II. Thực trạng công tác quản trị vật tư của công ty cơ khí Z179 1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư
5. Công tác cấp phát vật tư
Công tác tổ chức cấp phát vật tư ở công ty cơ khí Z179 không chỉ được tiến hành theo hình thức hạn mức mà còn cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát vật tư theo yêu cầu được thực hiện đối với các loại vật tư phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng Quốc phòng theo chỉ tiêu của Bộ giao. Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế hoạch vật tư. Đối chiếu với lượng vật tư có trong kho, căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp phát cho các phân xưởng sản xuất lên kho lĩnh vật tư.
Còn đối với các loại vật tư sử dụng trong việc sản xuất các mặt hàng kinh tế, công ty lại tiến hành cấp phát theo hình thức hạn mức. Theo hình thức này, phòng Kế hoạch – Vật tư căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kì kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp định mức hàng tháng, giao cho phân xưởng sản xuất và thủ kho căn cứ vào phiếu đó chuẩn bị định kì và cấp phát số lượng ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo định mức của công ty không những quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch của mình, còn trong trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì đến sản phẩm thì coi như đã có thành tích tiết kiệm vật tư và được khấu trừ vào hạn mức tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó.
Để cấp phát vật tư cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp lên phòng Kế hoạch – Vặtt viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã được kí nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thường, trong từng kì sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật tư yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ sung cho các phân xưởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xưởng. Các phân xưởng thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra.