Hồ sơ kiểm toán là tài sản quý giá của KTV. Nó không những là cơ sở hình thành các ý kiến của KTV về tình hình tài chính của đơn vị được kiểm toán mà còn là những tài liệu minh chứng cho quá trình làm việc nghiêm túc của các nhân viên kiểm toán. Chất lượng hồ sơ kiểm toán phản ánh chất lượng cuộc kiểm toán. Kiểm soát được hồ sơ kiểm toán nghĩa là kiểm soát được toàn bộ cuộc kiểm toán. Vì thế, trong quá trình KSCLKT A&C cũng rất coi trọng việc kiểm soát chất lượng hồ sơ kiểm
toán. Hệ thống hồ sơ kiểm toán của công ty gồm: Hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán năm đã được nêu cụ thể trong phần đặc điểm hồ sơ kiểm toán.
Để đảm bảo tính thống nhất, dễ tra cứu, Công ty đưa ra những quy định cụ thể hồ sơ kiểm toán, hệ thống tham chiếu từng thông tin trong hồ sơ và hệ thống tham chiếu từng khoản mục cụ thể (bảng 1 và bảng 2 phần phụ lục)
Các giấy tờ làm việc của các KTV đều được thiết kế theo mẫu của công ty. KTV sử dụng loại giấy nào để ghi chép cũng phù hợp với quy định của công ty về chức năng của từng loại giấy. Điều này đã đảm bảo tính khoa học trong trình bày, tính thống nhất trong công ty, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Hiện nay, công ty đang duy trì bốn loại giấy làm việc với công dụng khác nhau, cụ thể:
- Notes of Account: loại giấy được sử dụng để ghi nhận xét của KTV về đặc điểm các tài khoản, HTKSNB và những kết luận của KTV về từng phần hành.
- Review notes: loại giấy được sử dụng để ghi những câu hỏi phỏng vấn của KTV đối với kế toán công ty khách hàng hoặc của nhóm trưởng đối với các trợ lý kiểm toán. - WP A4: loại giấy được sử dụng để tổng hợp số liệu, kiểm tra chi tiết trong trường hợp không quá phức tạp
- WP A3: loại giấy được sử dụng để ghi chép số liệu trong trường hợp số liệu nhiều hoặc để kiểm tra chi tiết khi quy mô lớn
- PAJE: loại giấy được sử dụng để ghi các bút toán điều chỉnh
Trong thực tế, do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà KTV cũng sử dụng các giấy tờ làm việc tự thu thập hoặc lập ra mà không theo mẫu quy định. Tuy vậy, các giấy tờ này vẫn đảm bảo dễ hiểu và được tham chiếu đầy đủ. Dù là theo mẫu quy định hay tự thiết kế, các giấy tờ làm việc của KTV trong một phần hành cụ thể vẫn phải đảm bảo đầy đủ, hợp lí làm cơ sở vững chắc cho kết luận của KTV. Như vậy, chất lượng kiểm toán của từng phần hành, từng khoản mục mới đạt được, từ đó mới đảm bảo chất lượng toàn bộ cuộc kiểm toán. Thông thường, các giấy tờ làm việc chủ yếu của KTV trong một phần hành bao gồm:
- Chương trình kiểm toán: là bảng tổng hợp các thủ tục kiểm toán chi tiết đối với từng phần hành. Đây là cơ sở để các trợ lý kiểm toán thực hiện tốt công việc của mình, và để các trưởng nhóm kiểm tra, giám sát công việc của các trợ lý kiểm toán.
- Bút toán điều chỉnh: dựa trên các bằng chứng thu thập được, KTV sẽ đề xuất các bút toán điều chỉnh để đảm bảo BCTC của khách hàng sẽ phản ánh trung thực tình hình tài chính của đơn vị
- Tờ ghi chú hệ thống: ghi chép các thông tin có liên quan đến đặc điểm tài khoản, HTKSNB đối với từng phần hành và nhận xét, kết luận của KTV về từng phần hành - Tờ tổng hợp số liệu: phản ánh số dư của các tài khoản trên sổ sách của công ty khách hàng. Mọi số liệu phải đảm bảo được đối chiếu với nhiều nguồn số liệu khác nhau.
- Tờ kiểm tra chi tiết: phản ánh các thủ tục kiểm toán chi tiết mà các KTV thực hiện nhằm thu thập được đầy đủ bằng chứng kiểm toán để đưa ra ý kiến đánh giá về BCTC của công ty khách hàng.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính logic, các giấy tờ này không thể để tùy tiện, lộn xộn mà phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Trình tự sắp xếp giấy tờ làm việc cũng như loại giấy tương ứng được sử dụng trong một phần hành cụ thể được quy định như bảng 3. Tất cả các quy định trên đã tạo sự nhất quán trong các hồ sơ kiểm toán, thuận lợi cho công tác kiểm tra, soát xét nhằm nâng cao chất lượng kiểm toán.
Biểu số 1 Trình tự sắp xếp giấy tờ làm việc
Stt Nội dung Loại giấy Tham chiếu 1 Chương trình kiểm toán
2 Mô tả tóm tắt công việc thực hiện (từng bước phải tham chiếu đến WP liên quan)
Notes of Acc
3 Mô tả
+ Mô tả về đặc điểm tài khoản, quy trình hạch toán
+ Mô tả HTKSNB
Notes of Acc Notes of Acc 4 Các vấn đề tồn tại và nhận xét, đánh
giá, kết luận, của KTV (phải tham chiếu đến WP liên quan)
Notes of Acc 5 Các nội dung cần lưu ý, cần thực hiện
đợt kiểm toán kết thúc năm (phải tham chiếu đến WP liên quan)
Notes of Acc 6 Các bút toán điều chỉnh (phải tham
chiếu đến WP liên quan) PAJE
7 Ghi nhận vấn đề và giải thích (phải tham chiếu đến WP liên quan)
+ Của cá nhân
+ Yêu cầu của trưởng nhóm
Review notes Review notes
8 Danh mục tham chiếu WP Review notes
9 Các giấy làm việc (phải tham chiếu đến WP liên quan)
+ Ảnh hưởng điều chỉnh
+ Tổng hợp số liệu
+ Các giấy tờ chi tiết (tham chiếu theo hình cây)
WP A4 WP A3, A4 WP A3, A4
(5) Làm đợt sơ bộ: Cần ghi chú lại các nội dung cần làm đợt kết thúc năm (8) Nếu có nhiều WP và tham chiếu phức tạp thì bắt buộc phải lập tờ này (số lượng WP của phần hành từ 20 trang trở lên)
Mặt khác, trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán hồ sơ kiểm toán, cụ thể là các giấy tờ làm việc của các thành viên trong đoàn kiểm toán được giám sát chặt chẽ. Việc soát xét này thực hiện ở cả bốn cấp trưởng nhóm kiểm toán, KTV điều hành, bộ phân KSCL và BGĐ. Có thể tóm tắt việc phân cấp soát xét theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4Trình tự tham gia soát xét giấy tờ làm việc
- Quan điểm đánh giá chất lượng kiểm toán nói chung và chất lượng hồ sơ kiểm toán nói riêng được thực hiện thông qua đánh giá chất lượng sản phẩm của từng giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán, bao gồm đánh giá kế hoạch kiểm toán, đánh giá hồ sơ kiểm toán, đánh giá BCKT và đánh giá việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện cuộc kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán sẽ được lưu trữ và bảo quản tại phòng nghiệp vụ thực hiện cuộc kiểm toán đó. Việc sử dụng các hồ sơ đó phải có sự đồng ý của cấp lãnh đạo như trưởng phòng hoặc Ban giám đốc.