Theo quy định Luật thương mại 2005 của nước ta quy định: hình thức của hợp đồng phải được ký kết bằng văn bản. Bởi đây là hình thức tốt nhất trong việc bảo vệ quyền lợi của hai bên, nó xác định rõ ràng mọi quyền lợi và nghĩa vụ của bên mua và bên bán, tránh được những hiểu lầm do không thống nhất về quan niệm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho thống kê, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Tuy nhiên khi giao dịch với nước ngoài, các bên ký kết với nhau dưới hình thức điện tử, chính vì vậy công ty phải nghiên cứu hình thức tương đương văn bản theo luật pháp nước ta quy định để có thể tiến hành ký kết hợp đồng đảm bảo,tránh tranh chấp có thể xảy ra sau này.
Việc ký kết hợp đồng tại công ty Cổ Phần Phượng Hoàng do Giám đốc trực tiếp đảm nhiệm hoặc trưởng Phòng xuất nhập khẩu được Giám đốc uỷ quyền. Sau khi tiến hành đàm phán trong một khoảng thời gian ngắn (thường là 7 ngày) Công ty và đối tác sẽ gửi hợp đồng cho nhau, do một trong hai bên soan thảo,tùy từng trường hợp mà công ty yêu cầu phía bên kia gửi hợp đồng hoặc công ty Phượng Hoàng soạn thảo hợp đồng, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ soạn thảo rổi trình cho giám đốc phê duyệt, giám đốc đồng ý, hợp đồng được ký rổi fax cho bên kia. Nếu hợp đồng không thoả mãn đối với một trong hai bên thì hai bên sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận. Bản hợp đồng thể hiện quan hệ về pháp lý giữa hai bên, sau khi ký kết các bên cần tuân thủ thực hiện hợp đồng .