✽Nghiệp vụ thanh toán quốc tế:
2.2. Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch I NHCTVN
2.2.1. Quy trình tiến hành nghiệp vụ
2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
a) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
✽ Sở chỉ đợc phép tiếp nhận hồ sơ thanh toán L/C hàng nhập khẩu cho khách hàng khi có đủ các điều kiện sau:
- Sở cha sử dụng hết hạn mức vốn điều hoà của NHCTVN hoặc tài khoản điều chuyển vốn của Sở d Có.
- Sở còn khả năng thanh toán tổng trị giá toàn bộ các L/C mà Sở đã phát hành và có đủ khả năng thanh toán cho L/C mà khách hàng đang yêu cầu phát hành.
- Giá trị của L/C, số d mở L/C, mức ký quỹ phải thực hiện đúng các qui định hiện hành của NHCTVN. Các trờng hợp ngoại lệ phải đợc sự chấp thuận bằng văn bản của NHCTVN.
- Đối với các L/C ký quỹ dới 100% trị giá L/C đều phải qua Tín dụng thẩm định và đợc Giám đốc uỷ quyền phê duyệt trớc khi chuyển sang phòng kinh doanh đối ngoại (KDĐN) thực hiện.
✽ Hồ sơ xin mở L/C của Khách hàng bao gồm:
- Quyết định thành lập (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu) - Đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu) - Đăng ký mã số xuất khẩu - nếu có (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu)
- Hợp đồng ngoại thơng gốc (trờng hợp ký hợp đồng qua FAX thì đơn vị phải ký và đóng dấu trên bản photo để xác nhận việc ký hợp đồng và đơn vị hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của bản hợp đồng)
- Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác (nếu có)
- Giấy phép nhập khẩu của Bộ Thơng mại (nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc danh mục quản lý qui định tại quyết định điều hành xuất nhập khẩu hàng năm của Thủ tớng Chính phủ)
- Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng (trờng hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của NHCTVN (trờng hợp mở L/C trả chậm)
- Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có) - Đơn xin mở L/C
- Bản giải trình mở L/C do phòng tín dụng của Sở lập đợc Giám đốc Sở hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền phê duyệt (trờng hợp ký quỹ dới 100% trị giá L/C).
✽ Tất cả các chứng từ trên đều phải xuất trình bản gốc và lu lại Sở bản photo có đóng dấu treo của đơn vị. Riêng các chứng từ sau phải lu bản gốc:
Cam kết thanh toán, hợp đồng vay vốn, hợp đồng mua bán ngoại tệ, đơn xin mở L/C của Khách hàng, bản giải trình mở L/C.
✽ Cán bộ thanh toán quốc tế khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của Khách hàng phải kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ có đủ các điều kiện sau:
- Bảo đảm tính pháp lý của các chứng từ mà Khách hàng xuất trình. Việc thanh toán phải phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chính sách quản lý xuất nhập khẩu hiện hành của Nhà nớc.
- Có đơn xin mở L/C phù hợp với yêu cầu và qui định của Sở, nội dung L/C không chứa đựng rủi ro cho Sở.
- Có cơ sở bảo đảm thanh toán L/C phù hợp với qui định hiện hành của NHCTVN (mức ký quỹ, vốn vay, cam kết thanh toán, hạn mức cho vay và bảo lãnh cha thực hiện,...)
- Nội dung của các tài liệu trong hồ sơ không mâu thuẫn nhau
- Bản giải trình mở L/C (trờng hợp ký quỹ dới 100% trị giá L/C) phải đơc Trởng phòng tín dụng hoặc ngời đợc uỷ quyền và Giám đốc Sở hoặc ngời đợc Giám đốc Sở uỷ quyền phê duyệt chuyển xuống phòng KDĐN làm căn cứ mở L/C.
- Sau khi mở L/C, thanh toán viên phải ghi trên hợp đồng gốc số L/C đã mở, trị giá L/C và ngày phát hành L/C, ký tên trên hợp đồng (hợp đồng gốc có thể trả lại cho Khách hàng nếu Khách hàng yêu cầu, khi đó Ngân hàng phải lu bản sao có dấu treo của đơn vị).
b) Phát hành L/C nhập khẩu
✽ Tạo hồ sơ L/C nhập khẩu
− Khi hồ sơ để phát hành L/C nhập khẩu của Khách hàng đã hội đủ các điều kiện theo qui định, Thanh toán viên tiến hành mở hồ sơ L/C nhập khẩu trên máy vi tính trong trình IBS.
− Chơng trình sẽ tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết theo các qui định hiện hành về việc phát hành L/C nhập khẩu của NHCTVN.
− Trờng hợp mở L/C cho doanh nghiệp thuộc diện đợc hởng u đãi nằm ngoài qui định chung, việc mở L/C phải do cán bộ có thẩm quyền phê duyệt. Thanh toán viên sẽ bỏ qua lệnh kiểm tra hồ sơ mở L/C, máy tính sẽ thông báo L/C này cha đợc kiểm tra hồ sơ mở L/C khi Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền tính ký hiệu mật cho L/C đó. Nếu chấp nhận tính tính ký hiệu mật, máy tính sẽ ghi lại thời điểm tính ký hiệu mật và ngời tính ký hiệu mật cùng với ngời phê duyệt mở L/C trong quyền
hạn và trách nhiệm của mình sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
✽ Tạo điện L/C
Sau khi hoàn tất hồ sơ L/C nhập khẩu, trên cơ sở đơn xin mở L/C, Thanh toán viên tiến hành tạo điện L/C trên tập tin MT700. Quá trình nhập dữ liệu, Thanh toán viên phải tuân thủ qui định về cách lập, sử dụng diện MT700 của NHCTVN và lu ý một số vấn đề sau:
(i)Chọn ngân hàng thông báo:
- Trong trờng hợp Khách hàng không chỉ định ngân hàng thông báo thì Tr- ởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền lựa chọn ngân hàng thông báo đầu tiên. Trờng hợp mà Sở không tìm đợc ngân hàng thông báo thích hợp thì để trống RECEIVER.
- Nguyên tắc của việc chọn ngân hàng thông báo L/C phải là ngân hàng có uy tín, hoạt động kinh doanh tốt, có quan hệ lâu dài và có thiện chí với NHCTVN, có trụ sở tại nớc ngời hởng và là ngân hàng nằm trong danh mục các ngân hàng đợc NHCTVN lựa chọn làm đại lý trong dịch vụ thông báo L/C.
(ii) Đối với L/C thanh toán bằng vốn vay hoặc L/C ký quĩ dới 100% trị giá L/C thì phải qui định vận đơn lập theo lệnh của Sở.
(iii) Trờng hợp L/C qui định ứng trớc một phần hoặc tiền đặt cọc ngoài giá trị L/C do Sở thì phải yêu cầu một th bảo lãnh tiền ứng trớc hoặc tiền đặt cọc do một ngân hàng có uy tín trên thế giới phát hành. Thời hạn của th bảo lãnh này phải dài hơn thời hạn giao hàng của th tín dụng để đảm bảo quyền truy đòi tiền đặt cọc khi ngời bán không giao hàng.
(iv) Chỉ thị gửi chứng từ: Sở chỉ thị cho Ngân hàng thơng lợng gửi chứng từ trực tiếp về Sở.
(v) Trờng hợp mở L/C xác nhận phải tuân thủ các qui định sau:
- Sở phải liên hệ trớc với Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền của HSC để chọn Ngân hàng xác nhận.
- Trờng M49 ghi: CONFIRM
- Trờng M41a ghi: available with confirming banhk by... - Trờng 71B: ghi rõ phí xác nhận do bên nào chịu
+ Trờng hợp L/C có qui định Ngân hàng hoàn tiền và cho phép đòi tiền bằng điện thì phải yêu cầu Ngân hàng thơng lợng thông báo trớc cho NHCTVN 05 ngày làm việc trớc khi đòi tiền ngân hàng hoàn tiền. Trong trờng hợp này Sở không lập điện MT202 thanh toán L/C mà lập điện uỷ quyền hoàn tiền gửi Ngân hàng hoàn tiền ngay khi nhận đợc thông báo của Ngân hàng thơng lợng về việc đòi tiền Ngân hàng hoàn tiền và chờ báo nợ của HSC.
+ Trờng hợp không qui định Ngân hàng hoàn tiền và cho phép Ngân hàng thơng lợng trực tiếp đòi tiền NHCTVN bằng điện thì phải qui định rõ sẽ thanh toán cho Ngân hàng thơng lợng trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận điện.
(vi) Tuỳ từng Khách hàng, mặt hàng nhập khẩu, yêu cầu Ngân hàng xác nhận, mức ký quỹ và mức phí mở L/C xác nhận có thể cao hơn mở L/C không xác nhận.
Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu trên tập tin MT700, Thanh toán viên kiểm soát đối chiếu giữa L/C với Hợp đồng ngoại thơng và Đơn xin mở L/C, kiểm tra bút toán ký quỹ, tài sản thế chấp, thu phí,... Nếu khớp đúng thì lu bức điện trong chơng trình, máy tính sẽ tự động chuyển bức điện để kiểm soát, tự động in L/C (2 bản) và Phiếu chuyển khoản. Thanh toán viên ký vào vị trí qui định trên L/C và Phiếu chuyển khoản, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ L/C cho Tr- ởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát.
c) Kiểm soát L/C
− Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát lại toàn bộ L/C, nếu thấy hội đủ các điều kiện cần thiết thì tiến hành kiểm soát toàn bộ nội dung L/C để đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hợp đồng ngoại thơng, đơn xin mở L/C và L/C, kiểm tra các bút toán. Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền phải xem xét kỹ các điều khoản của L/C, nếu có điều khoản nào bất lợi cho Khách hàng và/hoặc cho Ngân hàng phát hành thì Sở khẩn trơng thông báo cho Khách hàng, đề nghị sửa đổi Đơn xin mở L/C làm căn cứ sửa đổi L/C nhằm giảm bớt rủi ro.
− Trờng hợp Khách hàng không thực hiện việc sửa đổi, Sở yêu cầu Khách hàng gửi bằng văn bản cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm và bồi hoàn thiệt hại cho Ngân hàng phát hành (nếu có). Sở có thể thực hiện các biện
pháp giảm rủi ro của ngân hàng bằng cách yêu cầu khách hàng tăng mức ký quỹ, tăng tài sản thế chấp,...
− Trờng hợp các điều khoản của L/C có thể mang đến những thiệt hại nghiêm trọng cho Sở mà Khách hàng không sửa đổi đơn xin mở L/C, Sở có quyền từ chối không phát hành L/C đó và lập biên bản huỷ L/C trong chơng trình mạng IBS.
− Nếu L/C không mâu thuẫn với hợp đồng ngoại thơng và khớp đúng với đơn xin mở L/C của Khách hàng, các điều khoản của L/C đều có khả năng thực thi và không mang rủi ro cho Khách hàng khi mở L/C và Ngân hàng phát hành, Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền ký vào chỗ qui định trên L/C, PHiếu chuyển khoản và chuyển cho Giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền phê duyệt. Sau khi đợc phê duyệt, L/C đợc chuyển lại cho Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền tính ký hiệu mật L/C để chuyển về HSC và chuyển tiếp cho Ngời hởng thông qua ngân hàng đại lý. Cuối cùng toàn bộ hồ sơ và L/C đợc chuyển cho Thanh toán viên lu giữ và trả lại Khách hàng 1 liên L/C.
− Một khi cần sửa chữa L/C do Thanh toán viên mới soạn thảo, Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền chuyển trả L/C đó cho thanh toán viên để họ sửa chữa và lu vào chơng trình, sau đó trình tự kiểm soát tơng tự nh trên.
− Đối với các Sở, các L/C trị giá từ 500.000 USD phải thêm một bớc tính ký hiệu mật của Giám đốc Sở hoặc ngời đợc Sở uỷ quyền.
− Đối với các Sở giao dịch, các L/C trị giá từ 1.000.000 USD phải thêm một bớc tính ký hiệu mật của Giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền.
d d) Sửa đổi L/C
✽ Tạo điện sửa đổi
- Sau khi L/C đã đợc phát hành, khi có nhu cầu sửa đổi, Khách hàng phải gửi Đơn đề nghị sửa đổi L/C gửi Sở, Thanh toán viên có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa đổi của Khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu sửa đổi trên mẫu điện MT707. Sở phải tuân thủ các qui định về cách lập và sử dụng tập tin MT707 của NHCTVN.
- Nếu L/C sửa đổi tăng tiền, Khách hàng phải bổ sung mức ký quỹ và tài sản thế chấp tơng ứng để đảm bảo khả năng thanh toán cho L/C đó.
- Phí sửa đổi L/C phải đợc xác định rõ trong đơn xin sửa đổi L/C của Khách hàng và trong điện MT707 sửa đổi L/C của ngân hàng.
- Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu, Thanh toán viên đối chiếu đảm bảo sự khớp đúng giữa Đơn đề nghị sửa đổi L/C của Khách hàng và điện sử đổi L/C, kiểm tra các bút toán hạch toán và nhập các tài khoản thích hợp, khi các bút toán đã hoàn thiện, Thanh toán viên lu bức điện đó trong chơng trình, máy tính sẽ tự động chuyển cho ngời kiểm soát, in điện và Phiếu chuyển khoản. Thanh toán viên lý vào chỗ qui định trên bức điện và Phiếu chuyển khoản, sau đó chuyển toàn bộ Hồ sơ sửa đổi L/C cho Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát.
✽ Kiểm soát
- Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền có trách nhiệm kiểm soát điện sửa đổi, nếu khớp đúng với Đơn đề nghị sửa đổi L/C của Khách hàng và các điều khoản sửa đổi là hợp lý, các bút toán hạch toán đúng, Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền sẽ ký trên điện sửa đổi và Phiếu chuyển khoản.
- Điện sửa đổi L/C và hồ sơ sửa đổi L/C đợc chuyển cho Giám đốc Sở hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền phê duyệt. Sau đó, hồ sơ sửa đổi L/C đợc chuyển lại cho Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền ký hiệu mật để chuyên bức điện đó về HSC để chuyển tiếp cho Ngời hởng thông qua Ngân hàng đại lý.
- Trờng hợp giá trị L/C sau khi sửa đổi có mức tơng đơng hoặc vợt 500.000 USD đối với các Sở hoặc 1.000.000 USD đối với Sở giao dịch thì phải thêm bớc kiểm soát và tính ký hiệu mật của Giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền.
- Hồ sơ sửa đổi L/C và điện sửa đổi sẽ đợc trả lại Thanh toán viên để lu trữ và chuyển cho Khách hàng 1 bản sửa đổi L/C.
e) Nhận - kiểm tra và xử lý chứng từ, thanh toán/ chấp nhận thanh toán
Sau khi nhận đợc L/C và các sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, ngời bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến cho Sở thông qua Ngân hàng của ngời bán (Paying/ Accepting/ Negotiating Banhk), Sở có trách nhiệm nhận kiểm tra, thanh toán/chấp nhận và giao chứng từ cho Khách hàng
(i) Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi nhận đợc bộ chứng từ, Thanh toán viên phải vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ, ký và đóng dấu đơn vị mình trên Covering letter đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trong chơng trình máy tính. Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận chứng từ từ Bu điện, Sở phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ. Quá thời hạn trên, Sở mất quyền khiếu nại về chứng từ.
Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra số lợng của từng loại chứng từ theo qui định của L/C - Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều kiện của L/C - Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ.
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 500 (trờng hợp L/C qui định tuân thủ UCP 500 của ICC).
Việc kiểm tra chứng từ phải đợc thực hiện qua 2 cán bộ (kiểm tra kép). Sau khi kiểm tra, Thanh toán viên phải lập Phiếu kiểm tra chứng từ (mẫu đính kèm) có chữ ký của các cán bộ kiểm tra. Sau đó, toàn bộ hồ sơ L/C kèm theo bộ