúp Giám đốc Công ty thực hiện việc quản lý tài sản và nguồn vốn; thực hiện chức năng kế toán tổng hợp, hạch toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận; trực tiếp điều tiết các luồng tiền gửi ngân hang, tiền huy động tiết kiệm từ các tỉnh chuyển về; phối hợp chặt chẽ với các phòng kế toán của các bưu điện Tỉnh để đối chiếu tiền nhận, trả tiết kiệm, thanh toán; …
Chức năng nhiệm vụ phòng kiểm soát và pháp chế
- Kiểm soát: Xây dựng quy trình, kế toán kiểm tra, kiểm soát hoạt động TKBĐ và chuyển tiền định kỳ tại các đơn vị cung cấp dịch vụ; Tổ chức, trình lãnh đạo quyết định thành lập và tham gia các đoàn kiểm tra hoạt động TKBĐ và chuyển tiền tại các bưu điện Tỉnh – Thành phố; …
- Pháp chế: Tham mưu cho giám đốc xây dựng và ban hành các văn bản có tính pháp lý của Công ty; kiểm tra, chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản dự thảo về quản lý, chỉ đạo kinh doanh, các quy chế, quy định, quy trình,… trước khi trình giám đốc ký; …
- Kiểm toán nội bộ: Xây dựng, hoàn thiện và cập nhật các quy định kiểm toán nội bộ; Thực hiện kiểm toán nội bộ công ty và các đơn vị
trực thuộc; Phát hiện kịp thời các sai sót; Lập biên bản kiểm toán đánh giá tình hình chấp hành chế độ tài chính kế toán; …
- Phòng ngừa và xử lý rủi ro: Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý thông tin về kinh tế, xã hội có liên quan đến hoạt động của công ty, thông báo kịp thời cho lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc nhằm đảm bảo an toàn trong kinh doanh; Xây dựng phương án trích lập và sử dụng quỹ dự phòng rủi ro trong kinh doanh Dịch vụ Tiết kiệm bưu điện; …
Chức năng nhiệm vụ phòng nghiên cứu phát triển
- Xây dựng chiến lược, phương hướng phát triển khoa học công nghệ - Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ kỹ thuật khoa học công nghệ và các
sản phẩm dịch vụ mới
- Thực hiện quản lý, triển khai các dự án về mặt công nghệ
- Quản lý các phát minh, sáng kiến khoa học công nghệ của Công ty - Quản trị mạng Công ty
2.1.3. Khái quát về dịch vụ tiết kiệm bưu điện
Dịch vụ tiết kiệm bưu điện là một dịch vụ mới của Tổng công ty Bưu chinh Viễn thông Việt Nam theo quyết định số 215/1998/QĐ – TTg của Chính phủ về việc tổ chức huy động nguồn vốn tiền gửi tiết kiệm bưu điện. Dịch vụ tiết kiệm bưu điện ra đời nhằm thu hút các khoản tiền nhàn rỗi trong tầng lớp dân cư để bổ sung vào nguồn vốn đầu tư phát triển theo chủ trương của Chính phủ và luật khuyến khích đầu tư trong nước.
Dịch vụ tiết kiệm bưu điện được phát triển dựa trên mạng lưới các bưu cục thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam do đó có thể dễ dàng đi sâu vào các khu dân cư và đáp ứng được nguyện vọng sử dụng các dịch vụ tín dụng của đông đảo quần chúng nhân dân đồng thời có thể huy động tối đa các nguồn vốn trong dân để giao cho Chính phủ. Đối tượng của dịch vụ tiết
kiệm bưu điện là mọi cá nhân người Việt Nam và người nước ngoài đang công tác, sinh sống, hoạt động tai Việt Nam có đủ năng lực hành vi dân sự.
Dịch vụ tiết kiệm bưu điện là một hình thức huy động vốn. Nó là loại hình ra đời sau này đã kế thừa những ưu điểm và kinh nghiệm của các loại hình sẵn có. Do đó dịch vụ tiết kiệm bưu điện vừa có các đặc điểm của các dịch vụ nằm trong hệ thống kinh doanh tiền tệ vừa mang những đặc điểm riêng của ngành Bưu chính Viễn thông.
• Đặc điểm chung:
Cũng như các hình thức huy động vốn khác của Nhà nước đều được Nhà nước bảo vệ quyền chính đáng cho người tham gia gửi tiền theo đúng luật pháp (được bảo đảm an toàn, bí mật, thanh toán đúng thời hạn, bồi thường các thiệt hại …). Mức lãi suất tiền gửi cũng phải phù hợp với lãi suất thị trường và phù hợp với mặt bằng lãi suất từng thời điểm theo các quy định của Bộ Tài Chính và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giống như các hình thức tiết kiệm khác.
• Đăc điểm riêng:
Dịch vụ tiết kiệm bưu điện đảm bảo an toàn và không có rủi ro. Đặc điểm này là riêng biệt và đặc trưng nhất của dịch vụ tiết kiệm bưu điện bởi dịch vụ tiết kiệm bưu điện chỉ huy động theo chủ trương của Chính phủ nhằm bổ sung vốn cho đầu tư phát triển, không cho các tổ chức kinh tế hay cá nhân vay.
Dịch vụ tiết kiệm bưu điện dễ gây được ảnh hưởng tới quần chúng do dịch vụ này do Tổng công ty Bưu chính Viễn thông quản lý và thực hiện. Đây là một ngành có các hoạt động rất gần gũi với sinh hoạt của nhân dân như: thư, bưu phẩm, bưu kiện, điện thoại, dịch vụ chuyển tiền … Ngoài ra, ngành còn có một cơ sở vật chất quy mô, đội ngũ cán bộ quản lý, giao dịch viên rất thạo nghề trong lĩnh vực “hoạt động cung cấp dịch vụ” bưu chính viễn thông.
Ngành bưu chính viễn thông đã có sẵn một mạng lưới các bưu cục, các