. Trờng hợp chứng từ có sai sót:
thức tín dụng chứng từ tại Sở gío dịc hI NHCTVN
3.2. Một số giải pháp nhằm phát triển hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch I NHCTVN.
3.2.1. Nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ thanh toán
Việc nâng cao năng lực của cán bộ không chỉ là nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ mà cần phải thực hiện đổi mới một cách triệt về nhận thức của cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế về tác phong làm việc, phong cách giao tiếp phục vụ khách hàng. Ngời cán bộ ngân hàng không chỉ giỏi về nghiệp vụ mà còn phải là ngời nhiệt tình, niềm nở, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, không gây phiền hà cho khách hàng, sẵn sàng hớng dẫn và giúp khách hàng làm thủ tục một cách nhanh gọn, t vấn cho khách hàng thực hiện hoạt động của mình an toàn và hiệu quả nhất. Để thực hiện giải pháp này, Sở nên thực hiện:
Tổ chức các lớp nghiệp vụ ngắn hạn để đào tạo chuyên sâu về chuyên môn thanh toán quốc tế, trang bị các kiến thức về rủi ro mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam thờng gặp phải, tình hình thị trờng thế giới, triển vọng xuất nhập khẩu của Việt Nam, luật lệ, tập quán thơng mại quốc tế và phổ biến các kĩ thuật thanh toán mới đợc áp dụng trên thế giới... Đặc biệt trong những lớp học này có thể mời các chuyên gia nớc ngoài về thanh toán quốc tế gỉang dạy để các cán bộ và nhân viên ngân hàng trong các bộ phận liên quan đến thanh toán quốc tế có điều kiện trau dồi về nghiệp vụ cũng nh ngoại ngữ.
Cử cán bộ tham các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên môn về thanh toán quốc tế trong nớc cũng nh nớc ngoài để tiếp cận với những kiến thức thanh toán quốc tế hiện đại
Cử cán bộ đi du học nớc ngoài chuyên về lĩnh vực thanh toán quốc tế, tìm hiểu những thông tin về thanh toán quốc tế mà trong kinh doanh thơng mại quốc tế hiện nay đang đợc sử dụng và trong tơng lai gần sẽ áp dụng tại các nớc công nghiệp phát triển.
Phát huy vai trò chủ động sáng tạo của các thanh toán viên, tích cực lắng nghe ý kiến của họ, khuyến khích họ nêu ra các sáng kiến mới, thờng xuyên phân tích các nhợc điểm, các vụ việc làm khách hàng phàn nàn, từ đó tìm ra cách khắc phục.
Trớc hết Sở nên đẩy mạnh công tác tiếp thị, quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh: trên sóng phát thanh, truyền hình hay qua báo chí của trung ơng cũng nh các báo địa phơng hay trên mạng internet bằng việc xây dựng các Website nhằm giới thiệu các sản phẩm của Sở nh: các hình thức huy động vốn, các loại hình cho vay, các hình thức dịch vụ bằng ngoại tệ, các phơng thức thanh toán trong nớc cũng nh quốc tế, cũng nh qui trình thực hiện các sản phẩm này... Sở cũng nên thực hiện chính sách chủ động tìm kiếm khách hàng, chẳng hạn nh xây dựng bộ phận chuyên làm công tác tiếp thị, quảng cáo hoặc từng phòng nghiệp vụ có thể phân chia khu vực hoạt động của Sở thành các khu vực nhỏ hơn và khuyến khích các cán bộ của phòng tích cực tìm kiếm khách hàng trong khu vực mà mình phụ trách. Việc tìm kiếm khách hàng ở đây chính là việc chủ động tiếp xúc với khách hàng để tìm hiểu nhu cầu cụ thể của họ, nh: các nhu cầu về tăng vòng quay bán hàng, giảm chậm trễ trong các khâu thanh toán tiền hàng, giảm chi phí trong các giao dịch thanh toán, loại bỏ rủi ro trong khâu thu tiền và giao hàng v.v...
Việc tiến hành các biện nhằm thu hút khách hàng sẽ không mang lại hiệu quả nếu nh Sở không tiếp tục chăm sóc, củng cố mối quan hệ với khách hàng. Do đó, Sở cũng cần nắm bắt đợc các thông tin từ phía khách hàng nh: tình hình tài chính, năng lực sản xuất, kinh doanh, sản phẩm và khả năng tiêu thụ sản phẩm cũng nh các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp v.v...
Việc chủ động nắm bắt thông tin từ phía khách hàng sẽ tạo thuận lợi cho Sở trong việc phân loại khách hàng, từ đó xây dựng các chính sách khách hàng phù hợp với từng nhóm khách hàng, thực hiện lới lỏng các qui định trong qui trình nghiệp vụ mà vẫn đảm bảo an toàn trong thanh toán và tạo đợc sự thông thoáng, hấp dẫn khách hàng. Với những khách hàng mới, để tạo ấn tợng tốt đối với họ Sở có thể xem xét giảm phí giao dịch cho họ, hoặc các biện pháp khác nh thăm hỏi, hay quà tặng là một ví dụ. Với những khách hàng truyền thống, những khách hàng có khối lợng giao dịch lớn, số lần giao dịch nhiều, hay những khách hàng tuy nhỏ nhng có tình hình tài chính vững vàng Sở có thể xem sét giảm tỷ lệ kí quĩ mở L/C, rút ngắn thời gian thẩm định khả năng thanh toán của họ, dành sự u đãi về giá mua bán ngoại tệ phục vụ cho thanh toán quốc tế, u đãi về lãi suất tiền gửi áp dụng với các khoản kí quĩ có thời hạn dài hoặc thực hiện chính sách khuyến khích khác nh: thởng, v.v...
Do chủ động nắm bắt thông tin từ phía khách hàng sẽ tạo thuận lợi hơn cho cả ngân hàng và khách hàng trong việc vay vốn để sản xuất hàng hoá xuất khẩu nh có những u đãi về vốn vay và lãi suất vay, u đãi trong việc thế chấp tài sản, tiến hành trả tiền trớc để doanh nghiệp có thể quay vòng vốn nhanh thông qua nghiệp vụ chiết khấu chứng từ hay cung cấp những thông tin về thị trờng, về các đối tác nớc ngoài v.v..., cung cấp thông tin phục vụ cho doanh nghiệp nhập khẩu nh những thông tin về đối thủ cạnh tranh, về chất lợng sản phẩm và khả năng tiêu thụ sản phẩm v.v...
Sở cũng nên xây dựng ngân hàng dữ liệu lu trữ các thông tin về khách hàng tạo thuận lợi trong việc tìm kiếm thông tin về khách hàng khi cần thiết đợc nhanh chóng, chính xác.
Hằng năm, Sở nên gửi các báo cáo thờng niên đến cho khách hàng để họ nắm đợc tình hình hoạt động của Sở. Đồng thời, Sở cũng tổ chức Hội nghị khách hàng, nếu không có điều kiện để mời tất cả các khách hàng thì nên tập trung vào các khách hàng truyền thống, các khách hàng có khối lợng giao dịch lớn, thờng xuyên, để trao đổi tháo gỡ khó khăn, vớng mắc, nắm bắt đợc nhu cầu và nguyện vọng của họ. Hội nghị khách hàng cũng là một dịp để ngân hàng khuếch chơng thanh thế, thu hút thêm khách hàng mới.
3.2.3. Đẩy mạnh công tác t vấn khách hàng đối với hoạt động thanh toán theo phơng thức tín dụng chứng từ:
Nh đã trình bày ở chơng II, một trong những nguyên nhân gây ra những hạn chế, tồn tại trong việc phát triển hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ là sự thiếu hiểu biết của các doanh nghiệp về phơng thức này. Vì vậy, trong thời gian tới Sở nên đẩy mạnh hơn nữa công tác t vấn khách hàng và việc t vấn này phải đợc thể hiện bằng văn bản vì làm nh vậy sẽ đảm bảo tính pháp lí trong giao dịch giữa các thanh toán viên của Sở với khách hàng, tăng c- ờng độ tin cậy của khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác t vấn.
✶ Đối với các đơn vị xuất khẩu:
Các đơn vị xuất khẩu thờng gây rủi ro cho ngân hàng thông báo, ngân hàng chiết khấu khi họ lập bộ chứng từ không hoàn hảo và bị từ chối thanh toán. Để tránh rủi ro đó ngân hàng có thể t vấn cho những vấn đề nh:
T vấn cho các doanh nghiệp xuất khẩu yêu cầu bên mua mở cho mình một L/C đảm bảo nhất. Hiện nay, loại L/C không huỷ ngang, có xác nhận và miễn
truy đòi là có lợi nhất cho ngời bán. Tuy nhiên không nhất thiết trờng hợp nào cũng phải mở L/C có xác nhận vì phí xác nhận cao và bên nhập khẩu phải kí quĩ tại ngân hàng mở, nếu có khó khăn đối với nhà nhập khẩu họ có thể không thực hiện hợp đồng thơng mại.
Cán bộ ngân hàng cần phải giúp cho đơn vị xuất khẩu tìm hiểu kĩ các điều khoản và điều kiện trong L/C, tránh những sai sót về chứng từ để có thể làm cho ngân hàng nớc ngoài từ chối thanh toán. Các thanh toán viên nên t vấn cho đơn vị cách thức đòi tiền bằng th hay bằng điện. L/C cho phép đòi tiền bằng điện là cách thức có lợi hơn cả vì tiền đợc thu nhanh hơn, tạo điều kiện tăng nhanh vòng quay của vốn.
T vấn cho đơn vị trong việc chọn ngân hàng mở L/C và ngân hàng thanh toán. Những ngân hàng càng lớn, càng có uy tín, quan hệ tốt và thờng xuyên thanh toán sòng phẳng thì việc thanh toán sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn.
T vấn cho đơn vị các điều kiện bất lợi của L/C nh thời hạn giao hàng muộn nhất, thời hạn hiệu lực của L/C...Khi thông báo cho doanh nghiệp xuất khẩu, Sở cũng đồng thời t vấn cho doanh nghiệp tiến hàng kiểm tra chứng từ tín dụng để đơn vị có thể chấp nhận những điều khoản L/C có lợi nhất cho mình.
Các cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế cũng nên t vấn cho khách hàng cách giải quyết khi bộ chứng từ có sai sót, xem xét kĩ những lí do từ chối mà ngân hàng mở đa ra có hợp lí không. T vấn cho doanh nghiệp trong trờng hợp giải quyết hàng hoá khi bị từ chối, hàng hoá đã chuyển ra nớc ngoài, vì vậy doanh nghiệp phải có các biện pháp khẩn cấp để hạn chế tối đa thiệt hại. Trong trờng đó, ngân hàng có thể giúp doanh nghiệp liên hệ với ngân hàng đại lí nớc ngoài nhờ họ giữ hộ hàng hoá hoặc tìm cách tiêu thụ hộ. Ngoài ra, ngân hàng còn nên t vấn cho doanh nghiệp giải quyết các tranh chấp giữa họ với bên mua nớc ngoài.
✶ Đối với đơn vị nhập khẩu:
Ngời nhập khẩu gây ra rủi ro cho ngân hàng mở khi họ mất khả năng thanh toán hoặc cố tình vi phạm cam kết của mình. Để có thể đem lại lợi ích chính đáng cho nhà xuất khẩu và bảo vệ quyền lợi của ngân hàng, các cán bộ cần t vấn cho những vấn đề nh:
T vấn cho đơn vị nhập khẩu nên mở loại L/C nào. Nhà nhập khẩu nên thoả thuận với đối tác để hạn chế mở L/C xác nhận vì phải kĩ quĩ dẫn đến tình trạnh ứ
đọng vốn, hạn chế mở L/C chuyển vì thủ tục rờm rà gây khó khăn trong thanh toán.
T vấn cho đơn vị trong việc đa các điều khoản vào L/C. Không nên đa quá nhiều điều khoản vào vì dễ dẫn đến sai sót.
T vấn cho đơn vị trong việc chấp nhận các yêu cầu của bên bán khi mở L/C, khi sửa đổi L/C sao cho không làm tổn hại đến lợi ích của mình.
3.2.4. Tăng cờng công tác phân tích đối thủ cạnh tranh:
Hiểu biết đối thủ cạnh tranh là điều kiện quan trọng để hoạch định chính sách đối phó có hiệu quả, vì thế nên có các biện pháp phân tích đối thủ cạnh tranh, tránh việc thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh một cách tự phát.
Bằng việc thờng xuyên theo dõi và nắm bắt các thông tin về đối thủ cạnh tranh trên thị trờng trong nớc cũng nh thị trờng khu vực và thị trờng quốc tế để có thể biết đợc những ngân hàng, những tổ chức tài chính nào mới ra đời, từ đó nghiên cứu phân tích chính sách kinh doanh, thực trạng tình hình khả năng tài chính của họ, tìm ra u nhợc điểm của họ, nhằm có nhận định hay đánh giá kịp thời về đối thủ cạnh tranh đó.
Việc thờng xuyên có những phân tích đối thủ cạnh tranh sẽ giúp ngân hàng biết đợc những sản phẩm, những chính sách u đãi để thu hút khách hàng của họ, học hỏi đợc kinh nghiệm cũng nh cách thức tiến hành công việc của họ..., từ đó đề ra những chính sách, chiến lợc phát triển, có kế hoạch hoạt động kinh doanh phù hợp
3.3. Kiến nghị
3.3.1. Kiến nghị đối với NHCTVN.
3.3.1.1. Hoàn thiện qui trình nghiệp vụ:
Việc hoàn thiện qui trình nghiệp vụ cần theo hớng làm sao cho qui trình thủ tục thực hiện quá trình thanh toán quốc tế đợc đơn giản, nhanh gọn, chính xác, chặt chẽ và có tính hấp dẫn khách hàng, nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế, tăng khả năng cạnh tranh của các chi nhánh; đơn giản các khâu nghiệp vụ, chỉ tiến hành khi thật cần thiết, giảm tối đa các yêu cầu chứng từ, giấy tờ, con dấu...đối với khách hàng, bởi càng nhiều giấy tờ việc kiểm tra càng mất thời gian. Đồng thời giảm đợc chi phí cho doanh nghiệp, đảm bảo cạnh tranh đợc với các ngân hàng thơng mại khác. Do vậy, NHCTVN nên qui định lại, cho phép bỏ thủ tục doanh nghiệp phải làm đơn xin
mua ngoại tệ khi có hợp đồng ngoại cần thanh toán quốc tế bằng các phơng thức. Bởi ngân hàng, hay Nhà nớc phải bảo đảm cung cấp đủ ngoại tệ cho các doanh nghiệp khi tham gia vào kinh doanh xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp chỉ cần đa số tiền VND vào tài khoản của mình, làm giấy uỷ nhiệm chi là đủ.
Trong thời gian tới NHCTVN nên có hớng dẫn cụ thể để cho phép các chi nhánh, trong đó có Sở giao dịch I đợc thực hiện nghiệp vụ chiết khấu chứng từ hàng xuất thay vì thanh toán L/C xuất khẩu theo cách thông thờng, tức chỉ thanh toán cho khách hàng khi ngân hàng mở L/C báo Có nh hiện nay. Việc chiết khấu chứng từ thực ra là một hình thức cấp tín dụng cho khách hàng, giúp khách hàng nhanh chóng thu đợc tiền bán hàng, tránh đọng vốn trong khâu lu thông. Và trong nghiệp vụ chiết khấu chứng từ hàng xuất nên bao gồm cả chiết khấu truy đòi và chiết khấu miễn truy đòi. Trong điều kiện cạnh tranh nh hiện nay việc không thực hiện nghiệp vụ chiết khấu hoặc thiếu hình thức chiết khấu miễn truy đòi có thể tạo điều kiện để các ngân hàng khác kéo mất khách hàng. Và rủi ro với NHCT lúc này không chỉ là bộ chứng từ có đợc thanh toán hay không mà nguy hiểm hơn là đã để mất khách hàng. Để thực hiện tốt nghiệp vụ này, ngoài việc kiểm tra bộ chứng từ có hoàn hảo không, các chi nhánh cần phải chuẩn bị đầy đủ những thông tin về khách hàng nh hoạt động kinh doanh có tốt không, có khả năng hoàn trả tiền mà chi nhánh đã thanh toán khi ngân hàng mở hoặc ngân hàng xác nhận từ chối thanh toán,...Do vậy việc các chi nhánh tăng cờng chính sách chăm sóc khách hàng nh đã trình bày ở trên là rất cần thiết. Bên cạnh đó, các chi nhánh cũng cần thiết lập hệ thống thông tin giữa các ngân hàng trong và ngoài hệ thống về tình hình tài chính, uy tín của doanh nghiệp, phát huy hiệu quả bộ máy thông tin giữa các ngân hàng đại lí để có những thông tin chính xác về ngân hàng mở L/C và nhà nhập khẩu.
NHCTVN cần bổ xung qui định về thời gian làm thủ tục mở L/C và thời gian kiểm tra chứng từ vì nh đã trình bày ở trên hiện nay trong qui trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế của NHCTVN không qui định cụ thể thời gian làm thủ tục mở L/C cũng nh thời gian thực hiện kiểm tra chứng từ nên có thể làm giảm tinh thần trách nhiệm của các cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế. Về vấn đề này NHCT có thể tham khảo qui định của các ngân hàng khác, chẳng hạn, ở Ngân hàng Ngoại thơng Việt nam qui định về thời gian làm thủ tục mở L/C là từ 2-3
ngày... Đồng thời, việc qui định thời gian nh vậy sẽ giúp khách hàng trong việc cân đối quĩ thời gian của họ để có kế hoạch sản xuất hợp lí hơn....
3.3.1.2. Đổi mới công nghệ ngân hàng nhằm phục vụ tốt hơn nữa cho công