II. Tình hình kinh doanh sách báo sách xuất nhập khẩu của Công ty Xunhasaba trong giai đoạn 2001-2005.
2. Xác định nguồn cung cấp sách, báo cho Công ty.
2.2. Nguồn cung cấp trong nước.
Mặc dù phát triển sau nhưng ngành kinh tế xuất bản-in-phát hành của Việt Nam đã đạt được những bước tiến đáng khích lệ. Vẫn là một quóc gia có tỉ lệ sách trên đầu người thấp (gần 4 cuốn/người/năm) nhưng những bước chuyển mình của ngành là không thể phủ nhận. Sự hoàn thiện của pháp luật đã tạo ra những môi truờng kinh doanh của các doanh nghiệp được cởi mở hơn, thông thoáng, bình đẳng hơn. Khả năng áp dụng khoa học kĩ thuật, công nghệ vào trong hoạt động của ngành đã tạo ra nhiều sự thay đổi về chất lượng sản phẩm.
Hiện nay cả nước có 52 nhà xuất bản, hơn 400 tờ báo trung ương và địa phương, hàng chục nghìn các đơn vị, doanh nghiệp, cá thể kinh doanh mặt hàng XBP nói chung và sách báo nói riêng.
Các lực lượng kinh doanh trên thị trường rất đông đảo. Trong đó nguồn cung cấp chính (hầu hết) các mặt hàng cho Công ty là các Nhà xuất bản và các tờ báo, tạp chí. Hiện nay các Nxb Việt Nam mỗi năm cho ra đời gần 300 triệu bản sách (năm 2004 là 251 triệu bản, năm 2005 là 285 triệu bản). Và theo ước tính đến năm 2010 mỗi người dân sẽ có 10 đầu sách, tức khoảng 700 triệu bản sách.
Sự lớn mạnh của các Nxb kéo theo chất lượng nguồn hàng ngày càng được nâng cao. Vì vậy Xunhasaba luôn có được sự đáp ứng tốt từ phía các nhà cung cấp. Hiện nay các Nxb trong nước được tổ chức hoạt động xuất bản dưới 2 dạng: các Nxb chuyên ngành và các Nxb tổng hợp. Các Nxb chuyên ngành như Nxb Văn hoá thông tin, Nxb Văn học, Nxb Chính trị quốc gia, Nxb Kim Đồng, Nxb Dân tộc, Nxb Tôn giáo…Các Nxb tổng hợp như Nxb Thanh niên , Nxb Trẻ, Nxb Thống kê, Nxb Phương Đông, Nxb Đà Nẵng…
Với đầy đủ các mảng đề tài về: kinh tế, văn học, chính trị, pháp luật, khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, y học, thể thao…
Với các tờ báo thông qua Trung tâm phát hành báo chí quốc gia, Xunhasaba như các báo: Nhân dân, Tiền Phong , An ninh quốc tế, An ninh thủ đô, Đầu tư, Sài Gòn giải phóng, Lao động, Quân đội…là những tờ báo chiếm phần lớn trong số hàng trăm tờ báo, tạp chí xuất khẩu của Công ty.
Đặc biệt hiện nay ở nước ta đã xuất hiện những cuốn sách, tờ báo được xuất bản bằng ngoại ngữ. Số lượng chưa nhiều nhưng đó cũng sẽ mở ra những hướng mới trong khai thác của Xunhasaba trong tương lai.
Cũng như với thị trường quốc tế việc xác định nguồn cung cấp trong nước cũng được Xunhasaba dựa trên những cơ sở nhất định. Với thâm niên nhiều năm hoạt động trên thị trường, mối quan hệ, uy tín của Công ty có thể sẽ là ưu thế trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường nội địa (trong đó phải kể đến công ty Fahasa Tp. HCM, công ty Phs Hà Nội…).
3. Tổ chức khai thác mặt hàng.
Tổ chức khai thác mặt hàng là yêu cầu tất yếu sau khi đã xác định nhu cầu của công chúng và tuyển chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp. Quá trình tổ chức khai thác mặt hàng là đồng thời xác định 3 công việc :
+ Xây dựng kế hoạch khai thác kế hoạch.
Thông thường xây dựng kế hoạch khai thác được coi là đơn giản khi nó có cơ sở đã được xác định là lượng nhu cầu xác định và nhà cung cấp xác định. Song các yếu tố của thị trường luôn biến động. Hơn nữa bản chất của kế hoạch là dự đoán. Do vậy một yêu cầu quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch là phải linh hoạt, kế hoạch mở. Kế hoạch càng cụ thể, sát thực thì càng đòi hỏi có sự co giãn. Nói cụ thể xây dựng kế hoạch khai thác là trả lời các câu hỏi : nhập mặt hàng nào? Số lượng là bao nhiêu? Ở đâu, nhập vào thời gian nào? Nhập làm bao nhiêu lần?...
+ Lựa chọn hình thức khai thác là phải tìm cách khai thác nào để đảm bảo hiệu quả nhất? Điều đó lại phụ thuộc vào phần lớn là chủng loại mặt hàng và năng lực của doanh nghiệp.
+Tổ chức thực hiện kế hoạch khai thác là quá trình chuẩn bị lực lượng nhân sự? phương tiện? cở sở vật chất …để thực hiện khai thác. Nó phụ thuộc vào hình thức mà doanh nghiệp tiến hành khai thác.
Các hình thức khai thác của Xunhasaba là tương đối cơ bản. Dựa trên đặc điểm, nguồn gốc các mặt hàng mà công ty lựa chọn những hình thức khai thác riêng.
*Đối với sách báo nhập từ nước ngoài: Xunhasaba thường xuyên sử dụng hai hình thức khai thác cơ bản: khai thác qua mạng Internet và khai thác tại hội chợ, triển lãm .
Khai thác qua mạng Internet là phương pháp mới đem lại hiệu quả cao. Hình thức này sẽ khắc phục triệt để sự ngăn cách về không gian địa lý, thời gian và chi phí giao dịch cho Xunhasaba. Hơn nữa đối tượng tiếp nhận nó là rất đông đảo. Chi phí cho việc xây dựng website cho công ty là không cao, nó lại phù hợp với cung cách làm ăn của người nước ngoài. Năm 1999 Xunhasaba đã thiết kế website cho mình với địa chỉ là: www.Xunhasaba.com.vn. Trên trang web của mình Xunhasaba đã cập nhật thông tin theo mục đích riêng, khá đầy đủ. Khách hàng chỉ cần nhấp chuột vào bất mục nào theo nhu cầu tìm hiểu thì mọi thông tin sẽ được hiện ra trứơc mắt như: sách lịch sử gồm những cuốn gì? nội dung gì? khổ bao nhiêu? tác giả ? giá cả ?... Nếu khác hàng muốn mua thì rất đơn giản thì mục hướng dẫn mua sẽ giúp đỡ. Được xây dựng từ năm 1999 qua 7 năm hoàn thiện website của công ty đã không ngừng được khác hàng tiếp nhận. Đến nay có khoảng hơn 100.000 người truy cập vào website.
Tuy nhiên lượng khai thác qua hình thức nay là chưa cao. Mỗi năm doanh nghiệp chỉ nhận đựơc chưa đầy 100 đơn trao hàng trong và trong đó Xunhasaba chỉ thực hiện một số ít hợp đồng mua, số lượng không lớn (đó cũng là một hạn chế của hình thức này). Điều đó cho thấy khẳ năng làm việc trên mạng của Xunhasabaa còn
thấp. Với những thông tin không đầy đủ về bản thảo, công ty sẽ chỉ lấy được niềm tin của nhà cung cấp mới. Trong số những thư chao hàng của các nhà cung cấp nước ngoài thường là những bạn làm ăn với nhau, họ giới thiệu mặt hàng mới…Hàng năm số lượng giao dịch khai thác qua hình thức này chỉ chiếm hơn 10% trong tổng số hàng khai thác của công ty.
Khai thác trực tiếp tại các hội chợ triển lãm có nhiều ưu thế riêng biệt. Rất nhiều các đơn vị các nhà xuất bản nhà, kinh doanh trên thế giới tham gia, hàng triệu cuốn sách được trưng bày, những phương thức giao dịch khác nhau, những buổi hội thảo, những cuộc toạ đàm…tất cả các yếu tố đố sẽ tạo điều kiện thuận lợi nhất cho Xunhasaba lựa chọn, tìm kiếm. Hình thức này phù hợp với những lô hàng lớn và xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài. Hàng năm Xunhasaba vẫn cứ những đội ngũ ưu tú của mình tham gia 2 đến 4 hội chợ: tiêu như các hội chợ sách FrankFurk, Tokyo, Matxcơva và các hội chợ sách tại Việt Nam (mỗi năm định kì được tổ chức hai lần tại Hà Nội và TP. HCM). Tuy vậy kinh phí cho công tác này là rất cao. Do đó muốn tạo đựơc hiệu quả Xunhasaba luôn có sự chuẩn bị chu đáo nhất. Hiệu quả các phương pháp này là rất lớn: chất lượng sách báo đựơc thẩm định trực tiếp, điều kiện giao dịch có nhiều ưu đãi (ví dụ triết khâu cho sách từ 10-25%, điều thanh toán từ 60-90 ngày ) và số lượng rất lớn (chiếm hơn 80% lượng sách báo ngoại văn mà công ty khai thác).
Ngoài hai hình thức khai thác này Xunhasaba cũng sử dụng một số hình thức khác: qua điện thoại, tìm hàng trên các trang web của các nhà cung cấp, nhận đại lý tiêu thụ cho một số tờ báo…Tuy nhiên hiệu quả các biện pháp này chưa đựơc khai thác cao nên số lượng hàng hoá khai thác qua các hình thức này thấp, chỉ chiếm gần 10% trong tổng lượng khai thác.
Sau khi tiến hành tìm đối tác cung cấp trên cơ sở kế hoạch nhập khẩu đã định sẵn, công ty sẽ tiến hành các kí kết hợp đồng mua bán và tổ chức nhân sự, các phương tiện vận chuyển giao nhận (nếu cần). Do hợp đồng là những ràng buộc mang tính pháp lý
triết khấu,thời gian, thanh toán, trách nhiệm, vận chuyển…) nên doanh nghiệp luôn chú ý những vấn đề nhạy cảm như:
+) Hợp đồng cần trình bày rõ ràng, sạch đẹp, nội dung phải phản ánh đúng đầy đủ của những vấn đề thoả thuận;
+) Ngôn ngữ trong hợp đồng phải là ngôn ngữ và hai bên cùng thông thạo; +) Người kí kết phải là người có thảm quyền quyết định;
+) Hợp đồng phải đề cập rõ vân đề khiếu nại, trọng tài để giả quyết các vấn đề tranh chấp phát sinh nếu có, tránh tranh cãi, kiện tụng tốn kém …
Kết quả khai thách sách báo của công ty qua một số năm như sau:
Sơ đồ 2. Cơ cấu hiệu quả các hình thức khai thác
Có thể thấy kết quả khai thác qua hình thức khai thác trực tiếp qua hội chợ, triển lãm là rất cao, luôn chiếm khoảng 80 % trong tổng số lượng hàng khai thác của Công ty. Nhưng trong thời gian tới Xunhasaba sẽ tập trung nhiều hơn vào các hình thức khai
thác kia. Nhằm khai thác triệt để những lợi thế mà nó mang lại tránh quá phụ thuộc vào hình thức khai thác qua hội chợ.
Kết quả khai thác XBP ngoại văn là khá khả quan. Năm 2001 Công ty khai thác được 100720 bản sách và 1207062 bản báo, tạp chí đạt tổng doanh thu là 2359400 USD. Năm 2002 do tình hình chính trị, kinh tế thế giới có thuận lợi hơn sau cuộc khủng hoảng bởi sự kiện 11/9/2001, kết quả khai thác của Công ty đạt được mức tăng trưởng cao hơn với số lượng sách là 105015 bản và 1238171 bản báo, tạp chí đạt tổng doanh thu là 2469230 USD. Năm 2003 các con số này lần lượt là: 110370 bản sách và 1271562 bản báo, tạp chí, đạt doanh thu 2304928 USD. Bước sang năm 2004 tình hình khai thác của Công ty gặp nhiều khó khăn chủ quan và khách quan. Kết quả khai thác được có phần sút giảm với số lượng sách là 107215 bản và 1225273 bản báo, tạp chí, đạt doanh thu 2141715 USD. Mức tăng trưởng cao trở lại trong năm 2005 khi mà kết quả khai thác của Công ty đạt là 114581 bản sách và với báo, tạp chí con số đó là 1284728 bản, đạt doanh thu 2556040 USD. Đây là năm kết quả khai thác nguồn cho hoạt động nhập khẩu của Xunhasaba đạt cao nhất trong giai đoạn này. Tình hình chính trị, kinh tế tương đối ổn định, xu hướng học tập, tìm hiểu ngoại ngữ và các vấn đề về văn hóa các nước trong bối cảnh nước ta hiện nay đang có chiều hướng tăng nhanh. Chính điều đó đã thúc đẩy sự cố gắng Công ty để đạt được kết quả khai thác khả quan trong năm 2005.
Trong đó kim ngạch nhập khẩu từ các thị trường là rất khác nhau. Điều đó đã phản ánh được hoạt động khai thác của công ty chủ yếu ở những thị trường nào:
Bảng4. Kim ngạch nhập khẩu ở các khu vực thị trường từ năm 2001- 2005. (đơn vị 1000 USD) Năm Tên nước 2001 2002 2003 2004 2005 Mỹ Trung Quốc Nhật Hàn Quốc Nga Đức Anh Pháp Úc T2 khác 825. 6 570 16 165 215 93 26 16 23 409. 8 889 581 18 171 223 95 28 17 24 423.2 3 829.7 583 20.5 171 224 88 28.5 17.5 25.5 316.6 664 516 16.5 142 168 78 26 16 22 493.2 894 595 21 168 217 101 29 32 16 483
(Nguồn : Báo cáo tổng kết của Xunhasaba 2001-2005)
Thị trường Mỹ luôn chiếm tỉ trọng cao trong kim ngạch nhập sách của Xunhasaba (31-35%). Tiếp theo là thị trường Trung Quốc nguồn cung cấp không nhỏ sách báo cho Xunhasaba (chiếm khoảng 24%). Tiếp theo là thị trường Nga (hơn 9%), Hàn Quốc chiếm khoảng 7%, Đức chiếm khoảng 4%...Đó đều là các thị trường truyền
thống của Xunhasaba. Riêng thị trường Mỹ là thị trường mới so với các thị trường khác như Anh, Trung Quốc, Đức, Pháp, Nga …nhưng cùng với Hàn Quốc thị trường Mỹ ẩn chứa nhiều cơ hội kinh doanh cho Xunhasaba. Năm 2004, hầu hết các thị trường đều sụt giảm nguyên nhân là lượng cầu trong nước sụt giảm, do Xunhasaba tập trung rất nhiều vào việc khác trong năm, nên công tác xúc tiến không đảm bảo. (Xunhasaba cũng quá tập trung vào khai thác thị trường mới như Bắc Âu, một số nước Bắc Phi, Nam Á...)
Năm 2005, kết quả đạt được khá tốt, các điều kiện thuận lợi hơn so với năm trước. * Đối với hoạt động khai thác trong nước, Công ty cũng áp dụng nhiều hình thức khai thác đa dạng linh hoạt.
Khai thác trực tiếp từ các nhà xuất bản. Điều kiện thuận lợi các nhà xuất bản trong nước tập trung tại HN và TP.HCM. Do vậy công ty dễ dàng trực tiếp khai thác từ họ (trong TP.HCM Công ty cũng có chi nhánh…). Các nhà xuất bản cũng luôn cố gắng đáp ứng tốt nhu cầu khai thác của Công ty. Có nhiều Nxb chuyên ngành lớn mạnh và có uy tín, do đó Xunhasaba không khó khăn gì tìm được nguồn hàng tốt nhất cho mình. Công ty vẫn khai thác từ Nxb quen thuộc như :
- Sách khoa học kỹ thuật : Nxb Khoa học kỹ thuật ..
- Sách chính trị, pháp luật : Nxb chính trị quốc gia, Nxb tư pháp - Sách văn học nghệ thuật : Nxb văn học, Nxb Văn hoá
- Sách thiếu nhi : Nxb kim đồng - Sách y học : Nxb Y học - Sách TDTT : Nxb Thể thao
- Sách tổng hợp : Nxb Trẻ Đà Nẵng, Thanh Niên … - Sách dịch : Nxb Thế giới …
Một thuận lợi nữa là các chính sách của nhà xuất bản rất đa dạng và tương đối dễ chịu.
Với báo chí Xunhasaba khai thác chủ yếu thông qua trung tâm phát hành báo chí Việt Nam (tại số 6 Đinh Lễ). Điều này giảm được những khó khăn so với trực tiếp khai thác tại các tờ báo (như đi lại, kiểm tra, quan hệ…). Nhưng lợi nhuận bị chia sẻ và nhiều khi cũng dẫn đến trễ nải. Các tờ báo tạp chí mà Công ty khai thác rất phong phú (hơn 100 tờ báo tạp chí lớn nhỏ, tin nhanh, chuyên ngành … được Xunhasaba khai thác ). Trong đó phải kể đến các tờ : Nhân dân, Lao động, Quân đội, An ninh thế giới, An ninh thủ đô, Sài Gòn giải phóng, Thời báo kinh tế Việt Nam, Tiền phong, Đầu tư…số lượng các tờ này luôn chiếm gần 80% tổng số lượng báo chí mà Xunhasaba khai thác. Đặc biệt là các tờ tin tức mang tính tổng hợp : như tờ Nhân dân , Sài Gòn giải phóng, Tiền phong…Khách hàng nước ngoài đặt mua rất nhiều và liên tục, vì thông qua đó họ nắm bắt được hầu như toàn bộ tin tức của Việt Nam.
Một số tờ báo tạp chí đang có triển vọng trong hoạt động xuất khẩu của Công ty như: Tiêu dùng, tạp chí Thời trang, Người đẹp, Kiến trúc, Dân tộc …
Trong thời gian tới có lẽ số lượng của các tờ báo tạp chí này tăng rất mạnh. Vì khách hàng cũng rất quan tâm đến các xu hướng, xu thế trong lối sống của người dân Việt Nam (đặc biệt với nhà kinh doanh nước ngoài).
Nhìn chung,đây là hình thức khai thác chính của Xunhasaba với các mặt hàng sách báo trong nước trong thời gian qua.
Số lượng khai thác qua hình thức này luôn chiếm đến 80 đến 85%.
Hình thức khai thác thứ 2 đó là xuất khẩu uỷ thác. Đây là hình thức xuất khẩu mà Xunhasaba sẽ đứng tên xuất khẩu sách, báo cho những đơn vị cá nhân nào đó (không đủ điều kiện để xuất khẩu…) và nhận thù lao, trên cơ sở hợp đồng uỷ thác. Hình thức này có nhiều ưu điểm. Xunhasaba không phải tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng, mà lại thu được lợi nhuận. Nhưng nó cũng có những hạn chế nhất định mà lớn nhất là nó có thể ảnh hưởng đến uy tín của Xunhasaba nếu chất lượng của sách báo không đảm bảo, hoặc có thể dẫn đến rủi ro. Do đó đòi hỏi Xunhasaba phải luôn cân nhắc, xem xét trước khi kí kết hợp đồng. Nhìn chung số lượng các hợp đồng uỷ thác là
không nhiều và hầu hết là sách. Mỗi năm chỉ có khoảng 10% lượng sách báo mà công