III. Các nội dung của quản trị nguyên vật liệu 1 Xác định cầu về vật t, nguyên vật liệu.
5. Quảnlý việc nhập nguyên vật liệu.
Thông thờng trong bất kỳ doanh nghiệp nào việc nhập nguyên vật liệu đợc quản lý trên hai mặt: Thứ nhất là mặt vật chất (thực thể của nguyên vật liệu); Thứ hai là quản lý trên sổ sách, giấy tờ.
5.1. Quản lý trên phơng diện vật chất:
Bao gồm các hoạt động sau:
- Kiểm tra về số lợng, xử lý nguyên vật liệu nhập sau khi vận chuyển tới doanh nghiệp.
- Cán bộ quản lý xem xét các nguồn nguyên vật liệu nào cần thiết ngay cho sản xuất sẽ tiến hành vận chuyển tới nơi sản xuất, còn nguyên vật liệu nào cha cần ngay cho sản xuất sẽ tiến hành lu kho.
- Xem xét các đặc tính kỹ thuật, tính chất cơ lý hoá của nguyên vật liệu có đáp ứng đợc cho sản xuất hay không.
- Tiến hành phân loại các loại nguyên vật liệu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng.
- Nếu phát hiện nguyên vật liệu hỏng, thiếu sẽ có biện pháp giải quyết, một là trả lại cho ngời cung ứng hoặc là đòi bồi thờng, bù đắp những nguyên vật liệu đã bị thiếu.
- Quản lý việc lu kho trong doanh nghiệp: bao gồm các hoạt động nh chuẩn bị kho tàng, sắp xếp hàng theo trật tự đã quy định...
5.2. Quản lý trên lĩnh vực sổ sách, giấy tờ.
- Cần nắm rõ đợc các hoá đơn, chứng từ liên quan tới việc mua bán, vận chuyển, lu kho nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
- Nắm chắc đợc các phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu và các tài khoản liên quan. Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoảng 152 - Nguyên liệu - vật liệu: Tài khoản này sử dụng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại tuỳ theo phơng diện quản lý và phơng tiện thanh toán.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, đánh giá tăng...).
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh là giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán...).
D nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ còn lại). + Tài khoản 151 - Hàng mua đi đờng: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đi đờng tăng.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng mua đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng.
D nợ: Giá trị hàng đi đờng.
Căn cứ vào giất báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập biên bản kiểm nhận vật t đã thu mua về cả số lợng, chất lợng, quy cách...
Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào " Biên bản kiểm nhận vật t", từ đó bộ phân cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật t" trên cơ sở hoá đơn, giấy giao nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ, trờng hợp pháp sinh, thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phân cung ứng biết và cùng ngời giao nhận lập biên bản.
Các chứng từ đợc sử dụng trong hoạch toán và quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là: Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của ngời bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật t theo hạn mức, phiếu xuất kho... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể.