Phòng tổ chức hành chính
Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, chế độ chính sách, hành chính, phục vụ sức khỏe đời sống cán bộ công nhân viên và công tác đổi mới doanh nghiệp.
Tuyển chọn, bố trí, sắp xếp, điều chuyển, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ. Đánh giá, nhận xét cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến cán bộ. Lập kế hoạch tổ chức, thực hiện công tác đào tạo cán bộ công nhân viên. Triển khai, tổ chức và theo dõi tất cả các hoạt động liên quan tới việc tuyển dụng lao động, thỏa ước lao động tập thể, chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm lao động, khen thưởng, kỷ luật. Quản lý các chế độ chính sách về tiền lương, công tác y tế chăm sóc sức khỏe.
Chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động khen thưởng, kỷ luật công nhân viên, quản lý công tác xây dựng, củng cố lực lượng tự vệ, an ninh, an toàn trong công ty. Quản lý việc lập kế hoạch, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, phối hợp với các đơn vị tổ chức các phong trào văn hóa, văn nghệ, thể thao.
Phòng kế hoạch thị trường
• Phòng kế hoạch thị trường là đơn vị thực thuộc cơ quan, giám đốc công ty. Có chức năng tham mưu cho giám đốc công ty về công tác xây dựng và kiểm soát thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Công tác triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, công tác mạng máy tính và công tác đầu tư xây dựng cơ bản của công ty.
• Xây dựng, triển khai báo cáo công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện xuất nhập khẩu và uỷ thác xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, sản phẩm ngành dệt may và các mặt hàng khác theo đăng ký kinh doanh của công ty.
• Thực hiện kinh doanh thương mại, bán và giới thiệu sản phẩm, quảng bá giới thiệu sản phẩm , phát triển thương hiệu, thị trường hàng dệt may. Mua bán, cung cấp vật tư hàng hoá, văn phòng phẩm cho toàn công ty.
• Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động của phòng về công tác khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhân viên trong phòng, kiểm tra và ký xác nhận chứng từ thanh toán của cán bộ công nhân viên trong phòng theo quy định.
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ có vị trí rất quan trọng trong công ty, và cũng là phòng mà bất kỳ công ty nào khi xây dựng cũng cần có. Đối với công ty, phòng kinh doanh có ảnh hưởng thực sự đáng kể tới sự tồn tại và phát triển của công ty. Các nhiệm vụ và chức năng cụ thể của phòng kinh doanh là:
• Nghiên cứu, xây dựng các chiến lược kinh doanh của công ty theo tháng, quý và năm
• Là đầu mối nghiên cứu thị trường và khách hàng: Tổ chức thực hiện các chương trình tiếp thị sản phẩm cũng như tìm kiếm khách hàng mới của công ty.
• Là đầu mối thu thập thông tin về các hoạt động của công ty, các chương trình kế hoạch cũng như tiến độ thực hiện các dự án.
• Tổ chức nghiên cứu, xây dựng đề án triển khai các sản phẩm, dịch vụ mới.
• Chủ trì lập các dự án đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi để Giám đốc xem xét quyết định.
• Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiều quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ.
• Xây dựng và thực hiện kế hoạch dịch vụ xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hóa. Lập hợp đồng, dịch vụ ủy thác, giao nhận, vận tải với khách hàng theo những điều khoản, quy định của pháp luật hiện hành và thông lệ quốc tế. Tiếp nhận hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ, nhận lệnh tại hãng tàu, khai báo tại hải quan, làm thủ tục giám định, kiểm tra hàng hóa và giao hàng, phương tiện vận tải do phòng kho vận bố trí. Trung chuyển, giao nhận hàng hóa như bông, sơ, sợi, hóa chất, thuốc nhuộm, máy móc, thiết bị, phụ tùng, hàng xuất khẩu, hàng tiêu dùng của công ty và các đơn vị ủy thác tại Hải Phòng và các tỉnh phụ miền bắc. Xây dựng thương hiệu công ty, thường xuyên cập nhật chế độ chính sách, pháp luật của nhà nước về chính sách kinh doanh.
• Tiếp nhận và tổ chức thực hiện toàn bộ hàng hóa nhập khẩu của công ty và các đơn vị ủy thác, đảm bảo đúng tiến độ, giảm thiểu các chi phí, lưu Container, lưu kho, lưu bãi. Nhận hồ sơ từ phòng tổ chức hành chính, kiểm tra hồ sơ, chứng từ, trao đổi làm rõ các chi tiết của hàng hóa và yêu cầu bổ sung chứng từ còn thiếu hoặc chứng từ mới theo quy định của hải quan. Thực hiện thủ tục nhập khẩu đến đại lý hãng tàu, nhận lệnh giao hàng, kiểm dịch thực vật động vật, giám định hàng hóa theo yêu cầu khách hàng. Chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm những giấy tờ cần thiết theo văn bản hướng dẫn, luật của cơ quan hải quan. Thông báo cho khách hàng hiện tượng hư hỏng đổ vỡ của hàng hóa để cùng phối hợp làm thủ tục giám định tổn thất. Liên hệ với hãng tàu để lấy xác nhận đổ vỡ,
phiếu xuất kho, các giấy tờ khác để làm thủ tục bảo hiểm. Làm thủ tục lấy hàng với cảng, kho bãi, giao lên phương tiện vận tải đường bộ do phòng kho vận bố trí. Thu phiếu giao hàng sau khi có đầy đủ xác nhận của đơn vị ủy thác. Ký xác nhận hồ sơ thanh toán, phiếu giao hàng gốc, hồ sơ lưu kho.
Phòng tài chính kế toán
• Thực hiện công tác hạch toán kế toán các hoạt động của công ty theo quy định của Thống đốc Ngân hàng nhà nước và pháp luật hiện hành
• Lập bảng cân đối kế toán, và các báo cáo tài chính. Đồng thời xây dựng và trình giám đốc công ty ban hành các quy định, chế độ, quy trình nghiệp vụ về hạch toán kế toán áp dụng tại công ty.
• Phối hợp với phòng kinh doanh để xây dựng các kế hoạch tài chính định kỳ cho công ty.
• Phân tích hiệu quả kinh tế tài chính, khả năng sinh lời của các hoạt động kinh doanh.
• Tham mưu cho giám đốc các công việc liên quan đến phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ, phân phối tiền lương.
• Thực hiện chế độ nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ khác với nhà nước theo quy định của pháp luật. Cập nhật chế độ chính sách của nhà nước về công tác kế toán tài chính. Giám sát các đơn vị khác trong công ty về công tác tài chính.
• Xây dựng kế hoạch doanh thu, kế hoạch vốn hàng quý, hàng năm
Phòng giao nhận, kho vận
Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức thực hiện công tác thủ tục và dịch vụ xuất nhập khẩu, vận chuyển và giao nhận hàng hoá của công ty và các đơn vị uỷ thác.
Xây dựng, thực hiện kế hoạch dịch vụ xuất nhập khẩu, vận chuyển giao nhận hàng hoá. Lập hợp đồng uỷ thác, giao nhận vận tải với khách hàng theo những điều khoản quy định của pháp luật hiện hành và thông lệ quốc tế.
Tiếp nhận hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ, lấy lệnh hang tàu đi khai báo hải quan, làm thủ tục giám định, kiểm tra hàng hóa và giao hàng lên kho của chủ hàng, chung chuyển giao nhận hàng hoá như bông, xơ, sợi, máy móc thiết bị phụ tùng hoá chất, thuốc nhuộm, hàng xuất khẩu, hàng tiêu dung… của công ty và các đơn vị uỷ thác tại Hải Phòng và các tỉnh phía bắc.
Hoạt động theo sự quản lý mọi mặt của công ty trong lĩnh vực tài chính, kế toán, công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách cho người lao động, khen thưởng kỷ luật theo quy định công ty và pháp luật nhà nước.
Thực hiện quản lý và bảo quản tài sản của công ty bao gồm các trang thiết bị, sản phẩm hàng hoá. Làm thanh toán các bộ hồ sơ hàng hoá theo đúng quy định của cơ quan, lưu trữ chứng từ theo quy định của pháp luật.
Nhà máy may
Nhà máy mới đi vào hoạt động từ năm 2003, với khoảng gần 400 cán bộ công nhân viên. Nhiệm vụ chính của nhà máy là sản xuất các đơn hàng do tổng công ty giao cho ngoài ra còn sản xuất theo đơn hàng của khách hàng khi có yêu cầu. Thực hiện chế độ chính sách lao động tiền lương đối với cán bộ công nhân viên, nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.