2006 Tăng trưởng
2.2.1.2. Đặt mua hàng.
Mục đớch của quỏ trỡnh này là đỏp ứng nhu cầu về mỏy tớnh, cỏc thiết bị tin học để phục vụ cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của FPT.
Trong việc đặt mua hàng, cỏc cụng ty thành viờn căn cứ vào nhu cầu cụ thể của mỡnh , khả năng tài chớnh, nhõn lực cũng như những điều kiện khỏc để lập ra đơn đặt hàng nhằm đỏp ứng kịp thời cho sản xuất và kinh doanh.
Việc đặt mua hàng được thực hiện qua trỡnh tự sau:
Bước 1: Đỏnh giỏ, xử lý hàng tồn kho.
Thụng qua bước này sẽ biết được trong kho của Cụng ty cũn những loại hàng nào, số lượng là bao nhiờu, tỡnh trạng những mặt hàng tồn kho như thế nào, khả năng bỏn hàng tồn kho,…
Qua những thụng tin về hàng tồn kho, nhu cầu hàng hoỏ trong kỡ và nhu cầu dự trữ cuối kỡ, cỏc chi nhỏnh sẽ biết được số lượng hàng cần nhập về là bao nhiờu dựa trờn nguyờn tắc:
Dự trữ đầu kỡ + lượng hàng cần nhập trong kỡ = Dự trữ cuối kỡ + Nhu cầu hàng hoỏ trong kỡ.
Vỡ vậy, bước đỏnh giỏ hàng tồn kho sẽ giỳp cho cỏc đơn vị dự đoỏn được số lượng hàng hoỏ cần mua về và trỏnh được việc lóng phớ nguồn lực tồn tại dưới dạng hàng tồn kho, gúp phần nõng cao hiệu quả kinh doanh.
Bước 2: Đỏnh giỏ, lựa chọn nhà cung ứng.
Ở bước này, cỏc chi nhỏnh cú nhu cầu mua hàng hoỏ sẽ kết hợp giữa nhu cầu, khả năng mua hàng với những thụng tin cú được từ quỏ trỡnh hỗ trợ kinh doanh để lựa chọn trong số những nhà cung ứng thỡ nhà cung ứng nào phự hợp với nhu cầu hàng hoỏ của mỡnh để thực hiện bước tiếp theo là đàm phỏn mua hàng.
Bước 3: Đàm phỏn mua hàng.
Sau khi cú những thụng tin về loại hàng, số lượng hàng hoỏ cần nhập và lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận cung ứng hàng hoỏ của đơn vị đú sẽ tiến hành giao dịch và đàm phỏn với cỏc nhà cung cấp để mua hàng.Thụng qua bước này, những điều khoản về tờn hàng, về giỏ cả, về số lượng, về chất lượng, thanh toỏn, giao nhận,… được thoả thuận và kớ kết giữa hai bờn.
Sau đú, tất cả những thụng tin về hợp đồng, những chứng từ cú liờn quan được chuyển đến Phũng Xuất nhập khẩu của Tổng cụng ty để tiến hành thực hiện.
Tuy nhiờn, trong nhiều trường hợp đơn vị cần cung ứng hàng hoỏ cú những thay đổi về đơn hàng hoặc khụng cú nhu cầu mua hàng nữa thỡ được giải quyết như sau:
- Nếu đơn vị cần mua hàng cú những sửa đổi đối với đơn hàng thỡ đơn vị đú cựng với nhà cung ứng thương lượng lại và kớ hợp đồng khỏc. Nhưng đơn vị cung ứng cần thụng bỏo cho Phũng Xuất nhập khẩu biết để cú những điều chỉnh trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.
- Nếu đơn vị cần mua hàng cú lệnh huỷ đơn đặt hàng:
+ Trong trường hợp phũng Xuất nhập khẩu chưa mua hàng từ nhà cung ứng thỡ thụng bỏo huỷ đơn đặt hàng phải được thụng bỏo kịp thời tới phũng Xuất nhập khẩu và cỏc bờn hữu quan với chữ kớ của trưởng bộ phận huỷ đơn hàng.
+ Trong trường hợp hàng húa đó được phũng Xuất nhập khẩu mua về thỡ đơn vị huỷ sẽ bị phạt theo tỷ lệ % nhất định, và chịu sự kết chuyển lỗ trong kinh doanh. Việc quy định phạt và kết chuyển lỗ trong kinh doanh do Tổng Giỏm đốc cụng ty thành viờn quy định trờn cơ sở đề xuất của phũng Xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào sản phẩm, giỏ cả và thời điểm cụ thể.