II. Thực trạng công tác quản trị vật tư của công ty cơ khí Z179 1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư
6. Công tác thống kê, kiểm kê vật tư
Tại công ty cơ khí Z179, công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư được tiến ra thường xuyên và liên tục. Các cán bộ vật tư đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê vật tư nên thực hiện rất nghiêm túc công tác này.
Vật tư cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỉ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến kinh tế doanh nghiệp.
Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ vật tư tại công ty cơ khí Z179 đều liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng sản xuất để từ đó tìm ra và hạn chế được các nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Phòng Kế hoạch vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số vật tư cho phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong toàn công ty.
Khi vật tư đến từng phân xưởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng, mỗi tổ nhận vật tư sản xuất
phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát, thiếu hụt vật tư. Trường hợp công nhân sản xuất phát hiện thiếu hay thừa vật tư đều phải báo cáo ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tuỳ theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều vật tư thì cán bộ vật tư có quyết định thưởng trên % giá trị vật tư tiết kiệm được.
Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các phân xưởng sử dụng, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng vật tư mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật tư ở từng phân xưởng và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế.
Một số tài liệu thường được sử dụng trong công tác kiểm kê, thống kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư là: phiếu xuất vật tư theo hạn mức và thẻ kho.
Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. B an hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995 Của bộ tài chính THẺ KHO Ngày lập thẻ…………. Tờ sô………
-Tên nhãn hiệu, quy cách vật
tư……… -Đơn vị tính……… -Mã số………. STT Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Nhập Xuất Tồn Kí xác nhận của kế toán A B C D E 1 2 3 4
Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. Ban hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995
Của bộ tài chính Số:………..