II. Các nhân tố cơ bản ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động bán hàng cá nhân ở Công ty VTKTXM
2/ Một số giải pháp cụ thể nhằm đẩy mạnh bán hàng cá nhân ở công ty.
a. Các giải pháp chủ yếu
Bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện đội ngũ bán hàng
Đây là một biện pháp rất quan trọng liên quan đến quản trị lực lượng bán hàng giúp đẩy mạnh và nâng cao hoạt động bán hàng cá nhân. Mặc dù đội ngũ bán hàng của Công ty có nhiều phẩm chất tốt trong bán hàng đặc biệt là kinh nghiệm bán hàng song nhìn chung chưa được đào tạo huấn luyện những kiến thức bán hàng chuyên nghiệp do thực tế vấn đề này chưa được Công ty đầu tư đúng mức. Thông qua các hoạt động huấn luyện này các nhân viên sẽ có thêm những hiểu biết về Công ty cũng như các kiến thức nghiệp vụ cần có. Trong đó
+ Xác định rõ mục tiêu huấn luyện: Huấn luyện cho nhân viên các tình huống bán hàng thông thường và cách giải quyết vấn đề dựa trên việc vận dụng các phương pháp thích hợp.
+Nội dung cơ bản của một chương trình huấn luyện: - Trang bị kiến thức về
Công ty: Chủ yếu đi vào các nội quy, quy chế cũng như các chính sách hiện hành, thu nhập và các kế hoạch hoạt động tiêu thụ trong năm hoặc trong một thời kỳ nhất định.
Sản phẩm: Bao gồm các kiến thức về đặc điểm sản phẩm kinh doanh, nhấn mạnh vào những tính chất đặc thù của sản phẩm xi măng, các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, mức giá bán, chất lượng sản phẩm có sự so sánh với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh (ưu điểm và nhược điểm).
Thị trường: Gồm những thông tin về thị trường và đối thủ cạnh tranh, những xu hướng và các tình hình kinh tế trong giai đoạn hiện tại...
- Trang bị kỹ năng về :
Các kỹ thuật bán hàng: Kỹ thuật giới thiệu hàng hoá, thuyết phục, thương lượng với khách hàng, kỹ thuật thiết lập quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng.
Quản trị thời gian và khu vực: Hướng dẫn cho ngườibán hàng cách thức sử dụng thời gian trong một ngày làm việc ,trong tuần, tháng...
Kỹ năng giao tiếp và lên kế hoạch làm việc: Thông qua việc hiểu biết nhiều kiến thức và kỹ năng của chương trình huấn luyện có thể giúp nhân viên bán
hàng của công ty phát triển những kỹ năng đọc, viết, nói, nghe và có thể thiết lập được các kế hoạch làm việc cho mình.
Như vậy, Công ty cần tiến hành tổ chức các chương trình đào tạo, huấn luyện phù hợp với các điều kiện và khả năng tài chính của mình. Thực tế hiện nay Công ty nên tổ chức các chương trình huấn luyện mỗi năm từ 1 đến 2 lần và nên áp dụng hình thức huấn luyện tại phòng học dựa trên các bài giảng và đưa ra một số tình huống cụ thể để phân tích, thảo luận nhóm.
Tuy nhiên, để đem lại hiệu quả huấn luyện cao,các chương trình đào tạo cần phải được thực hiện, kiểm tra một cách chặt chẽ , nghiêm túc. Có thể mời các chuyên gia quản trị bán hàng hoặc các giảng viên Marketing nghiệp vụ bán hàng tiến hành các công việc này. Ngoài ra cần phải tập huấn cho nhân viên bán hàng những hiểu biết về những xu hướng trong bán hàng cá nhân hiện đại để họ có những định hướng cho sự phát triển của mình.
Đối với các đại lý, nội dung đào tạo, huấn luyện có thể bao gồm: Kỹ thuật mời chào, giới thiệu hàng hoá, kỹ thuật lôi kéo và tạo dựng quan hệ làm ăn lâu dài với khách...
Mức độ thực hiện mục tiêu bán hàng và hiệu quả bán hàng sẽ là kết quả đánh giá cuói cùng một chương trình đào tạo, huấn luyện thành công hay thất bại.
Cải thiện các chế độ bán hàng.
Thực tế đội ngũ bán hàng rất được Công ty quan tâm chỉ đạo và được quản lý thống nhất từ trên xuống. Tuy nhiên, hoạt động bán hàng cá nhân vẫn còn hạn chế xuất phát từ những quy chế, nguyên tắc bán hàng chưa hợp lý, gây ra những khó khăn không nhỏ cho đội ngũ bán hàng khi thực hiện những công việc của mình. Do vậy, Công ty cần có những sửa đổi một số điều khoản cho phù hợp trong quy chế quy định cho đội ngũ bán hàng của mình. Chẳng hạn:
+ Nguyên tắc “ Công ty nghiêm cấm bán chịu xi măng “ thực tế là không phù hợp và rất khó thực hiện được bởi vì hiện nay có rất nhiều khách hàng thường xuyên mua xi măng ở cửa hàng và mua với khối lượng lớn nhưng họ chỉ có thể thanh toán tiền hàng sau một khoảng thời gian nhất định( vào cuối tuần, cuối tháng hay sau khi được chủ đầu tư thanh toán...) hay những khách hàng tin cậy đã có quan hệ làm ăn lâu dài. Do đó điều luật này nếu các nhân viên bán hàng tiến hành triệt để rất có khả năng mất đi rất nhiều khách hàng, hiệu quả bán hàng sẽ giảm. Như vậy, Công ty cần phải thay đổi bằng cách đưa ra một thời hạn thanh toán nhất định cho những khách hàng này bên cạnh việc yêu cầu họ phải thanh toán trước một khoản coi như một khoản đặt cọc trước. Trong đó người bán vẫn phải thanh toán tiền hàng đầy đủ theo đúng thời hạn mà công ty quy định.
+ Nguyên tắc “ bán xi măng theo đúng mức giá mà Công ty quy định” sẽ gây ra khó khăn rất lớn cho người bán hàng khi mà giá xi măng liên doanh hiện đang hấp dẫn khách hàng hơn. Chính vì một thực tế như vậy, nguyên tắc này đặt ra là không có hiệu lực và không khả thi, bản thân đội ngũ bán hàng hoàn toàn có thể chủ động thay đổi các mức giá bán thích hợp, rất ít khi bán theo đúng mức giá mà Công ty quy định. Do vậy, Công ty cần phải thay đổi nguyên tắc này, cần phải để cho người bán chủ động đưa ra mức giá và để khách và người bán hàng thương lượng mức giá hợp lý miễn sao theo kỳ hạn, người bán hàng vẫn thanh toán đầy đủ cho Công ty theo đúng quy định.
Ngoài ra, Công ty cần phải hạn chế bớt các thủ tục rườm rà trong viết hoá đơn, điều phối vận chuyển...từ đó có những cải thiện hợp lý trên cơ sở đảm bảo đúng nguyên tắc đồng thời tạo ra những điều kiện thuận lợi cho nhân viên bán hàng và khách hàng.
Nâng cao đời sống cho cán bộ, nhân viên bán hàng
Mặc dù trong những năm gần đây đời sống của cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty nói chung và đời sống của đội ngũ bán hàng nói riêng đã có những cải thiện nhất định, mức sống tương đối đảm bảo song Công ty cần cố gắng hơn nữa trong việc nâng cao thu nhập và nâng cao chất lượng cuộc sống cho họ, tạo ra sức thu hút và thúc đẩy nhân viên bán hàng không ngừng nỗ lực, cải thiện, nâng cao hiệu quả bán hàng của mình. Chế độ thù lao của Công ty phải tương ứng với kết quả mà nhân viên này thực hiện và đảm bảo duy trì một lực lượng bán hàng có hiệu quả. Đối với nhân viên bán hàng của Công ty, ngoài việc tính lương dựa trên sản lượng bán thực tế hiện nay và các mức thưởng đã được quy định, Công ty nên tăng cường hinh thức động viên thưởng thêm theo mức độ hoàn thành trong tháng. Riêng đối với các đại lý, cần cố gắng tạo ra mức hoa hồng cao hơn cho họ và có thể dụng hình thức thưởng thêm trên cơ sở sản lượng tiêu thụ vượt mức hàng tháng. Giám sát, động viên lực lượng bán hàng
Hàng năm công ty nên tiến hành tổng kết lại toàn bộ kết quả đạt được từ hoạt động bán hàng của các nhân viên bán hàng và của các đại lý dựa trên:
- Mức độ hoàn thành sản lượng bán hàng theo chỉ tiêu khoán
- Thực hiện đúng, đủ các chương trình khuyến mại trong từng thời điểm nhất định của Công ty.
- Thanh toán đầy đủ, đúng hạn.
Trên các cơ sở đó, Công ty sẽ đánh giá hiệu quả của các cửa hàng, đại lý tại các khu vực địa bàn kinh doanh khác nhau, căn cứ vào tình hình nhu cầu xi măng mà
có sự tăng cường đầu tư cho các cửa hàng,đại lý hoạt động có hiệu quả hơn, có thể loại bỏ bớt các cửa hàng, đại lý hoạt động kém hiệu quả. Ngoài ra cuối năm Công ty nên tổ chức lễ tổng kết công bố kết quả đánh giá, công nhận thành tích của các cửa hàng, đại lý và có phần thưởng đối với các tập thể đạt thành tích cao và các nhân viên bán hàng hoạt động có hiệu quả nhất. Chương trình này rất có hiệu quả vì qua đó Công ty sẽ rút ra được những tồn tại cần khắc phục và phát huy những thành tích đã đạt được. Qua chương trình này Công ty còn thiết lập được mối quan hệ chặt chẽ và gắn bó với các cửa hàng nhất là các đại lý khi mà nhân viên bán hàng không phải là thành viên thật sự của Công ty. Tự bản thân những nhân viên này sẽ thấy mình phải cố gắng hơn nữa trong những năm tới, có tinh thần làm việc cao hơn và có trách nhiệm hơn. Như vậy, vô hình Công ty đã tạo ra một không khí thi đua tích cực giữa các cửa hàng với cửa hàng, giữa đại lý với đại lý và giữa cửa hàng với đại lý.
Đối với các hoạt động giám sát do các cán bộ, nhân viên phòng thanh tra và quản lý thị trường thực hiện cần phải được tiến hành thường xuyên hơn, nghiêm túc và chặt chẽ hơn. Hàng tuần, hàng tháng phải trực tiếp đến các cửa hàng , đại lý kiểm tra việc thực hiện các nguyên tắc bán hàng, thúc đẩy thanh toán, kiểm kê số lượng hàng hiện có và nắm vững tình hình bán hàng. Đồng thời họ luôn phải tỏ ra quan tâm, động viên và sãn sàng tiếp thu những phản ánh của người bán hàng, những khó khăn hiện tại...từ đó báo cáo với Công ty kịp thời đề ra các kế hoạch giải quyết ổn thoả.
Ngoài ra, Công ty cũng cần phải có sự tuyển mộ, lựa chọn lại lực lượng bán hàng để có sự thay thế cho đội ngũ bán hàng hiện tại nhìn chung đã lớn tuổi chủ yếu được chuyển từ cơ chế cũ lên. Tuy nhiên, hiện tại Công ty không thể thay thế toàn bộ
toàn bộ lực lượng bán hàng hiện có, nhưng vẫn có thể tuyển chọn và bổ xung những nhân viên mới vào đội ngũ này một cách hợp lý.
Riêng đối với các đại lý, Công ty nên căn cứ vào một số tiêu chuẩn sau để lựa chọn
+ Có đủ tiền để đóng góp một khoản ký quỹ nhất định cho Công ty
+Có các điều kiện kinh doanh thích hợp (địa điểm, cách thức tổ chức kinh doanh phù hợp với sản phẩm xi măng)
+ Am hiểu nghệ thuật bán hàng
+ Có uy tín và có thái độ hợp tác tích cực.
Hoàn thiện mạng lưới cửa hàng
Hiện nay, Công ty VTKTXM có một mạng lưới cửa hàng phân bố rộng rãi trên tất cả các địa bàn kinh doanh của mình (195 cửa hàng, đại lý) tạo ra rất nhiều lợi thế trong kinh doanh song nó cũng làm cho việc quản lý của Công ty không được sát sao, tỷ mỉ hết mọi vấn đề, chi phí quản lý và chi phí bán hàng là rất lớn.Mặt khác sự phân công này lại không đều, số cửa hàng, đại lý chủ yếu tập trung ở Hà Nội trong khi ở các tỉnh như Lai Châu, Sơn La, Lào Cai lại quá ít, tình trạng một số cửa hàng bị xuống cấp vẫn còn tồn tại gây ra hiện tượng thiếu cân bằng cả về chất lượng và số lượng của hệ thống này. Do vậy một số biện pháp sau có thể sử dụng để hoàn thiện mạng lưới cửa hàng.
Củng cố mạng lưới hiện có: Công ty cần nâng cấp, cải tạo và mở rộng diện tích kinh doanh, phát huy lợi thế và địa điểm bán hàng, phải tăng cường đảm bảo đầy đủ các cơ sở vật chất cần thiết cho bán hàng.
Xây dựng thêm hoặc giảm bớt một số cửa hàng, đại lý:
+ Tại địa bàn Hà Nội: Công ty phải giảm bớt một số cửa hàng( đại lý) trong một thời gian dài hoạt động không có hiệu quả. Bổ xung thêm một số cửa hàng, đại lý tại các khu vực trọng điểm, đông dân cư, gần trục đường chính,có chỗ để xe vận chuyển... chẳng hạn tại quận Cầu Giấy, huyện Thanh Trì...
+ Tại các địa bàn tỉnh Hà Tây, Phú Thọ,Thái Nguyên: Đây là những khu vực có nhiều dự án xây dựng lớn, nhu cầu xi măng tương đối cao như vậy ngoài các cửa hàng ở thị xã Hà Đông, thành phố Việt Trì, Thái Nguyên Công ty cần phải nghiên cứu để xây dựng thêm một số cửa hàng, đại lý ở các huyện.
+ Với các tỉnh Sơn La, Lai Châu: Mắc phải yếu tố khó khăn nhất là các điều kiện về giao thông vận tải, việc đưa hàng lên các địa bàn này thường mang lại lợi nhuận thấp thậm chí bị lỗ.Nhưng đây là những địa bàn do Tổng công ty giao do vậy, cách tốt nhất để giữ vững và phát triển thị phần là sử dụng hình thức đại lý có điều kiện vận chuyển hai chiều tiết kiệm được chi phí vận chuyển và Công ty cũng nên xây dựng ở đây một số kho dự trữ thường xuyên lớn hơn một cửa hàng bình thường khác để thông qua đó giảm bớt số lần vận chuyển.
Tập trung vào các hoạt động chủ yếu của Marketing – mix hỗ trợ cho bán hàng cá nhân
Để đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả bán hàng cá nhân việc tăng cường các hoạt động marketing là rất cần thiết trong đó chủ yếu là các hoạt động marketing mix vì những hoạt động này có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện công việc của người bán hàng. Các giải pháp cụ thể:
- Sản phẩm: Công ty cần phải có chính sách sản phẩm phù hợp và cần phải tăng cường các hoạt động sau:
+ Đảm bảo cung ứng cho khách hàng những sản phẩm xi măng chất lượng tốt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.
+ Tập trung vào nghiên cứu và nắm bắt nhu cầu của khách hàng về sản phẩm sử dụng của họ trên từng địa bàn kinh doanh, đưa ra những sản phẩm được khách hàng ưa chuộng và phù hợp với thói quen sử dụng của khách hàng.
+ Quan tâm nhiều hơn đến khía cạnh dịch vụ của sản phẩm, tập trung tăng cường cả dịch vụ trước, trong và sau khi bán.
- Giá cả: Công ty cần phải đặc biệt chú ý tới các cách thức định giá và các biện pháp giảm giá hàng bán ra.
Để giảm giá có thể dựa trên cơ sở giảm các chi phí sau:
+ Chi phí vận chuyển: Công ty nên thực hiện đấu thầu mở rộng cho mọi đơn vị, cá nhân trong và ngoài Công ty thực hiện việc vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất xi măng về đến Công ty cũng như vận chuyển xi măng đến các công trình.
+ Chi phí lưu kho: Có thể giảm được bằng cách thực hiện nghiên cứu nhu cầu thị trường một cách khoa học và chính xác để xây dựng mức dự trữ phù hợp giảmtới mức tối thiểu lượng dự trữ vừa đủ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh liên tục. Ngoài ra Công ty cần khuyến khích nhân viên bán hàng giảm giá cho những khách hàng mua xi măng với khối lượng lớn. Mức giá cần linh hoạt theo từng khối lượng, từng khách hàngvà giá theo mùa vụ.
- Phân phối : Cần phải hướng vào các vấn đề
+ Các hoạt động phân phối, vận chuyển cho khách hàng phải thuận tiện, đúng tiến độ và phải tối thiểu hoá được chi phí vận chuyển.
+ Phải thực hiện đối xử công bằng, giữa các thành viên kênh, giữa lực lượng bán hàng với nhau về các khoản như chủng loại sản phẩm kinh doanh, thời hạn thanh toán tiền hàng, mức khuyến mại..
+ Khuyến khích các thành viên kênh bằng cách tăng mức lương và phí hoa hồng cho tất cả hệ thống cửa hàng, đại lý của mình. Xử phạt nghiêm khắc các cửa hàng thực hiện cạnh tranh không lành mạnh như tiêu thụ các loại xi măng không được Công ty cho phép.
- Xúc tiến hỗn hợp:
+ Thực hiện các chương trình quảng cáo phù hợp: Vì xi măng là một loại vật liệu