II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
1. Về phía Tổng công ty 1 Những giải pháp chung
1.1 Những giải pháp chung
1.1.1. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và kết hợp đa dạng các hình thức huy động vốn động vốn
Cũng giống như rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam , Tổng công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn về vấn đề vốn kinh doanh. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Tổng công ty chủ yếu là nhập khẩu vật tư phụ tùng trang thiết bị máy móc. Trong điều kiện nhu cầu vốn cao mà vốn trong nhập khẩu lại eo hẹp do đó yêu cầu đặt ra đối với Tổng công ty là phải sử dụng vốn sao cho có hiệu quả. Trong điều kiện nhà nước quản lý về ngoại tệ vốn có hạn Tổng công ty không thể đáp ứng được tất cả mọi nhu cầu của các đơn vị thành viên cùng một lúc được. Điều đó có nghĩa các thành viên đó phải có sự tính toán cân nhắc cẩn thận trước khi đưa ra yêu cầu nhập khẩu của mình, đảm bảo yêu cầu đó phải sát với thực tế chi tiết cụ thể. Để tiết kiệm nguồn vốn đồng thời cho nhu cầu nhập khẩu Tổng công ty cần làm tốt một số công việc sau:
- Xác định đúng mặt hàng cần nhập, phù hợp với kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt phải phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
- Nghiên cứu kỹ thị trường đảm bảo hàng nhập về có thể bán được nhanh chóng , tăng vòng quay vốn từ đó đẩy mạnh hoạt đỗng kinh doanh
- Sử dụng tiết kiệm vốn, dành ngoại tệ nhập vật tư cho sản xuất .. khuyến khích các đơn vị thành viên sử dụng hàng thay thế
- Trong công tác quản lý vốn phải mềm dẻo, năng động. Có thể ra thời hạn thu hồi vốn dài hơn đối với một số mặt hàng vận chuyển lâu, tiêu thụ chậm , có thể giảm mức phạt đền bù tuỳ theo từng trường hợp nhằm động viên khuyến khích
- Đa dạng hoá các phương án kinh doanh, tránh dùng hình thức áp chế làm giảm tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên
- phải có dự kiến trước về mạng lưới tiêu thụ và phương thức phân phối. Nên kết hợp giữa tiêu thụ trực tiếp và hình thức đại lý. Tích cực tuyê truyền quảng cáo giới thiệu sản phẩm. Ngoài ra để giảm nhanh lượng vốn ứ đọng trong khâu lưu trữ nên sử dụng nhiều hơn phương thức giao tiền nhận hàng tại kho của bên bán qua đó giảm được chi phí vận chuyển bốc xếp
Để tiết kiệm nguồn vốn đồng thời cho nhu cầu nhập khẩu Tổng công ty cần làm tốt một số công việc sau:
- Xác định đúng mặt hàng cần nhập, phù hợp với kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt phải phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
- Nghiên cứu kỹ thị trường đảm bảo hàng nhập về có thể bán được nhanh chóng , tăng vòng quay vốn từ đó đẩy mạnh hoạt đỗng kinh doanh
- Sử dụng tiết kiệm vốn, dành ngoại tệ nhập vật tư cho sản xuất .. khuyến khích các đơn vị thành viên sử dụng hàng thay thế
- Trong công tác quản lý vốn phải mềm dẻo, năng động. Có thể ra thời hạn thu hồi vốn dài hơn đối với một số mặt hàng vận chuyển lâu, tiêu thụ chậm , có thể giảm mức phạt đền bù tuỳ theo từng trường hợp nhằm động viên khuyến khích
- Đa dạng hoá các phương án kinh doanh, tránh dùng hình thức áp chế làm giảm tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên
- phải có dự kiến trước về mạng lưới tiêu thụ và phương thức phân phối. Xây dựng tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp, tiếp tục củng cố uy tín để từ đó họ có thể giảm bớt những khó khăn cho ta. Tổ chức tốt khâu thanh toán, cố gắng giảm bớt các khoản nợ đến hạn hoặc quá hạn không đòi được, tránh tình trạng công nợ dây dưa không có khả năng thanh toán
- Quản lý vốn để tránh tính trạng bị chiếm dụng vốn hàng hoá giao cho người uỷ thác hay người mua phải thu tiền nhanh chóng tránh tình trạng công nợ quá dài, khách hàng sẽ lợi dụng vốn của doanh nghiệp.
- Quản lý tốt lượng hàng dự trữ, thanh toán kịp thời tiền hàng tồn kho, ứ đọng để giải phóng vốn.
Nhằm đáp ứng nhu cầu về vốn kinh daonh, bên cạnh việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, Tổng công ty nên xây dựng cho mình một chiến lược huy động vốn:
+ Huy động từ chính cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty với mức lãi suất thích hợp.
+ Tăng cường các nguồn vốn ngắn hạn để tài trợ cho vốn lưu động trước mắt bằng cách tăng cường các khoản nợ ngắn hạn dưới hai hình thức:
o Hình thức tín dụng của ngân hàng (vay ngắn hạn ngân hàng)
o Hình thức tín dụng thương mại (mua chịu đối với nhà cung cấp)
o
+ Kêu gọi nguồn vốn liên doanh liên kết từ các doanh nghiệp trong nước đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài. Đây chính là biện pháp để tăng nguồn vốn dài hạn tài trợ cho vốn lưu động của Tổng công ty
1.1.2 Tăng cường công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên
Con người là nguồn lực quan trọng nhất trong hoạt đỗng kinh doanh. Vì vậy nó có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nhìn chung sự bố trí lao động ở Tổng công ty nói chung và phòng xuất nhập khẩu nói riêng là tương đối hợp lý song vẫn còn cân nhắc làm sao cho hiệu quả nhất
Trong số các nhân viên làm việc có năng lực thì vẫn tồn tai không ít người trì trệ và dư thừa. Cán bộ quản lý cần xem xét cắt giảm số lao động dư dôi tránh tình trạng thừa người thiếu việc. Mặt khác hoạt động xuất nhập khẩu đòi hỏi phải có sự hiểu biết về tập quán buôn bán quốc tế và phải có khả năng giao tiếp
cũng như trình độ ngoại ngữ nhất định. Vì vậy phải có cơ chế tuyển chọn kỹ lưỡng cộng với công việc đàp tạo thường xuyên để mỗi cán bộ công nhân viên thực sự là một mắt xích trong hoạt động của phòng
1.2 Những giải pháp cụ thể
1.2.1. Giải pháp đói với việc kiểm tra giao nhận hàng hoá
Sau khi làm thủ tục hải quan xong , Tổng công ty tiến hành kiểm tra hàng hoá. Quá trình này nhằm để xem hàng nhập khẩu có phù hợp về số lượng, chất lượng, mẫu mã ghi như trong bao bì không.Ở khâu này đòi hỏi nhân viên kiểm tra phải có trình độ kỹ thuật cao, cẩn thận. Trên thực tế đã có những trường hợp tranh chấp xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hoá. Do đó thiết nghĩ Tổng công ty nên cử những cán bộ có trình độ trách nhiệm làm nhiệm vụ
- Nếu nhà xuất khẩu giao hàng không đúng thời hạn, Tổng công ty sẽ căn cứ vào hợp đồng để có quyết định xử lý cho phù hợp. Để tránh tình trạng này Tổng công ty phải thường xuyên nắm bắt tình hình nhắc nhớ bên xuất khẩu giao hàng đúng hạn.
- Hai bên cam kết rằng bên xuất khẩu phải giao hàng đúng chất lượng, quy cách phù hợp với những yêu cầu đã được nêu ra trong hợp đồng. Tổng công ty sẽ kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá. Nếu bên xuất khẩu cố tình giao hàng sai quy cách thì Tổng công ty sẽ có hình thức xử lý: bắt giao hàng bù vào phần hàng vi phạm về chất lượng hoặc phải giảm giá lô hàng và phải cam kết không còn tồn tại tình trạng này trong những lần sau
1.2.2. Hoàn thiện quá trình làm thủ tục hải quan
Trong quá trình thực hiện hợp đồng cần chú ý nhất đến khâu hải quan vì đây là khâu gây ra nhiều tổn thất vật chất cho Tổng công ty. Thực tế phổ biến mà ta bắt gặp ở Tổng công ty là các đơn hàng lẻ chiếm số lượng khá nhiều. Chính vì vậy khi hàng về khai báo hải quan, một số nhân viên hải quan làm việc cẩu thả
tắc trách gây khó khăn nhằm đòi tiền . Đây là một tệ nạn tồn tại ở hầu hết tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Để khắc phục Tổng công ty cần:
- Kiên quyết đấu tranh hình thức thù lao kiểu trên để có thể giải phóng hàng nhanh kịp thời. Cần có những báo cáo lập tức cho cơ quan chủ quản để họ xử lý.
- Cán bộ làm thủ tục hải quan của Tổng công ty phải có nghiệp vụ chuyên môn cao, am hiểu pháp luật , có vốn ngoại ngữ tốt đủ để nhận thấy những thiếu sót ghi trên tờ khai.
- Đôi khi hàng hoá về của Tổng công ty bị phạt vì do lỗi dịch thuật về tên hàng chủng loại và sai mã số thuế. Để khắc phục, Cán bộ xuất nhập khẩu khi làm tờ khai hải quan phải hết sức thận trọng và thường xuyên đối chiếu với các chứng từ để tránh việc sửa chữa tẩy xoá trên các tờ khai - Muốn việc kiểm hoá diễn ra nhanh chóng dễ dàng thì cán bộ xuất nhập
khẩu phải nắm vững về mặt hàng mình nhập và chuẩn bị các phương án giải trình khi bị hải quan chất vấn.
1.2.3. Giải pháp trong việc thanh toán
Đây là nghiệp vụ quan trọng nhất của Tổng công ty với bên bán. Tổng công ty phải luôn chú ý tới nghĩa vụ của mình trong ký kết. Tổng công ty phải yêu cầu người giao uỷ thác trả tiền cho ngân hàng đúng thời hạn. Nếu không đơn vị giao uỷ thác phải bị xử lý như chịu chi phí lưu kho lưu bãi và các chi phí phát sinh đồng thời phải trả tiền lãi cho nhà xuất khẩu