Phòng tổ chức tổng hợp
2.3. Nhiệm vụ và chức năng của siêu thị
Trung tâm thơng mại IMS là một đơn vị trực thuộc Công ty XNK chuyên gia lao động và kỹ thuật. Trung tâm có chức năng thực hiện các hoạt động kinh doanh thơng mại và phân phối hàng hoá trong nớc, đồng thời trực tiếp điều hành Siêu thị IMS. Siêu thị IMS là một bộ phận của trung tâm th- ơng mại, hoạt động kinh doanh của Siêu thị là hoạt động kinh doanh khép kín
* Chức năng của Siêu thị IMS
- Kinh doanh hàng hoá nội địa có kết hợp với bán buôn và bán lẻ : có thể phân làm 3 loại:
+ Hàng t doanh + Hàng đại lý + Hàn ký gửi
Mục đích là giải quyết công ăn việc làm bảo tồn vốn và tự trang trải.
* Nhiệm vụ của Siêu thị IMS
- Xây dựng và thực hiện có hiệu quả các kế hoạch kinh doanh phù hợp với cơ chế hiện hành của NHà nớc.
- Quản lý vốn và tạo nguồn vốn
- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tê của Nhà nớc.
_ Siêu thị tuân thủ mọi chế độ tài chính và kế toán của Nhà nớc và thực hiện nghĩa vụ nộp lãi cũng nh các khoản quy định của Công ty sau khi đã tính trừ những khoản quy định đợc Công ty cho phép
- Thực hiện cam kết trong hợp đồng kinh doanh - Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động 2.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức Siêu thị.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Siêu thị IMS đợc tổ chức một cách gọn nhẹ, năng động hiệu quả, luôn là điểm mấu chốt cho toàn bộ chiến lợc kinh doanh siêu thị. Với số lợng nhân viên 21 ngời kể cả quản lý bao gồm.
+1 giám đốc
+1 phó giám đốc
+1 thủ kho
+kế toán thanh toán
+kế toán tổng hợp
+2 thu ngân
+8 nhân viên bán hàng
+1 bảo vệ chung cho toàn Công ty Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức Siêu thị
* Chức năng nhiệm vụ của cán bộ trong Siêu thị a. Cán bộ, marketting và cung cấp hàng hoá
−Nắm đợc nhu cầu của từng loại hàng hoá trong từng thời gian. Từ đó lên kế hoạch nhập hàng trong ngày tới, tuần tới, đảm bảo cung cấp hàng hoá kịp thời.
−Nắm đợc nguòn hàng, phơng thức thanh toán, biết lựa chọn chủng laọi hàng hoá và lựa chọn nhà cung cấp
−Trực tiếp cung ứng hàng nhập kho Siêu thị. Khi lấy hàng phải có hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Nếu thanh toán ngay phải lấy hoá đơn tài chính. Khi nhập hàng vào kho Siêu thị phải giữ phiếu nhập kho
−Nghiên cứu và đề xuất các phơng án kinh doanh với ban giám đốc
−Có trách nhiệm cung ứng hàng hoá cho nhân viên bán hàng a. Cán bộ tài chính kế toán:
−Là cán bộ kế toán tổng hợp và chi tiết của Siêu thị (nói riêng0 và trung tâm thơng mại (nói chung)
} 10 nhân viên bán 10 nhân viên bán hàng Giám đốc Phó giám đốc Thủ kho Tiếp thị Kế toán Nhân viên bán hàng ( thu ngân = NV các quầy
−Kế toán, cập nhật các khoản thu trên sổ sách( thu tiền bán hàng, thu các dịch vụ khác và thu từ việc cấp phát của Công ty). Đồng thời trực tiếp thanh toán mọi khoản trong hoạt động kinh doanh của Siêu thị d- ới sự chỉ đạo của PGĐ trung tâm thơng mại phụ trách tài chính và theo chế độ tài chính hiện hành
−Hạch toán kế toán, tính hiệu quả kinh doanh định kỳ, tính và trích nộp trong các khoản, khấu hao thuế, lãi....cho Công ty và cho Nhà n- ớc theo quy định của Công ty và theo chế độ hiện hành của Nhà nớc
−Kế toán lập kế hoạch tài chính bộ phận và làm báo cáo đầy đủ, kịp thời theo quy định của Công ty
+Báo cáo bán hàng
+Báo cáo doanh số
+Báo cáo kết quả kinh doanh
c. Cán bộ thủ kho
−Thủ kho phải có nghiệp vụ về kho hàng, biết sắp xếp hàng để dễ lấy và tránh nhầm lẫn
−Khi nhập kho, thủ kho giữ phiếu nhập kho. Nhập về kho hay nhập về quầy hàng phải ghi rõ. Nếu nhập về kho hay nhập về quầy hàng phải ghi rõ. Nếu nhập về phải làm ngay phiếu xuất kho
−Mỗi ngày xuất kho 2 lần vào đầu giờ mỗi ca bán hàng. Xuất kho phải có phiếu xuất nội bộ và có chữ ký của ngời nhận hàng
−thủ kho phải theo dõi và quản lý từng mặt hàng nhóm hàng
−Mọi sự nhầm lẫn thiếu hụt của kho hàng thủ kho phải chịu trách nhiệm
d. Cán bộ thu ngân
−Sử dụng thành thạo máy tính tiền - cuối ca tổng kết tiền hàng nộp thủ quỹ ( thu đúng, thu đủ, thu tiền hàng theo mã hiệu và giá hàng
−Làm báo cáo bán hàng ngay trong ngày ( cuối ca)
−Chịu trách nhiệm vật chất khi thu tiền thiếu hoặc thu nhầm
−Một trong 2 cán bộ thu ngân làm thủ quỹ trung tâm
e. Nhân viên bán hàng
−có trách nhiệm trong coi, quản lý hàng vào, hàng ra trên quầy hàng mình phụ trách. Trớc giờ bán hàng trong ca, nhận hàng với quầy tr- ởng, cuối giờ trong ca kiểm kê hàng của quầy mình cùng với quầy tr- ởng. Tính số lợng hàng hoá bán ra của quầy mình phụ trách
−Có hiểu biết về từng loại hàng hoá (công dụng, chất lợng hàng sản xuất....), biết hớng dẫn khách hàng tới mua hàng của quầy mình. Cần có thái độ phục vụ tốt
−Chịu trách nhiệm vật chất khi hàng trên quầy bị mất mát, thiếu hụt. Khi có hiện tợng mất mát phải báo cáo và lập biên bản
g. Cán bộ bảo vệ
−Bảo vệ xe cộ và vật dụng
−Trách nhiệm bảo vệ và giữ gìn trật tự
h. Ban giám đốc
Căn cứ vào tình hình cụ thể về hoạt động kinh doanh của Siêu thị. Tiến hành thu thập các thông tin - sử lý các thông tin- tổ chức quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh của Siêu thị
Chơng 3:
Phân tích thực trạng
hoạt động bán hàng ở Siêu thị IMS