I. Ms Office
48. Chuyển từ file Word sang file Excel
Xin chỉ cách để chuyển từ file Word sang file Excel với qui định phân tách cột nếu cách 2 khoảng trắng trở lên. Ví dụ: "Nguyễn Văn A 8644859 8 đường Lữ Gia, P15, Q11, TP.HCM" được chuyển thành 3 cột sau: Nguyễn Văn A 8644859 8 đường Lữ Gia, P15 Q11 TP.HCM
Excel có thể đọc được nhiều dạng file khác nhau, trong đó có dạng file text-only (văn bản thô). Khi bạn chọn menu File.Open để mở 1 file text-only thì Excel sẽ hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu bạn khai báo kiểu dữ liệu (bạn chọn checkbox 'Delimited'), dấu ngăn cách các field dữ liệu (bạn có thể chọn dấu tab, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, khoảng trống hay nhập vào ký tự dấu ngăn nào bạn muốn). Nếu bạn khai báo dấu ngăn phù hợp với ký tự mà bạn dùng để ngăn cách các field dữ liệu trong file văn bản của mình thì Excel sẽ đọc và chứa vào các cột đúng theo ý muốn.
Tóm lại nếu bạn muốn chuyển dữ liệu từ Word sang Excel và muốn giữ đúng các cột dữ liệu, bạn hãy ngăn các cột dữ liệu bằng 1 ký tự đặc biệt nào đó sao cho không tranh chấp và nhầm lẫn với dữ liệu (ký tự tab là phù hợp nhất trong đại đa số trường hợp). Nếu đã lỡ dùng 2 khoảng trắng để ngăn cách các cột dữ liệu, bạn có thể thay thế chúng bằng ký tự dấu ngăn phù hợp hơn (bằng cách chọn menu Edit.Replace, nhập 2 khoảng trắng vào mục 'Find what' và ký tự dấu ngăn vào mục 'Replace with' rồi ấn button 'Replace All'). Lưu ý rằng nếu chọn dấu ngăn là ký tự điều khiển (thí dụ ký tự tab), bạn không nhập trực tiếp được ký tự điều khiển này mà phải chọn button More.Special.Tab Character. Sau khi đã chuẩn bị đúng format cần thiết cho Excel, bạn dùng chức năng File.Save As để lưu kết quả lên file (chọn kiểu file lưu là 'Plain text (*.txt)'. Sau đó chạy Excel, dùng menu File.Open để đọc file, lúc này Excel sẽ hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu bạn khai báo tính chất của file để nó xử lý đúng.
Trong trường hợp bạn muốn copy dữ liệu dạng nhiều cột từ Word rồi dán trực tiếp vào bảng tính Excel, bạn phải dùng dấu ngăn là tab vì Excel coi tab là dấu ngăn cách mặc định.