II. Kế hoạch lợi nhuận
3.1.Đẩy mạnh hoạt động thu thập và xử lý thông tin
13. Đầu tư xây dựng cơ bản " 11.000 7.200 65,
3.1.Đẩy mạnh hoạt động thu thập và xử lý thông tin
Bản thân kế hoạch là một hệ thống bao gồm các chiến lược, quy hoạch, các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, cũng như các chương trình, dự án... Khi xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh cho Công ty, những cán bộ làm công tác lập kế hoạch rất cần thông tin đầy đủ và chính xác để làm cơ sở cho quá trình phân tích và lập kế hoạch hành động.
Các thông tin cần có cho công tác lập kế hoạch là:
- Thông tin về khách hàng: cần phải xem xét khách hàng của Công ty là những ai? Khách hàng trọng tâm của Công ty bao gồm những người nào? Thái độ của khách hàng đối với sản phẩm hiện tại của Công ty ra sao?...
- Thông tin về các nhà cung cấp: Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp đến đâu? Giá cả của các yếu tố đầu vào đó có phù hợp với chi phí sản xuất mà công ty định đề ra hay không? Chất lượng của các yếu tố đầu vào được cung cấp có đảm bảo theo tiêu chuẩn kỹ thuật của Công ty hay không? Dịch vụ cung cấp của nhà cung cấp nào thuận tiện hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty...
- Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Có những đối thủ cạnh tranh nào trên thị trường hiện tại? Tiềm lực và sức cạnh tranh của các đối thủ đó ra sao? Hiện họ cung cấp sản phẩm có đặc điểm gì nổi trội hơn so với sản phẩm của Công ty? Những đối thủ tiềm ẩn trong tương lai của Công ty có thể bao gồm những ai?...
Thông tin sau đó sẽ được phân tích, xử lý theo những phương pháp khoa học để trở thành có giá trị đối với việc lập kế haọch tại Công ty. Tuy nhiên
hoạt động xử lý và phân tích thông tin ở Công ty tấm lợp Đông Anh chưa được quan tâm đúng mức, do đó giá trị của thông tin đối với công tác lập kế hoạch chưa cao. Công ty cần thực hiện một loạt các biện pháp sau để có thể nâng cao cơ sở thông tin cho quá trình xây dựng và lập kế hoạch tại công ty:
Phát triển đội ngũ nhân lực thu thập thông tin: Những người này sẽ có nhiệm vụ chủ yếu là thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, tổng hợp thông tin do các phòng ban cung cấp về một đầu mối, sau đó tiến hành các hoạt động xử lý và phân tích thông tin, chọn lọc ra những thông tin có giá trị cao đối với công tác lập kế hoạch… Đội ngũ nhân lực này có thể được huy động và phát triển ở phòng Kinh doanh của Công ty.
Tổ chức bộ phận nghiên cứu thị trường: Đây là một bộ phận có ý nghĩa quan trọng đối với việc cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ chủ yếu là nghiên cứu thị trường, về giá cả, về cạnh tranh, về nguồn cung ứng đầu vào, về những biến động trên thị trường cùng những dự báo mang tính khoa học và thực tế. Những thông tin thu được từ bộ phận này sẽ cung cấp cho bộ phận phân tích và xử lý thông tin để làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch trong Công ty.
Hoàn thiện công tác thống kê, xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu thống nhất trong Công ty: Xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu thống nhất sẽ tránh tình trạng mỗi phòng ban phải tự thực hiện công việc thu thập, xử lý thông tin của riêng mình mà không thể sử dụng những kết quả mà các phòng ban khác đã thực hiện. Dữ liệu sau khi được xử lý sẽ mang lại những thông tin có ích cho người cần đến nó. Thống nhất cơ sở dữ liệu cho toàn bộ Công ty đảm bảo cho qua trình thu thập và xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng thu thập chồng chéo quá nhiều lần, tiết kiệm được chi phí cho công tác thu thập này. Hệ cơ sở dữ liệu này cũng cần được xây dựng một cách khoa học, thực tế và đặc biệt phải mang tính bảo mật cao.
Ứng dụng những ưu điểm, tiện lợi của Công nghệ thông tin vào trong công tác thu thập dữ liệu: Có thể xây dựng hệ thống mạng nội bộ (LAN), kết nối toàn bộ các máy tính và thiết bị xử lý dữ liệu khác với nhau trong phạm vi nội bộ Công ty. Có thể ứng dụng mạng Internet trong quá trình tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu khổng lồ trên toàn thế giới. Những tiện lợi này giúp ích rất nhiều cho công tác thu thập thông tin, giảm tối đa những chi phí về công sức bỏ ra trong việc tìm kiếm, tạo sự liên kết giữa các thông tin từ các nguồn khác nhau.