I. Tổng quát Về Công ty Việt Thắng.
Giám đốc công ty Phó Giám đốc
Phó Giám đốc Kinh doanh Phòng kế toán tài vụ Phó Giám đốc Sản Xuất Phòng Marketing Tiếp Thị Phòng kế hoạch kinh doanh nhập khẩu Phòng Phòng kỹ thuật
Ban cơ điện
Ban kiểm Định KCS NhàMáy Sản xuất Phòng Tổ chức Hành chính
* Nhiệm Vụ của các phòng ban.
Ban giám đốc:
Giám đốc : Là người đứng đầu đại diện cho nhân viên toàn công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước.
Phó giám đốc ( Phụ trách kinh doanh): chỉ đạo theo dõi tình hình tiêu thụ , kế hoạch mở rộng thị trường và trực thay giám đốc đi vắng.
Phó giám đốc( phụ trách sản xuất): Chỉ đạo sản xuất , công tác kỹ thuật, nghiên cứu ứng dụng các phát minh tạo sản phẩm mới.
Phòng tổ chức hành chính:
Lập kế hoạch nhân sự , bố trí điều phối nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Tổ chức phân loại và định mức lao động để trả lương , thực hiện theo dõi tăng lương thưởng cho CB- CNV.
Quản lý các phòng, xây dựng chỉnh trang khuôn viên công ty , thoe dõi việc tu sửa cảnh quan công ty đảm bảo vệ sinh môi trường.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng hàng quý, năm cho nhà máy sản xuất .
Theo dõi việc nhập nguyên liệu nước ngoài để ổn định sản xuất và tiêu thụ hàng hóa.
Tổng hợp quá trình đưa sản phẩm ra tiêu thụ.
Phòng Marketinh- Tiếp thị :
Sưu tầm, giới thiệu và đề xuất các sản phẩm Thuốc BVTV phù hợp thị trường để tiến hành nghiên cứu đưa vào sản xuất .
Đưa ra các mẫu mã bao bì nhãn mác thuốc phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng để cải tiến các mẫu mã của sản phẩm không còn phù hợp .
Quảng cáo sản phẩm qua các phương tiện thông tin , in các catalogue giới thiệu sản phẩm đang được ưa chuộng và sản phẩm mới.
Phòng Kế toán tài vụ:
Quản lý chặt chẽ tài sản , nguồn vốn của công ty.
Tổ chức phân bổ chính xác chi phí và tính giá thành sản phẩm cho Giám đốc và cơ quan chức năng .
Giám sát việc thu chi tài chính trong công ty , Cung cấp thông tin tài chính cho Giám đốc và cơ quan chức năng .
Thông qua việc ghi chép phản ánh giám đốc kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu nhiệm vụ kinh doanh
Phòng kỹ thuật:
Theo dõi quy trình sản xuất tạo sản phẩm, kịp thời điểu chỉnh các sai sót kỹ thuật, kiểm tra nguyên vật liệu trước khi đem vào sản xuất.
Cải tiến quy trình công nghệ tạo sản phẩm ,theo dõi tình trình tiêu hao nguyên vật liệu với từng lọai sản phẩm phòng kế hoạch kinh doanh xây dựng định mức kế hoạch tiêu hao nguyên vật liệu .
Nhà máy sản xuất:
Sản xuất các chủng loại sản phẩm theo đúng các chỉ tiêu, định mức và kế hoạch mà công ty đã đề ra.
Bộ phận cơ điện
Quản lý và tiến hành sửa chữa đột xuất, định kỳ hệ thống điện, máy móc trong công ty .
Bộ phận kiểm định KCS:
Giám sát việc kiểm tra các định mức kỹ thuật của các loại thành phẩm cho phép hay không cho phép nhập kho thành phẩm.
2.3. Công tác quản lý tài chính của công ty
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Hình thức tổ chức kế toán hiện nay mà công ty áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Hình thức này công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở công ty. Công ty có 04 chi nhánh ởThành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Bắc Ninh và Quảng Nam. Định kỳ chuyển về phòng kế toán tài vụ công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tại phòng kế toán tài vụ của công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp, sổ kếtoán chi tiết và toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các đơn vị bộ phận trong công ty
Sơ đồ 10: Bộ máy kế toán tập trung của công ty Việt Thắng
Phòng kế toán có 10 nhân viên, toàn bộ đặt dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng kiêm kế toán trưởng.
Phòng tài vụ lập chứng từ căn cứ trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra chứng từ vào các sổ chi tiết và sổ nhật ký tổng hợp, cuối kỳ báo cáo kế toán tổng hợp lập báo cáo chung toàn công ty.
Trưởng phòng tài vụ (kế toán trưởng) KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM KẾ KẾ TOÁN 04 CHI NHÁN H KẾ TOÁN VẬT TƯ HÀNG HOÁ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN DOAN H THU CÔNG NỢ KẾ TOÁN THAN H TOÁN THỦ QUỸ
* Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ hướng dẫn chế độ, thể lệ kế toán tài chính cho mọi nhân viên. Kiểm tra phân tích kế toán tài chính, ký duyệt các chứng từ liên quan đến hợp đồng kinh tế. Tổ chức việc ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời toàn bộ hoạt động theo quy định của chế độ kế toán. Báo cáo quyết toán cho năm tài chính cùng Giám đốc lập kế hoạch tài chính cho năm tiếp theo. Bên cạch đó kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế
* Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo theo quy định nhà nước. Định kỳ khi nhận chứng từ sổ sách của các phần hành kế toán gửi lên có nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy tính kịp thời, chính xác để tờ đó làm cơ sở cho việc tổng hợp cũng như báo cáo tài chính. Ngoài ra kế toán tổng hợp làm phần hành tài sản cố định và tính giá thành sản phẩm
* Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt. Lập các phiếu thu chi hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thu hồi tạm ứng thực hiện việc theo dõi nộp thuế GTGT tại đơn vị. Hàng ngày tiến hành ghi sổ vào nhật ký thu chi tiền mặt và lên nhật ký chứng từ số 01 và bảng kê số 01. Căn cứ tên bảng chấm công mà phòng hành chính cung cấp tính toán lương và các khoản phải nộp báo cáo cho kế toán tổng hợp.
* Kế toán vật tư: Căn cứ vào nhập xuất của phòng kế hoạch kinh doanh theo dõi tình hình nhập - xuất - Tồn kho vật tư đưa vào sổ chi tiết và lên nhật ký chứng từ. Cuối tháng lập bảng phân bổ vật tư số 03 và tính giá thành vật từ số 04.
* Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ lập và chuyển các chứng liên quan đến việc thanh toán qua ngân hàng như chuyển khoản, tiền vay (nội tệ, ngoại tệ) theo dõi sự biến động tỷ giá hối đoái để kịp thời cung cấp thông tin cho cấp trên và có biện pháp thực hiện việc lưu chuyển tiền tệ một cách hợp lý. Cuối kỳ lên bảng kê số 02 và bảng kê số 04 và nhật ký chứng từ số 02.
* Kế toán doanh thu và công nợ: Theo dõi tình hình bán hàng tại công ty và trên hoá đơn bán hàng của phòng kinh doanh xác định công nợ của khách hàng, chủ động đề xuất với kế toán trưởng trong việc thu hồi công nợ (trả chậm, khó đòi). Căn cứ vào chứng từ lên nhật ký số 08.
* Thủ quỹ: chiụ trách nhiệm thu chi hàng ngày đảm bảo thu đúng thu đủ, ghi chép chính xác hàng ngày kết sổ đối chiếu việc thu chi với kế toán tiền mặt, thực hiện kiểm quỹ và báo cáo ngày.
* Kế toán 4 chi nhánh: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại 4 chi nhánh, cuối kỳ gửi báo cáo về phòng tài vụ công ty.