2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty:
2.1. Khối cơ quan Côngt y.
2.1.1. Ban giám đốc.
Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc.
Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn
1 TGĐ 55 Cơ khí Trên đại học
2 GĐ điều hành 52 Cơ khí Trên đại học
3 Quản đốc nhà máy 45 X D máy Trên đại học
a. Tổng giám đốc công ty:
- Chức năng:
HĐQT TGĐ
Cố vấn Trợ lý nhân sự
Phòng kinh doanh GĐ điều hành Phòng TC kế toán
Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật Bộ phận vật tư
+ Chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.
+ Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ đợc Hội đồng quản trị thông qua.
+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lợng.
+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty.
+ Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Công tác đầu t, định hớng chiến lợc của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thởng.
b. Giám đốc điều hành:
- Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật t và chỉ đạo giám sát nhà máy.
- Nhiệm vụ chính:
+ Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật t, dự toán giá thành
+ Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật t, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật t và thầu phụ.
+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lợng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng.
+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án.
+ Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lợng sản phẩm và an toàn lao động.
+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công hực hiện các công việc khác theo chỉ đạo củaTGĐ.
- Báo cáo: Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho TGĐ và chịu sự giám sát của TGĐ.
- Các mối quan hệ của giám đốc điều hành:
+ Quan hệ với bên ngoài CEC: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng đợc phòng kinh doanh bàn giao; Quan hệ với các trng tâm nghiên cứu, trờng học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề.
+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.
+ Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ.
+ Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lợng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật t để triển khai hợp đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng.
c. Quản đốc Nhà máy.
+ Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp đặt theo thông số kỹ thuật và khối lợng đợc giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ liệu thông tin đến.
+ Kiểm tra, giám sát về chất lợng và thực hiện tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch đợc giao.
+ Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch đợc giao.
+ Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn đề phát sinh, các công việc xởng không thực hiện đợccần thuê thầu phụ.
+ Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của kế toán, kiêm hành chính nhà máy.
+ Quản lý thiết bị trong xởng: Lập hồ sơ bảo dỡng, sửa định kỳ các máy móc công cụ, thiết bị đo lờng và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị.
+Quản lý kho vật t và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật t theo đúng yêu cầu phòng kỹ thuật đa ra.
+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập hồ sơ thủ tục giao hàng.
+ Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao động.
+ Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lợng sản phẩm theo yêu cầu của Giám đốc điều hành.
+ Tổng hợp khối lợng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành hồ sơ về khối lợng công trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành về những vấn đề phát sinh nhân sự nhà máy.
- Chức năng:
+ Quyết định các công việc triển khai sản xuất của nhà máy nhằm đảm bảo thực hiện tốt các công việc đợc Giám đốc điều hành giao.
+ Quyết định những hợp đồng thầu phụ và vận chuyển với những công việc hiện tại thờng có giá trị thấp (dới 1 triệu đồng)
+ Quản lý nhân sự trong nhà máy: Tổ chức phân công công việc, theo dõi đánh giá nhân sự nhà máy.
+ Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc điều hành. - Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy.
+ Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báo cáo Giám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về tiêu chuẩn, số lợng, chất lợng hàng nhập kho.
+ Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo về các sự cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹ thuật để trỉên khai hợp đồng; lập hồ sơ khối lợng công việc hoàn thành trình Giám đốc điều hành phê duyệt để tiến hành thanh lý hợp đồng.
2.1.2. Phòng kinh doanh:
- Nhiệm vụ:
+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng; nghiên cứu xu hớng phát triển thị trờng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hớng phát triển công nghệ.
+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của CEC trình TGĐ phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tờng ngời nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng ngời.
+ Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng nh việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu
cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan nh: chủ quản, chính quyền...
+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ.
+ Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng.
+ Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng.
+ Trợ lý TGĐ về các vấn đề chiến lợc, tổ chức, quản lý và điều hành công ty. Hỗ trợ TGĐ trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền sở tại cũng nh các hoạt động cộng đồng.
+ Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh doanh, xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh và phát huy đợc năng lực và chuyên môn của từng ngời.
- Chức năng:
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
+ Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ.
+ Quyết định các khoản chi theo định mức đợc phê duyệt.
+ Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thơng mại theo kế hoạch kinh doanh đã đợc phê duyệt.
+ Báo cáo TGĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lợng triển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng đợc triển khai đúng kế hoạch.
+ Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng.
- Mối quan hệ trong nội bộ Công ty:
+ Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán, thanh lý hợp đồng; Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nhập khẩu trang thiết bị.
+ Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lợng công việc và giá thành. Sau khi ký kết hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ phận kỹ thuật và Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng; Phối hợp cùng Giám đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nhập khẩu và tiến hành nhập khẩu.
+ Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập khẩu cho giám đốc Nhà máy; Tiếp nhận thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh.
Biểu 5: Cơ cấu phòng kinh doanh:
Chức năng nhiệm vụ Slợng Trình độ Chuyên môn TĐ tiếng anh
1. Trởng phòng 1 Đại học KS. cơ khí C
2. Bộ phận Marketing 2 Đại học KSxây dựng C 3. Bộ phận xuất nhập khẩu 1 Đại học Kế toán TC B
Kết cấu phòng nh vậy là tơng đối gọn nhẹ, nhng trởng phòng phải kiêm quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ đại học, có chuyên môn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngoài ra còn đợc trang bị thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp và trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn phòng, các phần mềm hệ thống và internet. Về độ tuổi, cả bốn ngời trong phòng đều có độ tuổi dới 30
tuổi, chiếm 100%. Với cơ cấu trên, Phòng có thể hoàn thành tốt công việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp đợc sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng nh kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của của từng nhân viên trong phòng cha đợc phân công rõ ràng, còn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu t.
2.1.3. Phòng tài chính kế toán.
* Nhiệm vụ:
- Về tài chính kế toán:
+ Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình TGĐ phê duyệt.
+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lu giữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nớc.
+ Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân hàng và đơn vị bạn.
+ Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
+ Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty và kiến nghị cho TGĐ để có các quyết định kinh doanh hợp lý.
+ Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho các hoạt động cần thiết.
+ Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, các chứng từ thanh toán và tính toán giá thành sản phẩm.
+ Nghiên cứu các phơng hớng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống, phơng pháp quản lý trong lĩnh vực kế toán, các lĩnh vực khác có liên quan.
+ Tham khảo chiến lợc và các chính sách tài chính, kế toán trong công ty nh: dự án tài chính đầu t mới, dự án tài chính mở rộng sản xuất, quy chế và sử dụng nguồn vốn.
+ Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn, lu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán.
+ Tham gia kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp uốn nắn những sai lệch trong quá trình thực hiện những công việc trong lĩnh vực kế toán của đơn vị, của công ty.
+ Tham gia bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ, phổ biến kinh nghiệm trong công tác quản lý hoặc biên soạn các tài liệu bội dỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực kế toán cho viên chức chuyên môn nghiệp vụ ngạch thấp hơn.
+ Đa ra các giải pháp tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn. + Xây dựng các định mức tài chính.
- Về hành chính văn phòng:
+Tổ chức thực hiện các hoạt động thờng xuyên nh hội họp, tiếp khách, trực điện thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữa các bộ phận trong công ty với các cơ quan bên ngoài.
+ Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, quản lý và cấp phát cho các đơn vị. + Tổ chức mua sắm các máy móc thiết, dụng cụ văn phòng, bảo dỡng và sửa chữa nếu cần thiết.
+ Tổ chức hệ thống văn th lu trữ hồ sơ
+ Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty nh các giải thể thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát.
+ Khuyến nghị cho TGĐ về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự cho bộ phận hành chính.
+ Quan hệ với chính quyền địa phơng để giải quyết các vấn đề về an ninh trật tự, vệ sinh môi trờng nếu phát sinh.
+ Nghiên cứu cải tiến việc tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng theo hớng nâng cao hiệu quả và đơn giản, gọn nhẹ.
+ Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của công ty; Lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ.
+ Trợ giúp TGĐ trong công tác đối ngoại nh mua quà tặng khách, cùng tiếp khách.
* Chức năng phòng tài chính kế toán.
Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mu giúp TGĐ trong công tác huy động và phân phối vật t, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến nhà máy, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty, ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lợng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính.
Biều 6: Cơ cấu phòng tài chính kế toán.