1. Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội
1.4.2.1. Tổ chức tiếp nhận
Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, bởi vậy chất lượng được kiểm tra nghiêm ngặt ở tất cả các khâu, ngay từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất là NVL được bộ phận KCS kiểm tra, chỉ khi NVL đảm bảo chất lượng mới nhập kho, lúc đó thủ kho chịu trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại NVL căn cứ vào quy định ghi trong hoá đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng. Thủ kho sẽ kiểm tra số thực nhập so sánh với hoá dơn, hợp đồng tại mỗi kho NVL, nếu phát hiện ra sai sót, thủ kho phải báo ngay cho phòng vật tư để giải quyết và lập biên bản xác nhận về việc kiểm tra, cuối cùng thủ kho ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhập kho. Quá trình tiếp nhận, thay đổi NVL như thế nào sẽ được phòng vật tư lập sổ và theo dõi.
Việc tiếp nhận NVL được tiến hành như sau: - Nhận chứng từ
NVL chính là bông và sợi. Khối lượng nhập-xuất hàng ngày sẽ được theo dõi bằng sổ sách, hoá đơn. Trên sổ sách phải ghi lại toàn bộ số lượng báo cáo nhập hàng ngày, liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách vật tư để làm căn cứ sắp xếp mặt bằng một cách hợp lý. Cuối cùng ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập.
- Chuẩn bị mặt bằng
Để xác định chính xác diện tích mặt bằng cần trước hết phải dựa trên cơ sở tính toán chi tiết số lượng, quy cách từng loại vật tư. Sau đó sẽ bố trí sơ đồ kho, vệ sinh kho sạch sẽ. Để tạo điều kiện cho việc tìm kiếm dễ dàng chủng loại NVL cần sử dụng thì việc sắp xếp, phân loại vật tư theo lô là rất quan trọng., sau khi đã phân loại được từng lô, phải tạo lối đi giữa các lô để việc vận chuyển được dễ dàng và thuận tiện. Quy định đặt ra cho việc bố trí, sắp xếp các lô NVL là phải được đặt trên kệ thành từng lô theo chủng loại, chiều cao không quá 3m, các lô cách nhau 20cm.
Để lựa chọn công cụ, phương tiện vận chuyển như thế nào sẽ dựa trên số liệu ghi trên phiếu, hệ số thực nhập, số nhập.
- Kiểm tra vật tư:
Phòng kỹ thuật quy định tiêu chuẩn mẫu kiểm tra vật tư. Nội dung kiểm tra như sau:
Thứ nhất, kiểm tra số lượng vật tư, quy cách, thời hạn sử dụng, nhãn hiệu. Thứ hai, kiểm tra thông số ghi trên tem có khớp với sản phẩm không, nếu không khớp phải báo cáo sửa đổi và yêu cầu xử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
Thứ ba, bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị đối với các sản phẩm đã được khớp thông số.
Thứ tư, đánh kí hiệu để phân biệt sản phẩm không phù hợp. Ví dụ: Phiếu kiểm tra NVL đầu vào:
Mã số kiểm tra: 12.08 Số: 138/QC Địa điểm kiểm tra: Tại kho vật tư Số lượng: 8460.000kg Ngày 27/3/2007 TT Đối tượng kiểm tra Hướng dẫn và tiêu chuẩn kiểm tra Đơn vị Số lượng Số tem kiểm tra
Kết quả Người kiểm tra
PH KPH Tên kí
1 Bông
cot Theo mẫu kg 761 7 761
2 Xơ PE Theo mẫu kg 772.75 8 772.75 3 Sợi PE Theo mẫu kg 624.5 9 624.5 Nguồn. Phòng vật tư
Vật tư được mua từ bất cứ nguồn nào trước khi nhập kho phải qua các bước sau: Kiểm tra trước khi nhập kho
Kiểm tra sơ đồ, sổ sách, công cụ nhằm tránh nhầm lân, sai sót. Dán tem kiểm tra vào những sản phẩm đã đạt tiêu chuẩn.
Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại vật tư sau khi đã xếp đủ, có như vậy sẽ tránh được nhầm lẫn có thể xảy ra.
Bước 5: Cập nhật số liệu báo cáo Nhập số liệu vật tư để báo cáo Nhập số liệu vào thẻ kho Nhập số liệu vào sổ kiểm tra
Từ đó ta thấy rằng chỉ khi NVL đã qua phòng chất lượng kiểm tra nếu đạt tiêu chuẩn chất lượng thị mới được phép nhập kho.
Phiếu nhập kho được ghi làm 3 liên: 1 liên do thủ kho giữ
1 liên do người giao hàng giữ 1 liên được lưu giữ tại máy
Tuy mỗi đơn hàng đã được kiểm tra trước khi nhập kho nhung vẫn không tránh khỏi được những sai sót, vì vậy vẫn xảy ra một số báo cáo không phù hợp do chất lượng NVL không được đảm bảo.
CÔNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI
Báo cáo sai sót nhập kho
Thủ Kho: Trần Văn Hải Phân xưởng : dệt
Đơn vị cung ứng: công ty Dệt Vĩnh Phú Mã đơn hàng: VTP003
Ngày 11/2/2007
Số lượng thực nhập: 1.5 tấn Số lượng ghi trên hoá đơn: 1.8 tấn Loại sai sót: sai số lượng nhập
Nguyên nhân sai sót: sau khi đã nhập kho NVL, thủ kho tập hợp và kiểm kê lại đơn hàng, phát hiện số lượng thực nhập giữa hai bên trong hợp đồng không khớp nhau, xảy ra hiện tượng này là do bộ phận tổ chức vận chuyển từ đơn vị cung ứng về nhập kho tại công ty đã sơ ý để bị mất cắp NVL nhưng không phát hiện kịp thời.
Trên đây là một ví dụ minh chứng cho hiện tượng sai sót xảy ra trong quá trình nhập kho NVL.
Trong năm 2007, công ty xảy ra thêm 2 vụ sai sót như sau:
- Mã hàng NĐ-GC02 ngày 13/4/2007 nhập thừa 0,5 tấn NVL, do thay đổi lệnh sản xuất sản phẩm nhưng lại phân tới thủ kho chậm , xảy ra trường hợp này là do chưa có sự bàn giao công việc hợp lý.
- Mã hàng HĐ-Sợi 06 ngày 6/7/2007, sai mác NVL do người chịu trách nhiệm nhận lô NVL từ đơn vị cung ứng khi được bên cung ứng phân loại để dán mác đã sơ suất nhầm tên của 2 loại NVL. Khi NVL được về kho, qua bộ phân KCS kiểm tra đã kịp thời phát hiện rồi mới cho nhập kho.
Tuy vẫn xảy ra một số sai sót như vừa trình bày ở trên, nhưng nhìn chung dưới sự kiểm tra kỹ lưỡng và nghiêm túc về quy cách, phẩm chất NVL của nhân viên tổ KCS, NVL đạt mới được nhập kho nên hạn chế được những sai sót trong quá trình cung ứng NVL, căn cứ vào đó phòng vật tư viết phiếu nhập kho được chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu NVL.
THẺ KHO
Ngày lập thẻ:../…/2007
Tên nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Ngày nhập xuất Chứng từ Số phiếu Nhập Xuất Ngày tháng Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận