Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng
2.2.1.1 Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Đây là khâu quan trọng làm căn cứ để NH xem xét chấp nhận mở L/C cho ngời xuất khẩu giao hàng. Hồ sơ bao gồm:
+Đơn xin mở L/C (Th yêu cầu mở L/C ) theo mẫu. Sau khi đã đợc NH đồng ý mở thì đơn này trở thành một khế ớc dân sự giữa ngời nhập khẩu và NH .Cơ sở pháp lý và nội dung của th yêu cầu mở L/C là hợp đồng mua bán đợc ký kết giữa ngời nhập khẩu và nguời xuất nhập khẩu.
+Bản sao có xác nhận sao y bản chính của khách hàng (ký ,đóng dấu ). Khác hàng chịu trách nhiệm pháp lý về việc sao y từ văn bản chính:
-Hợp đồng nhập khẩu
-Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thơng mại hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành (đối với ngành nhập khẩu có điều kiện ).
-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký mã số Xuất nhập khẩu (đối với khách hàng giao dịch lần đầu).
+Các tài liệu liên quan đến thủ tục xác nhận hay vay ngoại tệ của ngân hàng nh thủ tục bảo lãnh, luận chứng kinh tế kỹ thuật, khế ớc vay ngoại tệ, uỷ nhiệm chi... (dùng trong trờng hợp khách hàng vay ngoại tệ).
Chi nhánh chỉ đợc phép tiếp nhận hồ sơ thanh toán L/C hàng nhập khẩu cho khách hàng khi còn hạn mức sử dụng hoặc trong phạm vi hạn mức gia tăng (nếu có) theo quy định của NHNo &PTNT Việt Nam trong mối quan hệ điều khiển vốn
ngoại tệ nội bộ, chấp hành nghiêm chỉnh mức phán quyết trong cho vay hay bảo lãnh theo quy định.
Khách hàng có nhu cầu thanh toán bằng phơng thức L/C nếu không có tiền ký quỹ hay mức ký quỹ dới 100% thì trớc khi làm thủ tục mở L/C đều phải làm thủ tục cam kết thanh toán hoặc vay vốn (thông qua phòng kinh doanh), cam kết sử dụng vốn hoặc khế ớc vay vốn phải đợc lãnh đạo chi nhánh phê duyệt.
Để nâng cao trách nhiệm của chi nhánh, giảm bớt thủ tục phiền hà, chi nhánh có thể tiến hành phân loại, cấp hạn mức tín dụng mở L/C cho các khách hàng có quan hệ giao dịch thờng xuyên, quan hệ vay sòng phẳng, xác định mức ký quỹ tối thiểu cho từng đơn vị có quan hệ giao dịch khi mở L/C thanh toán bằng vốn tự có. Hạn chế mức tín dụng mở L/C, tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C bằng vốn tự có hoặc cam kết thanh toán là do Giám đốc chi nhánh ngân hàng quyết định và chịu trách nhiệm trên cơ sở đề xuất của phòng kinh doanh tuỳ theo mức độ tín nhiệm, khả năng tài chính, tài sản thế chấp... và thông báo cho bộ phận thanh toán quốc tế vào đầu quý. Khi có nhu cầu cần bổ sung hoặc trao đổi phải đợc thông báo bằng văn bản.
2.2.1.2.Mở và phát hành L/C
Khi hồ sơ thanh toán của khách hàng đã hội đủ các điều kiện, thanh toán viên tiến hành mở và phát hành L/C theo yêu cầu của khách hàng trên cơ sở đơn xin mở L/C qua mạng máy vi tính trên tập tin MT700. Để nâng cao trách nhiệm của ngời hởng lợi và ngân hàng của họ trong quá trình thiết lập và kiểm tra chứng từ có quy định thu phí các sai sót trong bộ chứng từ ngay trong L/C. Sau khi hoàn thiện nhập dữ liệu, thanh toán viên cần phải kiểm soát lại nội dung của L/C trớc khi ghi lại và thực hiện các bớc tiếp theo để chuyển L/C đã mở về Sở Giao dịch để chuyển tiếp cho ngời hởng đồng thời lu hồ sơ và hạch toán theo quy định chung.
2.2.1.3.Tu chỉnh và tra soát
Theo thông lệ quốc tế, không có văn bản chính thức về quy tắc tu chỉnh L/C. Tuy nhiên tu chỉnh L/C là một nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình mở và thanh toán th tín dụng. Việc tu chỉnh L/C, ngân hàng chỉ đợc thực hiện khi có đề nghị chính thức bằng văn bản có đủ tính chất pháp lý của ngời mở L/C. Bản tu chỉnh sẽ trở thành một bộ phận cấu thành và không thể tách rời của L/C. Khi tiếp nhận đợc yêu cầu tu chỉnh L/C của khách hàng, các thanh toán viên của ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra các điều khoản tu chỉnh, nếu hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu tu chỉnh vào tập tin MT707 để chuyển về Sở giao dịch NHNo &PTNT nh quy trình mở và phát hành L/C. Các tra soát liên quan đến L/C nhng không phải là tu chỉnh cũng phải đợc nhập vào tập tin MTN99 và chuyển về sở giao dịch qua mạng truyền tin. Khi nhận đợc yêu cầu sửa đổi đối với điều chỉnh giá trị cũng nh các điều chỉnh khác phải đủ các yêu cầu sau:
-Th yêu cầu điều chỉnh của khách hàng (1 bản)
-Văn bản chứng minh sự đồng ý của các bên liên quan (1 bản)
Tất cả mọi sự điều chỉnh và sửa đổi hay huỷ bỏ đều phải thông báo cho ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng xác nhận nếu có. Các điều khoản không bị sửa đổi có giá trị nh cũ.
2.2.1.4.Nhận, kiểm tra chứng từ thanh toán
Sau khi đã nhận đợc L/C và các sửa đổi liên quan, ngời bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi cho chi nhánh thông qua ngân hàng của họ, chi nhánh có trách nhiệm nhận, kiểm tra, thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng theo quy định.
Trờng hợp thanh toán khi nhận gấy chứng từ.
Ngay khi nhận đợc bộ chứng từ bu điện, chi nhánh phải vào sổ theo dõi đồng thời kiểm tra nội dung của bộ chứng từ. Chi nhánh có khoảng thời gian làm việc tối
đa 5 ngày để kiểm tra kể từ khi nhận chứng từ, ngoài thời gian này mọi khiếu nại liên quan đến chứng từ không có gía trị hiệu lực.
Trong khoảng thời gian cho phép nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lợng hay nội dung chứng từ phải lập tức thông báo bổ sung các sai sót. Sau khi liểm tra nếu thấy chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến chấp nhận thanh toán của ngời nhập khẩu trong trờng hợp chứng từ có sai sót thì chi nhánh cần phải:
+ Thực hiện thanh toán ngay cho khách hàng theo chỉ dẫn trong th đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ nếu là thanh toán ngay.
+ Thông báo chấp nhận thanh toán và đến ngày hạn thanh toán nếu là L/C thanh toán có thời hạn hoặc thanh toán chậm, theo dõi trả tiền đúng hạn nh đã chấp thuận và chỉ dẫn ngay trong th đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ.
+Giao chứng từ cho khách hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết, việc thông báo sai sót và chấp nhận thanh toán đuọc thực hiện trên máy vi tính thông qua tập tin MTN99.
*Trờng hợp thanh toán khi nhận điện đòi tiền.
Khi nhận đợc điện đòi tiền theo chỉ dẫn của L/C, chi nhánh phải tiến hành kiểm tra nội dung bức điện theo nội dung quy định trong L/C, đồng thời phải xác thực bức điện thông qua sở GD hoặc ngân hàng có kiên quan trong bức điện. Dựa trên nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền đã đợc xác thực, lập bảng kê thanh toán cho ngân hàng gửi điện nh trờng hợp thanh toán khi nhận đợc bộ chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ, trớc khi giao cho khách hàng, chi nhánh vẫn phải tiến hành kiểm tra, liên hệ với khách hàng, thông báo sai sót cho ngân hầng gửi chứng từ nh trờng hợp trên hoặc có thể đòi hoàn tiền trong trờng hợp chứng từ bị từ chối thanh toán.
Khách hàng từ chối khi bộ chứng từ sai sót trong bất kỳ trờng hợp nào cũng phải giữ lại chứng từ khi nhận đợc để thông báo và chờ các chỉ dẫn từ ngân hàng gửi chứng từ hoặc chỉ dẫn từ Sở GD NHNo &PTNT Việt Nam. Ngân hàng chỉ ký hậu vận đơn hoặc bảo lãnh cho khách hàng khi nhận đợc bộ chứng từ nếu có văn
bản chấp thuận thanh toán vô điều kiện của khách hàng, kể cả khi bộ chứng từ có sai sót.